В целях обоснования применения нулевой ставки НДС, применяемой при экспорте в Республику Беларусь, следует подтвердить факт реального экспорта (документальное подтверждение факта экспорта в порядке, предусмотренном п. 2 разд. II Положения о порядке взимания косвенных налогов и механизме контроля за их уплатой при перемещении товаров между Российской Федерацией и Республикой Беларусь).

С этой целью организация-экспортер собирает и представляет в налоговую инспекцию пакет документов:

1. Контракт (копия контракта) налогоплательщика с иностранным или российским лицом на выполнение указанных работ (оказание указанных услуг).
2. Выписка банка, подтверждающая фактическое поступление выручки от иностранного или российского лица - покупателя указанных работ (услуг) на счет налогоплательщика в российском банке. Контрактом может быть предусмотрен расчет наличными денежными средствами. В этом случае представляется выписка банка, подтверждающая внесение полученных налогоплательщиком сумм на его счет в российском банке, а также копии приходных кассовых ордеров, подтверждающие фактическое поступление выручки от иностранного или российского лица - покупателя указанных работ (услуг). Право на незачисление валютной выручки в соответствии с валютным законодательством Российской Федерации подтверждается представлением соответствующих документов.
3. Копии транспортных, товаросопроводительных и (или) иных документов, подтверждающих вывоз товаров за пределы таможенной территории Российской Федерации.

В соответствии с п. 9 ст. 165 Налогового кодекса РФ, сроки подачи документов в налоговую инспекцию для подтверждения экспорта ограничены:

• 180 календарными днями со дня таможенного оформления, если отгрузка произошла до 1 июля 2008 года;
• 270 календарными днями со дня таможенного оформления, если отгрузка произошла в период с 1 июля 2008 года по 31 марта 2010 года.

В том случае, если организация не представит в налоговую инспекцию пакет документов, которые подтверждают экспорт, операции по реализации товаров подлежат налогообложению по ставке 10 или 18%.

В целях определения налоговой базы по НДС при неподтвержденном экспорте полученную в иностранной валюте выручку необходимо пересчитать в рубли на дату отгрузки товаров.

Налог, подлежащий начислению к уплате в бюджет, рассчитывается по следующим формулам:

• В том случае, если реализованные товары облагаются НДС по ставке 18%:

НДС, начисленный к уплате в бюджет = Сумма выручки по экспортному контракту × 18%.

• В том случае, если реализованные товары облагаются НДС по ставке 10%:

НДС, начисленный к уплате в бюджет = Сумма выручки по экспортному контракту × 10%.

День отгрузки (передачи) товаров считается моментом определения налоговой базы. Исходя из этого, в налоговую инспекцию подаются уточненные декларации по НДС за тот налоговый период, в котором товары были фактически отгружены.

Сумму входного НДС по товарам, использованным для проведения неподтвержденной экспортной операции, есть возможность принять к вычету на дату отгрузки товаров.

В бухучете данная операция будет выглядеть следующим образом:

• Дебет 68 субсчет НДС по неподтвержденным экспортным поставкам Кредит 68 субсчет Расчеты по НДС - начислен НДС по неподтвержденному экспорту;

• Дебет 68 субсчет Расчеты по НДС Кредит 19 - принят к вычету входной НДС по товарам, использованным при производстве товаров, экспорт которых не подтвержден;

• Дебет 68 субсчет Расчеты по НДС Кредит 51 - перечислен НДС в бюджет по неподтвержденным экспортным поставкам.

Вычет НДС, начисленного ранее по неподтвержденным экспортным поставкам, можно отразить так:

• Дебет 68 субсчет Расчеты по НДС Кредит 68 субсчет НДС по неподтвержденным экспортным поставкам - принят к вычету НДС, начисленный по ставке 10% или 18% по неподтвержденной экспортной поставке.

В декларации по НДС сумму налога, ранее начисленную по неподтвержденной экспортной поставке, надлежит указать в графе 4 раздела 4.

При расчете НДС к уплате в бюджет (возмещению из бюджета) она уменьшает сумму НДС, начисленную с операций, облагаемых налогом по ставкам 18%, 10%, 18/118 или 10/110.

В том случае, когда разница между начисленным НДС и суммой налоговых вычетов будет положительной, ее нужно перечислить в бюджет. В случае же отрицательной разницы компания вправе возместить налог из бюджета.

В том случае, если собрать необходимые документы не удастся в течение трех лет после реализации товаров, сумму НДС по неподтвержденному экспорту включают в состав прочих расходов:

• Дебет 91-2 Кредит 68 субсчет НДС по неподтвержденным экспортным поставкам - списан НДС, уплаченный в бюджет по неподтвержденной экспортной поставке.