Добавить ЗаконПрост! в закладки
|
Помощь
Суббота, 15 декабря 2018 год

все документы
федеральное законодательство
региональное законодательство
рекомендации
информация ФНС
формы документов
все документы

8-800-707-84-06

БЕСПЛАТНАЯ ГОРЯЧАЯ ЛИНИЯ ЮРИДИЧЕСКОЙ ПОМОЩИ

Бесплатная консультация

.

Навигация по разделу

Налоговый учет

Бухгалтерский учет

Кадровое делопроизводство

Порядок регистрации документов, поступивших в кадровую службу

Регистрация документов в кадровой службе означает следующее:

  • созданному, отправленному или полученному документу присвоен определенный идентификационный номер;
  • данные о документе занесены в регистрационные формы.

Правила регистрации и индексирования документов, которые следует соблюдать при осуществлении документооборота в организации, прописаны в п. 3.2.1 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

Цели проведения регистрации документов следующие:

  • обеспечить учет документов и контроль их исполнения;
  • облегчить поиск документов, создать организационно-поисковые системы;
  • обеспечить сохранность документов.

Существует ряд документов, создаваемых в организации, которые приобретают юридическую силу только с момента регистрации. К таким документам можно отнести, например, приказ руководителя организации, который начинает действовать с момента регистрации; письмо получает официальный характер только после присвоения исходящего регистрационного номера.

Документы регистрируются независимо от способа их информационной доставки, передачи и создания. В современное время к традиционным бумажным документам добавились также обязательные для регистрации документы, полученные по факсу, электронной почте и другим каналам связи.

Регистрационные номера (индексы) проставляются на следующих документах:

  • на входящих (кроме приложений к ним);
  • на исходящих (кроме приложений к ним) и их копиях, которые остаются в делах организации;
  • на внутренних и приложениях к ним.

На практике при этом в ответах на письма часто проставляется еще и регистрационный индекс полученного документа.

Особое внимание следует уделить тому, что регистрировать нужно не все документы, а только те, которые требуют учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, бухгалтерские, финансовые и т. п.).

На практике обычно не регистрируют:

  • поздравительные письма и телеграммы;
  • документы, присылаемые для сведения (сообщения о заседаниях, совещаниях, программы мероприятий и т. п.);
  • документы, не требующие исполнения и ответа;
  • малоценную переписку по хозяйственным, административным, кадровым вопросам;
  • письма с пометкой лично .

Для того, чтобы не возникало разногласий в работе кадровой службы, целесообразно определить перечень нерегистрируемых документов и записать его во внутренних документах организации, например, в инструкции по делопроизводству.


Пример

Необходима ли повторная регистрация документа, если он просто передается в другое структурное подразделение?

Документы регистрируются только один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения, поэтому при передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется. Данный порядок установлен в п. 3.2.1.2 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

На практике возникают ситуации, когда структурному подразделению необходимы сведения о документе. Для этого можно передать копию страницы регистрационного журнала или регистрационной карточки с информацией о документе.

Скачать Порядок регистрации документов, поступивших в кадровую службу