Добавить ЗаконПрост! в закладки
|
Помощь
Вторник, 24 января 2017 год
все документы
федеральное законодательство
региональное законодательство
рекомендации
информация ФНС
формы документов
все документы

Бесплатная консультация

Навигация по разделу

Налоговый учет

Бухгалтерский учет

Кадровое делопроизводство

Где можно купить Карепрост? Конечно, в МегаРесницы.ру!

megaresnici.ru

Порядок организации документооборота в кадровой службе

Порядок организации документооборота закрепляется на локальном уровне. Основы документооборота на практике чаще всего закладываются в положениях об отделах. Более подробно схему документооборота целесообразно представить в инструкции по делопроизводству организации. Порядок работы с документами установлен в разделе 3 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

Документооборот в кадровой службе является, по сути, составляющей общего документооборота организации.

Документы, с которыми на практике сталкивается в своей работе кадровая служба, можно разделить на три группы:

  1. организационные;
  2. распорядительные (приказы по основной деятельности и личному составу, распоряжения, указания, решения);
  3. информационно-справочные.

В полномочия кадровой службы входит:

  • осуществлять делопроизводство путем подготовки проектов;
  • согласовывать и издавать организационные, распорядительные и информационно-справочные документы и осуществлять их регистрацию, учет и хранение.

Выделяют организационные и распорядительные документы, которые являются внутренними документами организации.

К организационным документам, в частности, относятся:

К распорядительным документам относятся:

  • штатное расписание;
  • коллективный договор;
  • положения и инструкции (Положение об оплате труда, Положение о премировании, должностные инструкции);
  • правила (Правила трудового распорядка).
  • приказы и распоряжения, в которых отражаются вопросы работы с кадрами;
  • документы по личному составу, отражающие движение и учет кадров (личные карточки, личные дела).

При подготовке организационных и распорядительных документов применяются унифицированные документы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Но в то же время допускается оформление документов в произвольной форме, так как унифицированные формы не охватывают все кадровые операции (например, смена фамилии, дисциплинарное взыскание и т. д.). Работу с организационными и распорядительными документами осуществляют на практике по следующей схеме (согласно установленному порядку в п. 3.1.1 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33):

  • подготовка проекта,
  • согласование,
  • доработка,
  • визирование,
  • подписание (утверждение) руководителем,
  • передача на исполнение ответственным сотрудникам.

Пример

Как разделяются приказы на те, которые следует отнести к приказам по личному составу, и те, которые следует отнести к приказам по основной деятельности?

Вид

Пояснение

Срок хранения

Приказ по личному составу

Приказы, при помощи которых документируют трудовые отношения - прием, перевод, перемещение, увольнение, отпуска, командировки и т. п.

Срок хранения приказов по личному составу и прилагающейся к ним документации составляет 75 лет.

*Исключение предусмотрено для приказов о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках - срок хранения таких документов составляет 5 лет (согласно установленному порядку в ст. 6 перечня, утвержденного Росархивом от 6 октября 2000 г.).

Приказ по основной деятельности

Все остальные приказы, не относящиеся к перечню приказов по личному составу.

Необходимо хранить в организации на постоянной основе до ее ликвидации (согласно установленному порядку в ст. 6 перечня, утвержденного Росархивом от 6 октября 2000 г.).

Скачать Порядок организации документооборота в кадровой службе