Добавить ЗаконПрост! в закладки
|
Помощь
Вторник, 11 декабря 2018 год

все документы
федеральное законодательство
региональное законодательство
рекомендации
информация ФНС
формы документов
все документы

8-800-511-75-96

БЕСПЛАТНАЯ ГОРЯЧАЯ ЛИНИЯ ЮРИДИЧЕСКОЙ ПОМОЩИ

Бесплатная консультация

.

Навигация по разделу

Налоговый учет

Бухгалтерский учет

Кадровое делопроизводство

Порядок составления номенклатуры дел в кадровой службе

Грамотное ведение делопроизводства организации, предприятия немыслимо без качественно составленной сводной номенклатуры дел. Номенклатура дел представляет собой один из основных документов организации, в котором указываются:

  • перечень документов, необходимых для ведения конкретным подразделением;
  • ответственные лица за ведение документов;
  • условия и сроки хранения конкретной документации.

Номенклатура дел позволяет: вести учет и индексацию дел, заведенных в течение года в организации и в ее структурных подразделениях; формировать дела (обеспечивать порядок при подшивке документов в дела); обеспечивать поиск документов.

Как правило, номенклатура дел составляется в виде единого документа для всей организации и, в свою очередь, включает в себя номенклатуры отдельных подразделений. Порядок составления номенклатуры дел прописан в п. 3.2.5 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

В номенклатуре дел следует указать: заголовки дел (папок) всех документов, с которыми осуществляется работа (входящих, исходящих, внутренних), а также справочные и регистрационные материалы (картотеки, журналы (книги) учета и выдачи документов).

Номенклатура дел разрабатывается и утверждается в организации в конце каждого календарного года, вводится в действие с начала календарного периода, т.е. с января очередного года.

За разработку номенклатуры обычно отвечает служба делопроизводства организации, к основным задачам которой относятся:

  • сбор со всех отделов организации данных для будущей единой номенклатуры, обобщение информации;
  • внесение необходимых изменений и формирование документа согласно установленной форме;
  • согласование проекта номенклатуры дел с экспертной комиссией компании и с архивной службой (экспертная комиссия создается в организации для определения ценности документа и состоит, как правило, из штатных сотрудников);

После того, как проект номенклатуры дел получит одобрение специалистов, необходимо заверить его принятие подписью руководителя службы делопроизводства. В окончательном варианте документ должен утвердить руководитель организации, проставив для этого на документе гриф утверждения. Данный порядок разработки номенклатуры дел прописан в п. 3.2.5.3 и абзаце 2 п. 3.2.5.5 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

Утвержденная в организации номенклатура дел тиражируется в необходимом количестве экземпляров. Первый (подлинный) экземпляр хранится в службе делопроизводства организации как документ постоянного хранения. Второй экземпляр номенклатуры дел используется в качестве рабочего экземпляра. Третий передается в архив организации как учетный документ. Каждая служба организации получает выписку из номенклатуры дел, на основании которой и происходит формирование исполненных ею документов в отдельные дела. Об этом сказано в п. 3.2.5.5 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

Организация может сформировать еще один экземпляр номенклатуры дел и направить его на хранение в государственный архив (п. 1 ст. 9, ч. 4 ст. 18 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ). Для бюджетных организаций передача номенклатуры дел в государственный архив является обязательной (ч. 1 и ч. 3 ст. 18 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).

Принято выделять три вида номенклатуры дел (п. 3.2.5.2 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33).

  1. Типовая номенклатура дел, которая используется в однотипных организациях и предусматривает обязательный перечень дел, необходимых для ведения. Обычно типовая номенклатура разрабатывается в учреждениях, которые имеют широкую сеть подведомственных организаций.
  2. Примерная номенклатура дел. Она разрабатывается для однотипных организаций и носит рекомендательный характер. Подведомственные предприятия обладают правом самостоятельно выбирать, стоит ли принимать документ в качестве образца или следует разрабатывать свою схему делопроизводства.
  3. Индивидуальная номенклатура дел. Она разрабатывается в каждой организации, заголовки дел и сроки хранения документов полностью переносятся в нее из типовой или примерной номенклатуры. Если у организации нет типовой или примерной номенклатуры дел, индивидуальную номенклатуру она разрабатывает самостоятельно.

