Организация должна выплатить сотруднику отпускные за три дня до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ ). Нарушение срока выплаты расценивается как нарушение трудового законодательства, которое может повлечь за собой штраф организации или должностных лиц. Не получивший вовремя отпускные сотрудник вправе потребовать переноса ежегодного отпуска на другое время (ч. 2 ст. 124 ТК РФ , п. 2 определения Конституционного суда РФ от 23 июня 2005 г. № 230-О).

Если сотрудник не может уйти в отпуск, по которому уже рассчитаны и выплачены отпускные, в связи с экстренной ситуацией на производстве, оформляется отзыв из отпуска (ч. 2 ст. 125 ТК РФ ).

Для расчета суммы отпускных необходимо определить:

• продолжительность расчетного периода;
• заработок сотрудника за расчетный период;
• средний дневной заработок;
• итоговую сумму отпускных.

Продолжительность расчетного периода

Продолжительность расчетного периода определяется количеством времени, которое сотрудник проработал в организации (ч. 3 ст. 139 ТК РФ ).

• если сотрудник проработал больше года, расчетный период составляет 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу, в котором начался отпуск. Календарный месяц - это месяц с 1-го по 30-е (31-е) число включительно (в феврале 28-е (29-е) число включительно).
• если сотрудник проработал меньше года, расчетный период составляет время, на протяжении которого он числится в организации. При расчете учитывается время с первого дня работы до последнего числа месяца, предшествующего месяцу, в котором начался отпуск.

Законодательство предусматривает для организации возможность установления другого расчетного периода. В этом случае его следует прописать в коллективном договоре (или другом локальном акте). Установленный расчетный период не должен ухудшать положение сотрудников (ч. 6 ст. 139 ТК РФ ).

Если организация бюджетная, то из расчетного периода исключаются дни, когда:

• за сотрудником по законодательству сохранялся средний заработок - кроме перерывов для кормления ребенка (ст. 114 ТК РФ );
• сотрудник получал больничное пособие или пособие по беременности и родам;
• сотрудник находился в отпуске без сохранения зарплаты;
• сотруднику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;
• сотрудник не работал в связи с простоем по вине организации или по причинам, не зависящим от организации и сотрудника;
• сотрудник не участвовал в забастовке, но из-за нее не мог выполнять работу;
• сотрудник освобождался от работы с полным или частичным сохранением зарплаты или без оплаты в других предусмотренных законодательством случаях (п. 5 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922).

Если весь расчетный период состоит из дней, которые необходимо исключить, при расчете отпускных следует учесть предшествующий период времени, равный расчетному (п. 6 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922).

В том случае, если до расчетного периода не было фактически отработанных дней, за расчетное время берутся дни, отработанные в месяце начала отпуска до даты его начала (п. 7 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922). Аналогично происходит и при предоставлении отпуска авансом в том месяце, когда сотрудник устроился на работу (п. 7 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922).

Заработок сотрудника за расчетный период

Для вычисления среднего заработка для оплаты отпускных необходимо определить:

• заработок сотрудника за расчетный период;
• средний дневной заработок для расчета отпускных (ст. 114 ТК РФ ).

В расчет заработка должны войти следующие выплаты:

• зарплата, начисленная сотруднику;
• комиссионное вознаграждение, начисленное сотруднику;
• гонорар сотрудников редакций журналов, газет, других средств массовой информации, организаций искусства, состоящих в штате организации;
• надбавки и доплаты (за выслугу лет, совмещение профессий и т. п.);
• компенсационные выплаты, связанные с режимом работы и условиями труда;
• премии и вознаграждения (п. 2 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922).

