Добавить ЗаконПрост! в закладки
|
Помощь
Пятница, 14 декабря 2018 год

все документы
федеральное законодательство
региональное законодательство
рекомендации
информация ФНС
формы документов
все документы

8-800-707-84-06

БЕСПЛАТНАЯ ГОРЯЧАЯ ЛИНИЯ ЮРИДИЧЕСКОЙ ПОМОЩИ

Бесплатная консультация

.

Навигация по разделу

Налоговый учет

Бухгалтерский учет

Кадровое делопроизводство

Порядок хранения докуменов в кадровой службе

Согласно законодательно установленному порядку, организация обязана осуществлять меры по хранению документов, которые образуются в ее деятельности (п. 1 ст. 17 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ).
Для коммерческих организаций перечень документов, которые нужно хранить в обязательном порядке, приведен в ст. 50 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ, ст. 89 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ. В частности, к ним относятся внутренние документы организации:
  • документы по личному составу;
  • положения, приказы и т. п., обязательные к исполнению всеми сотрудниками организации.
Следует обратить внимание на то, что общества с ограниченной ответственностью (ООО) обязаны включать положения о порядке хранения документов в свои уставы (п. 2 ст. 12 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ). Акционерные общества (АО) должны хранить документы в порядке, установленном постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс. Правила хранения можно прописать во внутренних документах организации, например, в Положении об архиве.
Сроки, в течение которых нужно хранить документы по личному составу, указаны в перечне, утвержденном Росархивом от 6 октября 2000 г.
Правила трудового распорядка необходимо хранить в организации даже после замены их новыми, в течение одного года. Годичный срок хранения также установлен и для графиков отпусков.
Документы, подтверждающие получение сотрудниками образования за счет организации, необходимо хранить в течение срока, обусловленного требованиями налогового законодательства, - он ограничивается сроком действия договора обучения и одним годом работы сотрудника, но не менее четырех лет. Пунктом 3 ст. 264 Налогового кодекса РФ установлено, что для списания данных затрат в уменьшение налогооблагаемой прибыли организация должна хранить все подтверждающие обучение документы.
Для хранения документации организация должна оборудовать специальные помещения, например, сейфы или шкафы. Существуют рекомендации к обустройству таких хранилищ, которые приведены в Правилах, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г., и Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 18 января 2007 г. № 19. Но в то же время коммерческим организациям, а также бюджетным, не отнесенным к источникам комплектования архивов, соблюдать все требования к оборудованию специальных помещений для хранения документов необязательно (абз. 3 введения к Правилам, одобренным решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г., п. 1.1 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 18 января 2007 г. № 19).
Законодательно прописано обязательное требование по хранению документов в акционерных обществах, которое заключается в том, что организации должны хранить документы в запирающихся шкафах, обеспечивающих сохранность документов и предохраняющих документы от пыли и света (п. 3.6 Положения, утвержденного постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс). Общество с ограниченной ответственностью должно прописать особенности хранения в своем уставе (п. 2 ст. 12 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ).

Скачать Порядок хранения докуменов в кадровой службе