Добавить ЗаконПрост! в закладки
|
Помощь
Четверг, 23 ноября 2017 год

+7 812 627 17 35

+7 499 350 44 79

8 (800) 333-45-16 доб. 100

все документы
федеральное законодательство
региональное законодательство
рекомендации
информация ФНС
формы документов
все документы

Бесплатная консультация

Навигация по разделу

Налоговый учет

Бухгалтерский учет

Кадровое делопроизводство

+7 812 627 17 35

+7 499 350 44 79

8 (800) 333-45-16 доб. 100

Порядок организации документооборота в кадровой службе

Порядок организации документооборота закрепляется на локальном уровне. Основы документооборота на практике чаще всего закладываются в положениях об отделах. Более подробно схему документооборота целесообразно представить в инструкции по делопроизводству организации. Порядок работы с документами установлен в разделе 3 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

Документооборот в кадровой службе является, по сути, составляющей общего документооборота организации.

Документы, с которыми на практике сталкивается в своей работе кадровая служба, можно разделить на три группы:

  1. организационные;
  2. распорядительные (приказы по основной деятельности и личному составу, распоряжения, указания, решения);
  3. информационно-справочные.

В полномочия кадровой службы входит:

  • осуществлять делопроизводство путем подготовки проектов;
  • согласовывать и издавать организационные, распорядительные и информационно-справочные документы и осуществлять их регистрацию, учет и хранение.

Выделяют организационные и распорядительные документы, которые являются внутренними документами организации.

К организационным документам, в частности, относятся:

К распорядительным документам относятся:

  • штатное расписание;
  • коллективный договор;
  • положения и инструкции (Положение об оплате труда, Положение о премировании, должностные инструкции);
  • правила (Правила трудового распорядка).
  • приказы и распоряжения, в которых отражаются вопросы работы с кадрами;
  • документы по личному составу, отражающие движение и учет кадров (личные карточки, личные дела).

При подготовке организационных и распорядительных документов применяются унифицированные документы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Но в то же время допускается оформление документов в произвольной форме, так как унифицированные формы не охватывают все кадровые операции (например, смена фамилии, дисциплинарное взыскание и т. д.). Работу с организационными и распорядительными документами осуществляют на практике по следующей схеме (согласно установленному порядку в п. 3.1.1 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33):

  • подготовка проекта,
  • согласование,
  • доработка,
  • визирование,
  • подписание (утверждение) руководителем,
  • передача на исполнение ответственным сотрудникам.

Пример

Как разделяются приказы на те, которые следует отнести к приказам по личному составу, и те, которые следует отнести к приказам по основной деятельности?

Вид

Пояснение

Срок хранения

Приказ по личному составу

Приказы, при помощи которых документируют трудовые отношения - прием, перевод, перемещение, увольнение, отпуска, командировки и т. п.

Срок хранения приказов по личному составу и прилагающейся к ним документации составляет 75 лет.

*Исключение предусмотрено для приказов о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках - срок хранения таких документов составляет 5 лет (согласно установленному порядку в ст. 6 перечня, утвержденного Росархивом от 6 октября 2000 г.).

Приказ по основной деятельности

Все остальные приказы, не относящиеся к перечню приказов по личному составу.

Необходимо хранить в организации на постоянной основе до ее ликвидации (согласно установленному порядку в ст. 6 перечня, утвержденного Росархивом от 6 октября 2000 г.).

Скачать Порядок организации документооборота в кадровой службе