Принято выделять номенклатуру дел кадровой службы, которая, в свою очередь, является частью единой номенклатуры дел организации. Составлять ее нужно по тем же правилам, что и единую номенклатуру. Форма номенклатуры дел приведена в приложении 8 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

Структура номенклатуры дел кадровой службы состоит из пяти основных разделов:

  • раздел № 1 - индекс дела;
  • раздел № 2 - заголовок дела (тома, части);
  • раздел № 3 - количество дел (томов, частей);
  • раздел № 4 - срок хранения дела (тома, части) и номер статьи по перечню;
  • раздел № 5 - примечание.

Особенности заполнения отдельных разделов номенклатуры дел приведены в п. 3.2.5.4 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

Графы номенклатуры следует заполнять в следующей последовательности - № 1, № 2, № 4, № 5. Данные в графу № 3 заносятся в конце календарного года, когда определяется итоговое значение количества единиц хранения (томов, папок, книг, журналов).

Порядок заполнения раздела № 1

В графе № 1 номенклатуры дел указываются индексы каждого дела. Индекс состоит из двух частей: номер (код) структурного подразделения в соответствии со штатным расписанием организации и порядковый номер дела, сформированного в кадровой службе. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например, 03-09, где 03 - код кадровой службы по штатному расписанию, 09 - порядковый номер дела (папки) по номенклатуре дел. Группа цифр индекса разделяется при написании дефисом. Индексация дел позволяет упорядочивать процесс хранения документов. Индексы дел переносятся из номенклатуры на корешки папок (скоросшивателей), а при сдаче дел в архив - на обложку дела.

Порядок заполнения раздела № 2

В графе № 2 номенклатуры указываются заголовки дел. Заголовки следует располагать в определенной последовательности, которая зависит от важности документов, входящих в состав дела. Следует придерживаться принципа иерархии при систематизации заголовков дел, согласно организационной структуре предприятия. Вначале перечисляются заголовки дел, содержащих организационную документацию, такие как Положение об отделе кадров , Правила трудового распорядка , должностные инструкции сотрудников и коллективный договор. Потом указываются заголовки дел, содержащих распорядительную документацию (например, приказы о приеме на работу, переводе и увольнении сотрудников, о взысканиях, поощрениях, командировках). Далее необходимо перечислить заголовки дел с учетной и справочной документацией (например, штатное расписание, личные карточки, графики отпусков, журналы учета сотрудников, направляемых в командировки, и т. д.). Завершить перечень следует официальной внутренней перепиской (докладные, объяснительные записки, представления).

Порядок заполнения раздела № 4

В графе № 4 указывается срок хранения каждого дела и номера соответствующих статей по перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения утвержден Росархивом 6 октября 2000 г.. Номенклатура дел должна содержать в себе заголовки всех дел, заведенных за год. Самостоятельным делом в номенклатуре будет каждый журнал или книга учета, которая ведется в кадровой службе.

Порядок заполнения раздела № 5

В графе № 5 номенклатуры указываются примечания, которые могут быть представлены в виде отметок о заведении или переходе дел, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию и т. п. Например, примечание может выглядеть так: Дело заведено 18.03.09 , Подлинники документов хранятся в общем отделе и т. п. Такие отметки можно ставить в течение всего срока действия номенклатуры.

Порядок заполнения раздела № 3

По окончании календарного года служба делопроизводства организации или иная служба, ответственная за составление номенклатуры дел, должна составить итоговую запись о количестве заведенных дел (томов, частей) постоянного и временного хранения (п. 3.2.5.6 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33).

Скачать Порядок составления номенклатуры дел в кадровой службе