При расчете заработка не учитываются суммы, начисленные за период, когда:

• за сотрудником сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством, за исключением сумм, начисленных за время перерывов для кормления ребенка (ст. 258 ТК РФ ), поскольку они учитываются при расчете среднего заработка;
• сотрудник получал больничное пособие или пособие по беременности и родам;
• сотрудник находился в отпуске без сохранения зарплаты;
• сотруднику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;
• сотрудник не работал в связи с простоем по вине организации или по причинам, не зависящим от организации и сотрудника (например, из-за отключения электричества);
• сотрудник не участвовал в забастовке, но из-за нее не мог выполнять работу;
• сотрудник не работал в других случаях, предусмотренных законодательством (п. 5 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922).

При расчете отпускных не учитываются:

• выплаты социального характера;
• иные выплаты, не относящиеся к оплате труда, например, материальная помощь, оплата стоимости питания, проезда, обучения, коммунальных услуг, отдыха и т. д. (п. 3 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922).

Средний дневной заработок

После определения заработка сотрудника за расчетный период необходимо рассчитать средний дневной заработок (п. 9 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922).

Порядок его определения зависит от того:

• отработан ли расчетный период сотрудником полностью;
• в календарных или рабочих днях предоставляется ему отпуск.

Для определения среднего дневного заработка при полностью отработанном расчетном периоде и отпуске в календарных днях применяется формула:

Средний дневной заработок =Заработок, начисленный за расчетный период :12 :Среднемесячное число календарных дней (29, 4)

Такой порядок предусмотрен ч. 4 ст. 139 ТК РФ и абз. 1 п. 10 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922.

Для определения среднего дневного заработка при не полностью отработанном расчетном периоде и отпуске в календарных днях применяется формула:

Средний дневной заработок = ((Заработок, начисленный за расчетный период) : (29, 4 × Количество полностью отработанных календарных месяцев расчетного периода + Количество календарных дней в не полностью отработанных календарных месяцах/календарном месяце)

Для определения количества календарных дней в не полностью отработанном календарном месяце применяется формула:

Количество календарных дней в не полностью отработанном календарном месяце =29, 4 :Количество календарных дней месяца ×Количество календарных дней, приходящихся на присутственное время в не полностью отработанном месяце

В том случае, если сотрудник не отработал полностью в расчетном периоде несколько календарных месяцев, количество не отработанных полностью календарных дней рассчитывается за каждый из них, а потом суммируется (абз. 2 и 3 п. 10 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922).

Для определения среднего дневного заработка при отпуске в рабочих днях расчетный период определяется по следующей формуле:

Средний дневной заработок =Заработок, начисленный за период действия трудового договора : Количество рабочих дней по календарю шестидневной рабочей недели, приходящееся на отработанное время

Такой порядок закреплен ч. 5 ст. 139 ТК РФ , п. 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922, и письмом Минздравсоцразвития России от 5 марта 2008 г. № 535-17.

При суммированном учете рабочего времени расчет отпускных производится в обычном порядке: следует рассчитать не средний часовой заработок, а средний дневной (п. 9, 13 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922).

Считается, что сотрудник, выполнивший месячную норму рабочего времени при установленном суммированном учете, отработал расчетный период полностью. Средний заработок для него в этом случае рассчитывается как для сотрудника, отработавшего расчетный период полностью (абз. 1 п. 10 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922).

Итоговая сумма отпускных

Итоговая сумма отпускных - это средний заработок сотрудника, который необходимо выплатить сотруднику (ст. 114 ТК РФ ).

При отпуске в календарных днях итоговая сумма отпускных определяется по формуле:

Итоговая сумма отпускных (средний заработок) = Средний дневной заработок × Количество календарных дней отпуска

Средний дневной заработок рассчитывается исходя из среднемесячного числа календарных дней (п. 9 и 10 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922).

При отпуске в рабочих днях итоговая сумма отпускных определяется по формуле:

Итоговая сумма отпускных (средний заработок) = Средний дневной заработок × Количество дней отпуска, предоставляемого в рабочих днях

Средний дневной заработок рассчитывается исходя из рабочих дней по календарю шестидневной рабочей недели (п. 9 и 10 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922).

Данный порядок расчета итоговой суммы отпускных используется и в случае суммированного учета рабочего времени (абз. 2 п. 9 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922).