Добавить ЗаконПрост! в закладки
|
Помощь
Понедельник, 10 декабря 2018 год

все документы
федеральное законодательство
региональное законодательство
рекомендации
информация ФНС
формы документов
все документы

8-800-511-75-96

БЕСПЛАТНАЯ ГОРЯЧАЯ ЛИНИЯ ЮРИДИЧЕСКОЙ ПОМОЩИ

Бесплатная консультация

.

Навигация по разделу

Налоговый учет

Бухгалтерский учет

Кадровое делопроизводство

Порядок систематизирования документооборота кадровой службы

Порядок систематизирования документооборота кадровой службы включает в себя следующие операции:

  • распределение документов по папкам (делам) и подшивка их в дела;
  • расположение документов внутри дела в определенной последовательности (обычно хронологической);
  • оформление дела.

Процедура формирования дел должна вестись в организации систематически, повседневно в пределах календарного года.

Законодательные нормы, установленные для формирования дел организации, прописаны в следующих документах:

  • в п. 3.2.6 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33;
  • в Правилах, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

Коммерческим организациям, а также бюджетным, не отнесенным к источникам комплектования архивов, соблюдать все требования, приведенные в выше перечисленных документах, необязательно (абз. 3 введения к Правилам, одобренным решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).


Пример

Кто в организации ответственен за формированием дел и осуществление документооборота?

В каждом структурном подразделении организации должны быть определены сотрудники, уполномоченные формировать дела (п. 3.2.6 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33). В случае небольших организаций документооборот может формироваться в службе делопроизводства (канцелярии, секретариате). При отсутствии в организации такого подразделения обязанность по формированию всех дел организации может возлагаться на секретаря (делопроизводителя).


В общем порядке период формирования дел составляет календарный год. Однако на практике встречаются дела, которые нужно вести на протяжении нескольких лет - например, дела, в которых содержатся документы по вопросам, не решенным в пределах года, а также личные дела сотрудников.

В конце календарного года в организации заводятся папки дел, число которых равно количеству дел, числящихся в структурном подразделении (по номенклатуре дел). На обложке папки указываются из номенклатуры заголовки дел и индексы, а на корешках - только индексы. При этом дело считается заведенным с момента появления в нем первого исполненного документа.

При формировании дел необходимо следовать следующим правилам, установленным п. 3.2.6 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33:

  • подшивать в дела только те документы, которые предусмотрены номенклатурой;
  • подшивать документы в дела только после их исполнения;
  • подшивать документы в дела в день их исполнения, иначе документы могут затеряться;
  • подшивать документы в дела только в одном экземпляре;
  • в деле должно быть не более 250 листов. Если же количество листов в деле превышает 250 листов, его разделяют на тома (части).

Пример

Какой порядок существует при оформлении сдачи дела в архив?

Перед сдачей в архив дело нужно окончательно подготовить:

  • составить внутреннюю опись;
  • составить лист-заверитель;
  • подшить (переплести) дело;
  • пронумеровать листы дела;
  • оформить обложку дела.

Форма листа-заверителя утверждена следующими документами:

  1. решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. - приложение 9;
  2. приказом Министерства культуры России от 18 января 2007 г. № 19 - приложение 3.

Организация на практике может использовать любой из них.

Скачать Порядок систематизирования документооборота кадровой службы