Добавить ЗаконПрост! в закладки
|
Помощь
Понедельник, 10 декабря 2018 год

все документы
федеральное законодательство
региональное законодательство
рекомендации
информация ФНС
формы документов
все документы

8-800-511-75-96

БЕСПЛАТНАЯ ГОРЯЧАЯ ЛИНИЯ ЮРИДИЧЕСКОЙ ПОМОЩИ

Бесплатная консультация

.

Навигация по разделу

Налоговый учет

Бухгалтерский учет

Кадровое делопроизводство

Порядок оформления личного дела сотрудника

Личное дело на каждого сотрудника формируется в отдельной папке, представляя собой удобную форму систематизации персональных данных.

Ведение личных дел не является обязательным требованием для всех организаций. Обязанность по ведению личных дел сотрудников предусмотрена только для учреждений государственной гражданской службы (п. 1.5 ст. 44 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ). Особенности порядка оформления личных дел государственных служащих прописан в Указе Президента РФ от 30 мая 2005 г. № 609.

На практике личные дела обычно заводятся на руководителей, специалистов, материально-ответственных сотрудников. Если организация решит ввести систему личных дел, то в качестве рекомендательной информации целесообразно использовать приведенные выше нормативные акты, касающиеся госслужащих. Кроме того, следует соблюдать правила оформления документов, установленные, в частности, в ГОСТ Р 6.30-2003 (принят и введен в действие постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст), в Правилах, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

* Необходимо обратить внимание на то, что коммерческим организациям соблюдать все требования, приведенные в этом документе, необязательно (абз. 3 введения к Правилам, одобренным решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Помимо этого, существуют нормативные акты, регламентирующие особенности формирования личных дел в соответствующих ведомствах (п. 3.4.7 Правил, утвержденных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

Порядок формирования личных дел сотрудников утверждается:

  • руководителем отдела кадров;
  • руководителем организации, если в организации нет отдела кадров.

Порядок ведения личных дел сотрудников, а также уполномоченные лица за их ведение могут быть прописаны в приказе, распоряжении или в специальной инструкции.

На практике в состав личного дела, как правило, включаются следующие документы:

  1. внутренняя опись документов дела;
  2. личный листок по учету кадров;
  3. анкета;
  4. дополнение к личному листку по учету кадров;
  5. автобиография;
  6. заявление о приеме на работу;
  7. копия документа, удостоверяющего личность;
  8. копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
  9. копия ИНН;
  10. должностная инструкция;
  11. копии документов об образовании;
  12. характеристики и рекомендательные письма;
  13. личные заявления работника;
  14. трудовой договор;
  15. копии приказов по личному составу, касающиеся данного работника;
  16. аттестационные листы;
  17. отзывы должностных лиц о работнике;
  18. справки о состоянии здоровья;
  19. фотографии;
  20. лист-заверитель дела (составляется при сдаче личного дела в архив).

Порядок движения личного дела сотрудника с момента его открытия до закрытия следующий:

  1. Личное дело оформляется на каждого сотрудника (если организация не определила конкретный перечень должностей), принятого по трудовому договору, и заводится при его приеме на работу.
  2. Личное дело ведется в течение всего периода трудовой деятельности сотрудника в организации.
  3. Личное дело закрывается с увольнением сотрудника, но продолжается храниться в организации.

Личное дело на первоначальном этапе включает в себя документы, сопровождающие процедуру оформления приема на работу сотрудника, поскольку оно заводится после издания приказа о приеме сотрудника на работу. В процессе трудовой деятельности личное дело сотрудника пополняется другими документами, которые располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления (п. 3.5.5 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Завершается личное дело последним документом в папке - копией приказа о расторжении трудового договора. Данный порядок следует из п. 3.5.3 и п. 3.6.18 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.


Пример

При ведении в организации личных дел сотрудников следует ли составлять внутреннюю опись документов личного дела?

Да, следует вести в целях соблюдения порядка и избегания возникновения возможных спорных ситуаций. Для этого внутреннюю опись документов следует вложить в дело и заполнять ее по мере поступления в личное дело документов. Перед сдачей дела в архивное хранение на описи указывается итоговая запись, где прописывается, сколько всего документов находится в деле и из скольких листов оно состоит. Данный порядок подкреплен положением п. 3.6.17 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

Внутренняя опись содержит:

  • сведения о порядковых номерах документов,
  • индексы документов,
  • наименования дел,
  • количество листов дела.

Листы внутренней описи необходимо пронумеровать отдельно.

Скачать Порядок оформления личного дела сотрудника