Общие правила представления уточненных налоговых деклараций изложены в ст. 81 Налогового кодекса РФ. Подать в налоговый орган уточненную декларацию налогоплательщик должен в том случае, если обнаружит в ранее представленной декларации факты неотражения сведений, неполноту отражения сведений, ошибки, приводящие к занижению суммы налога, подлежащей уплате.

Если по результатам уточненного расчета организация должна доплатить налог, составить сопроводительное письмо можно по соответствующему образцу. К письму необходимо приложить копии платежных документов на перечисление налоговой недоимки и пеней за просрочку платежа.

Если по результатам уточненного расчета у организации сложилась переплата по налогу, то одновременно с сопроводительным письмом в инспекцию следует подать заявление о возврате (зачете) излишне уплаченной суммы налога.

Уточненную декларацию необходимо составлять по установленной форме (п. 2 ст. 80 Налогового кодекса РФ), кроме того, - на бланке, действующем в период совершения ошибки (абз. 2 п. 5 ст. 81 Налогового кодекса РФ).

Такой порядок распространяется и на отчетность, которая составляется на бумажных носителях, и на отчетность, которую организация передает по телекоммуникационным каналам связи (п. 3 ст. 80 Налогового кодекса РФ).

Форматы (версии) представления налоговой отчетности в электронном виде утверждает ФНС России. Они должны соответствовать формам отчетности и порядкам их заполнения, утвержденным Минфином России (п. 7 ст. 80 Налогового кодекса РФ). По мере изменения бумажных форм налоговой отчетности меняются и электронные форматы деклараций (расчетов). Чтобы определить формат, в котором нужно сдавать уточненную налоговую декларацию в электронном виде, следует воспользоваться справочником, утвержденным приказом ФНС России от 24 декабря 2007 г. № ММ-3-13/693. В нем приведены все версии электронной налоговой и бухгалтерской отчетности, которые применяются (применялись) с 1 января 2002 года по настоящее время.

Составляя уточненную декларацию, необходимо оформлять ее так же, как и первичную (п. 2.1 раздела 2 Единых требований, утвержденных приказом ФНС России от 24 января 2008 г. № ММ-3-13/20), т.е. используя те же бланки, на которых подавалась первичная отчетность. Единственное отличие состоит в оформлении титульного листа - в нем следует указать код (признак) уточненной декларации.

Правила заполнения титульных листов в декларациях по разным налогам могут быть различными, поэтому необходимо руководствоваться инструкциями по заполнению деклараций, действовавшими в тех периодах, за которые подается уточненная отчетность.

Уточненная отчетность должна отражать все изменения, связанные с пересчетом налога. Поэтому в них следует отражать не разницу между первичными и скорректированными показателями, а полностью обновленные данные. Такой порядок следует из пункта 1 статьи 81 Налогового кодекса РФ.

Форма сопроводительного письма к уточненной декларации официально не утверждена, поэтому его можно составить в произвольной форме. Обычно налоговые инспекции требуют, чтобы в сопроводительном письме организация объяснила, почему пересчитывает налог и не затрагивают ли внесенные изменения другие налоговые обязательства.