Добавить ЗаконПрост! в закладки
|
Помощь
Пятница, 14 декабря 2018 год

все документы
федеральное законодательство
региональное законодательство
рекомендации
информация ФНС
формы документов
все документы

8-800-707-84-06

БЕСПЛАТНАЯ ГОРЯЧАЯ ЛИНИЯ ЮРИДИЧЕСКОЙ ПОМОЩИ

Бесплатная консультация

.

Навигация по разделу

Налоговый учет

Бухгалтерский учет

Кадровое делопроизводство

Порядок возмещения расходов на наем жилья во время командировки

Организация должна прописать порядок возмещения расходов на наем жилья во время командировки в своих внутренних документах - в коллективном договоре или ином локальном акте организации (ст. 168 ТК РФ , п. 11, 13, 14, 21 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Организация самостоятельно устанавливает:

  • сумму возмещения;
  • требования к документальному подтверждению сотрудником расходов на наем жилья во время командировки.

Учет расходов на наем жилья во время командировки при налогообложении зависит от документального оформления. Если расходы документально подтверждены, то они учитываются при расчете налога на прибыль (п. 1 ст. 252, п. 1.12 ст. 264 НК РФ).

Налоговому учету не подлежат расходы, которые не подтверждены первичными документами.

Компенсация расходов по найму жилья в сумме фактических и документально подтвержденных затрат не подлежит обложению НДФЛ (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ ).

Если расходы не подтверждены документально, то компенсация не облагается НДФЛ в пределах норм (абз. 10 п. 3 ст. 217 и ст. 210 НК РФ).

Для подтверждения расходов по найму жилого помещения в командировке сотрудник может предъявить:

  • бланки строгой отчетности (соответствующие требованиям Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359);
  • счета-фактуры (приложение 1 к постановлению Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. № 914);
  • квитанции к приходному кассовому ордеру по форме № КО‑1, утвержденной постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88;
  • кассовые чеки, акты и т. д.

Если в течение командировки сотрудник заболел и попал в больницу, то командировка должна быть продлена на время болезни. При этом затраты по найму жилья за дни пребывания в больнице не возмещаются при выплате компенсации. Компенсация расходов по оплате жилья за период, на который командировка продлевалась, производится в полном размере (п. 25 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Организация не должна учитывать компенсацию расходов на наем жилья в сумме фактических и документально подтвержденных затрат:

  • в доходе сотрудника, облагаемом НДФЛ (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ );
  • в расчетной базе по взносам на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование (ч. 2 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ);
  • в расчетной базе по взносам на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (п. 10 Перечня, утвержденного постановлением Правительства РФ от 7 июля 1999 г. № 765).

В том случае, если расходы не подтверждены документально, организация начисляет налоги и страховые взносы следующим образом:

  • компенсация не облагается взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование в пределах норм, предусмотренных трудовыми (коллективными) договорами или другими внутренними документами (ч. 2 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, ст. 168 ТК РФ );
  • страховые взносы начисляются с компенсации, выплаченной сверх норм;
  • при отсутствии документального подтверждения расходов по найму жилого помещения, взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний с компенсации расходов должны быть начислены (п. 10 Перечня, утвержденного постановлением Правительства РФ от 7 июля 1999 г. № 765).

В зависимости от системы налогообложения, применяемой организацией, производится расчет других налогов.

Организация применяет общую систему налогообложения

В данном случае к учету могут быть приняты только документально подтвержденные расходы на наем жилья (п. 1 ст. 252, п. 1.12 ст. 264 НК РФ). Если расходы не подтверждены первичными документами, то к налоговому учету они не принимаются (п. 49 ст. 270 НК РФ ; письмо Минфина России от 28 апреля 2010 г. № 03-03-06/4/51).

Отражение в бухучете документально неподтвержденных расходов на наем жилья приведет к возникновению постоянной разницы и постоянного налогового обязательства (п. 4 и 7 ПБУ 18/02).

Момент признания затрат зависит от метода учета доходов и расходов, который применяет организация:

  • метод начисления - организация должна признать командировочные расходы в составе прочих расходов на дату утверждения авансового отчета (п. 7.5 ст. 272 НК РФ ).
  • кассовый метод - признание затрат может быть осуществлено лишь после подтверждения их оплаты (п. 3 ст. 273 НК РФ ).

