Все финансовые сделки, в том числе договор займа, должны оформляться в письменной форме. Данное соглашение вступает в силу с момента передачи денег или других вещей по нему.

Займы, которая предоставляет организация, могут быть как денежными (имущественными), так и процентными (беспроцентными).

Размер процентов и порядок их уплаты можно указать в договоре. Однако если эти условия отсутствуют, тогда:

1. получатель займа должен выплатить организации проценты по ставке рефинансирования, действующей на дату возврата (все суммы или его части);
2. получатель займа должен выплачивать проценты ежемесячно до полного погашения займа.

В случае, когда организация предоставляет беспроцентный заем, это условие обязательно должно быть указано в договоре. Исключение составляют займы, выданные в денежной (имущественной) форме.

Также в договоре необходимо прописать порядок получения и возврата займа. При выдаче займа деньгами организация может перевести сумму займа на банковский счет (в безналичном порядке) или выплатить ее наличными.

При выдаче займа наличными деньгами следует строго соблюдать лимит расчетов наличными. Максимальный размер расчетов наличными деньгами для организаций или предпринимателей составляет 100 000 рублей. Данный лимит действует в отношении расчетов по одному договору между организациями и между организацией и предпринимателем. В случае несоблюдения лимита расчетов предусмотрена административная ответственность в виде штрафов. Размер штрафа для руководителя составляет от 4000 до 5000 рублей, для организации - от 40 000 до 50 000 рублей.

Организация может в качестве займа выдать сотруднику (или другому гражданину) любую сумму наличных при соблюдении следующего условия: расходовать наличные деньги, поступившие за проданные товары (работы, услуги), а также в качестве страховых премий, на выдачу займа нельзя. О выдаче организацией гражданину или другой организации (предпринимателю) займа в безналичной форме в сумме не менее 600 000 рублей банки должны уведомить службу по финансовому мониторингу в следующих случаях:

• если организация предоставила заемщику беспроцентный заем;
• если одной из сторон договора займа является организация или гражданин, которые имеют регистрацию, местожительство или местонахождение в государстве (на территории), которое не участвует в международном сотрудничестве в сфере противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансирования терроризма;
• одной из сторон договора займа является лицо, которое владеет счетом в банке, зарегистрированном в указанном государстве (на указанной территории).

Выдача займа требует разрешение учредителей в следующих случаях:

1. при выдаче займа из чистой прибыли (решение о расходовании чистой прибыли оформляется протоколом общего собрания или решением единственного учредителя (участника, акционера);
2. если заключенная сделка отвечает критериям заинтересованности (решение о предоставлении займа заинтересованным лицам принимает совет директоров, общее собрание или единственный учредитель);
3. при выдаче крупной суммы займа (решение о предоставлении займа, сумма которого равна или превышает 25% стоимости активов организации на последнюю отчетную дату, принимает совет директоров, общее собрание или единственный учредитель).

При несоблюдении вышеуказанных требований договор займа может быть признан недействительным.

В случае, когда в договоре не указан срок возврата займа, обязанность по возврату возникает не позднее чем через 30 дней после того, как организация предъявила такое требование. Возвращен денежный заем может быть наличными или в безналичном порядке. Беспроцентный заем можно вернуть досрочно, при этом согласие заимодавца не требуется. Досрочный возврат процентного займа допускается только с согласия организации, предоставившей заем.

Оформлять выдачу или возврат займа необходимо расходным или приходным кассовым ордером (форма №КО-2 и №КО-1).

Получение процентов также оформляется приходным кассовым ордером. Выдача займа безналичным путем оформляется платежным поручением (форма № 2-П).

Заемщик также может оформить возврат суммы займа путем внесения денег в кассу (на банковский счет организации) через третье лицо. При этом суть договорных отношений между организацией и поставщиком товаров (работ, услуг) не меняется.

В случае, если руководитель организации принимает решение о том, чтобы заемщик заплатил по обязательствам организации, необходимо оформить на имя заемщика письмо-поручение. В нем следует указать:

• наименование организации-поставщика, которой нужно перечислить деньги и ее реквизиты;
• номер и дату договора, по которому организация должна заплатить, либо номер и дату счета на оплату;
• сумму к оплате.