Форма 4-ФСС РФ утверждена приказом Минздравсоцразвития России от 6 ноября 2009 г. № 871н и объединяет в себе отчетность по двум видам страховых взносов:

• по взносам на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством. Порядок начисления, уплаты и представления отчетности по этому виду взносов установлен Законом от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ;
• по взносам на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний. Порядок начисления, уплаты и представления отчетности по этому виду взносов установлен Законом от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ.

Форма 4-ФСС РФ включает в себя:

1) титульный лист;

2) раздел I Расчет по начисленным, уплаченным страховым взносам на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством и произведенным расходам , который состоит из четырех таблиц:

• таблица 1 Расчет по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством ;
• таблица 2 Расходы по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством ;
• таблица 3 Расчет базы для начисления страховых взносов ;
• таблица 4 Расчет по начисленным и уплаченным пеням и штрафам ;

3) раздел II Для страхователей-налогоплательщиков, применяющих специальные режимы налогообложения , который состоит из трех таблиц:

• таблица 5, где отражается среднесписочная численность сотрудников и общая сумма выплат в их пользу;
• таблица 6 Расчеты по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством ;
• таблица 7 Расходы по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством ;

4) таблицу 8 Расшифровка выплат, произведенных за счет средств федерального бюджета ;

5) раздел III Расчет по начисленным, уплаченным страховым взносам на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний и расходов на выплату страхового обеспечения , который состоит из пяти таблиц:

• таблица 9 Среднесписочная численность работающих, база для начисления страховых взносов ;
• таблица 10 Расчеты по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний ;
• таблица 11 Расходы по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний с начала года ;
• таблица 12 Расчет по начисленным и уплаченным пеням и штрафам ;
• таблица 13 Численность пострадавших (застрахованных) по страховым случаям, произошедшим (впервые установленным) в отчетном периоде (человек) .

Форму 4-ФСС РФ следует заполнять в рублях и копейках. В каждую ячейку расчета можно вписать только один показатель. Пустых ячеек оставлять нельзя. Если какие-либо показатели отсутствуют, в ячейке ставится прочерк.

Расчет должен быть подписан руководителем и главным бухгалтером организации (обособленного подразделения) с указанием фамилии, имени, отчества и номера телефона исполнителя. Подписи заверяются печатью организации.

Организации, которые применяют общую систему налогообложения, в составе формы 4-ФСС РФ заполняют:

• титульный лист;
• раздел I;
• таблицу 8;
• раздел III.

На титульном листе указывается:

• регистрационный номер организации в ФСС России;
• код подчиненности - код территориального подразделения ФСС России, в котором зарегистрирована организация;
• дополнительный код (если расчет заполняется по обособленному подразделению);
• код отчетного периода (за квартал - 3 , за полугодие - 6 , за 9 месяцев - 9 , за год - 0 ). При этом если организация обращается в территориальное отделение ФСС России за выделением средств, в поле код отчетного периода указывается 1 ;
• текущий расчетный период (календарный год). Например, при представлении расчета за I квартал 2010 года в данном поле указывается 2010 .

Помимо титульного листа, регистрационный номер организации в ФСС России следует указывать на каждой странице расчета. Если расчет заполняется обособленным подразделением, на каждой странице необходимо указать дополнительный код этого подразделения.

В разделе I отражаются данные, связанные с расчетами по взносам на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством. При заполнении этого раздела указывается:

• среднесписочная численность сотрудников, в том числе женщин и работающих в данной организации инвалидов;
• шифр, определяющий категорию плательщика. Категория плательщика зависит от применяемого организацией тарифа страховых взносов. Большинство организаций, применяющих общую систему налогообложения, начисляют взносы на обязательное социальное страхование по тарифу 2, 9 процента (основной тариф). Этому виду тарифа соответствует шифр 071.

В таблице 2 отражаются сведения о социальных пособиях и выплатах, начисленных застрахованным лицам (сотрудникам) за счет средств ФСС России. При этом в графе 5 указываются суммы, источником которых являются средства федерального бюджета. Расшифровку этих сумм следует привести в таблице 8 (за исключением оплаты четырех дополнительных выходных дней для ухода за детьми-инвалидами). Суммы больничных пособий, начисленных организацией за счет собственных средств за первые два дня нетрудоспособности, в таблицу 2 не включаются. В строке Примечание отражаются суммы пособий, не выплаченные в сроки, установленные законодательством.