Организация также может учесть при налогообложении прибыли стоимость дополнительных услуг, оказанных в гостинице.

За исключением расходов, связанных с:

  • обслуживанием сотрудника в барах и ресторанах;
  • дополнительным обслуживанием в номере;
  • пользованием рекреационно-оздоровительными объектами.

Организация не может включить стоимость дополнительных услуг в расчет налоговой базы, если она выделена в счете. Если же она не указывается отдельно, то ее следует включить в состав расходов по найму жилого помещения (п. 1.12 ст. 264 НК РФ ).

В том случае, если расходы по найму жилья уменьшают налогооблагаемую прибыль, организация должна принять входной НДС по ним к вычету из бюджета (п. 7 ст. 171 НК РФ ).

Организация должна исключить из налоговой базы по НДФЛ компенсации расходов по найму жилья в сумме фактических и документально подтвержденных затрат.

Если расходы не подтверждены документально, то компенсация не подлежит обложению НДФЛ в пределах:

  • 700 рублей за день нахождения в командировке в России;
  • 2500 рублей за день нахождения в загранкомандировке.

НДФЛ должен удерживаться с компенсации, выплаченной сверх установленных норм (абз. 10 п. 3 ст. 217, ст. 210 НК РФ; письмо Минфина России от 28 апреля 2010 г. № 03-03-06/4/51).

Компенсации расходов по найму жилья во время командировки не подлежат обложению взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование:

  • расходы подтверждены документально - в полной сумме;
  • расходы не подтверждены документами - в пределах норм, предусмотренных трудовыми (коллективными) договорами или внутренними документами организации (ч. 2 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ и статьи 168 ТК РФ ).

Организация не должна включать компенсацию расходов на наем жилья в сумме фактических и документально подтвержденных затрат в расчетную базу по взносам на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.

В том случае, если подобные расходы не подтверждены документально, компенсации этих расходов подлежат обложению взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (п. 10 Перечня, утвержденного постановлением Правительства РФ от 7 июля 1999 г. № 765).

Организация применяет УСН

Учет расходов происходит в зависимости от выбранного объекта налогообложения:

  • доходы - расходы по найму жилого помещения не уменьшают налоговую базу, поскольку такие организации не учитывают расходы (п. 1 ст. 346.14, п. 1 ст. 346.18 НК РФ);
  • доходы минус расходы - только документально подтвержденные расходы по найму жилья и суммы НДС по этим расходам можно учесть в составе затрат, уменьшающих налоговую базу (п. 1.8 и 1.13, п. 2 ст. 346.16, п. 1 ст. 252 НК РФ).

Списание командировочных расходов осуществляется только после подтверждения их оплаты (п. 2 ст. 346.17 НК РФ ). Если расходы не подтверждены первичными документами, то они не уменьшают налогооблагаемые доходы (письмо Минфина России от 28 апреля 2010 г. № 03-03-06/4/51).

Организация платит ЕНВД

Расходы, связанные с наймом жилья во время командировок, не оказывают влияния на расчет налоговой базы, поскольку объектом обложения ЕНВД является вмененный доход (п. 1 ст. 346.29 НК РФ ).

Организация совмещает общую систему налогообложения и ЕНВД

Если сотрудник, понесший расходы на наем жилья, занят одновременно в деятельности организации, облагаемой ЕНВД, и в деятельности организации на общей системе налогообложения, сумма расходов должна быть распределена (п. 9 ст. 274, п. 7 ст. 346.26 НК РФ).

Если сотрудник занят в одном виде деятельности, расходы распределять не потребуется.

Для распределения суммы НДС, выделенной в счете (счете-фактуре) гостиницы, применяют следующую формулу:

НДС, который можно принять к вычету = НДС, выделенный в счете (счете-фактуре) гостиницы ×(Стоимость отгруженных за квартал товаров (работ, услуг, имущественных прав), реализация которых облагается НДС : Общая стоимость товаров (работ, услуг, имущественных прав), отгруженных за квартал)

Такой порядок закреплен п. 4 ст. 170 НК РФ .

Скачать Порядок возмещения расходов на наем жилья во время командировки