В таблице 3 рассчитывается база для начисления страховых взносов. При этом указывается совокупный доход сотрудников за отчетный период, а также сумму выплат, не облагаемых страховыми взносами. Информация о доходах сотрудников и необлагаемых выплатах формируется по данным бухгалтерского учета. Кроме того, можно использовать сведения, отраженные в индивидуальных карточках.

В таблице 4 отражаются суммы начисленных и уплаченных пеней и штрафов по взносам на обязательное социальное страхование. В течение 2010 года по строке Остаток задолженности на начало расчетного периода необходимо указывать 0 .

В таблице 8 указывается сумма выплат, произведенных за счет федерального бюджета. К таким выплатам, например, относятся доплаты к больничным пособиям, начисленные бывшим военнослужащим в соответствии с частью 4 статьи 3 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ, выплаты сверх установленных размеров пособий гражданам, пострадавшим от радиации (при авариях на Чернобыльской АЭС, ПО Маяк , Семипалатинском полигоне и т. д.).

В разделе III формы следует показать расчетную базу, тарифы и состояние взаиморасчетов с ФСС России по взносам на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний.

Размер страхового тарифа по этому виду взносов зависит от класса профессионального риска, присвоенного организации. В свою очередь, класс профессионального риска зависит от вида экономической деятельности организации.

Классификация видов экономической деятельности утверждена приказом Минздравсоцразвития России от 18 декабря 2006 г. № 857. Многопрофильные организации, имеющие подразделения, деятельность которых отличается от основной, могут быть отнесены сразу к нескольким классам профессионального риска.

Если вся деятельность организации отнесена к одному классу профессионального риска, в составе расчетной ведомости раздел III заполняется один раз. Все показатели в нем указываются в целом по организации.

Если у организации есть подразделения с повышенными (пониженными) классами профессионального риска, раздел III составляется по каждому из них.

Периодичность подачи расчетов по форме 4-ФСС РФ определяется отчетными периодами по взносам на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством. Расчетным периодом по этому виду взносов является календарный год. Он включает в себя четыре отчетных периода: I квартал, полугодие, девять месяцев и год (ст. 10 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). По итогам каждого отчетного периода организация должна составить и сдать расчет по форме 4-ФСС РФ.

Организации, у которых нет обособленных подразделений, сдают расчеты в территориальные отделения ФСС России по своему местонахождению (ч. 9 ст. 15 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).

Представление расчета организациями, у которых есть обособленные подразделения, имеет некоторые особенности.

Если обособленное подразделение имеет отдельный баланс, расчетный счет и самостоятельно начисляет вознаграждения сотрудникам, то по страховым взносам, начисленным с этих вознаграждений, обособленное подразделение сдает расчет в территориальное отделение ФСС России по своему местонахождению.

Если обособленное подразделение не отвечает этим условиям, обязанности плательщика страховых взносов оно не исполняет. Все показатели, связанные с деятельностью таких подразделений и влияющие на сумму страховых взносов, включите в расчет по головному отделению организации. В таком же порядке составляются расчеты по обособленным подразделениям, расположенным за пределами России (часть 11 и 14 ст. 15 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).

Несвоевременная подача расчета является нарушением законодательства об обязательном страховании. Размер штрафов зависит от продолжительности опоздания и установлен в процентах от суммы взносов, которую следует заплатить (доплатить) по расчету.

Если среднесписочная численность организации превышает 100 человек, расчет по форме 4-ФСС РФ нужно сдавать только в электронном виде. Такой порядок распространяется и на вновь созданные организации, численность которых превышает 100 человек. Об этом сказано в статье 61 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ. Порядок представления отчетности организациями с меньшей численностью законодательно не урегулирован. В связи с этим такие организации могут сдавать отчеты на бумаге.

Для подготовки отчетности можно использовать электронный портал ФСС России. После регистрации на нем можно заполнить форму 4-ФСС РФ и проверить правильность ее составления в автоматическом режиме.