Законодательством не определен перечень того, что может быть отнесено к инвентарю и хозяйственным принадлежностям.

Обычно под инвентарем и хозяйственными принадлежностями понимают следующее имущество:

• офисная мебель (столы, стулья и т. п.);
• средства связи (телефон, факс);
• инвентарь для уборки территорий, помещений и рабочих мест (швабры, метла, веники и т. п.);
• осветительные приборы;
• туалетные принадлежности (бумажные полотенца, освежители воздуха, мыло и т. п.);
• канцтовары;
• кулеры и т. п.

Если срок полезного использования хозяйственного инвентаря превышает 12 месяцев, его следует учесть в составе основных средств (подп. б п. 4 ПБУ 6/01 ). Организация может определить в учетной политике для целей бухучета лимит стоимости, в пределах которого основные средства со сроком использования свыше 12 месяцев будут учитываться в составе материалов. При этом лимит не может быть больше 20 000 рублей (абз. 4 п. 5 ПБУ 6/01 ).

Если срок полезного использования инвентаря 12 месяцев или меньше, его следует учесть в составе материалов на счете 10-9 Инвентарь и хозяйственные принадлежности (п. 2 и 4 ПБУ 5/01).

Оформление и отражение в бухучете приобретения инвентаря производится в обычном порядке, как для материалов (см. раздел Порядок оформления и отражения в бухучете поступления материалов ).

Выдача инвентаря со склада оформляется требованием-накладной по форме № М-11 (указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а). В требовании-накладной следует указать:

• наименование подразделения, которому выдан инвентарь,
• номер счета, на котором производится учет затрат на содержание данного подразделения (п. 97 и 98 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н).

В том случае, если инвентарь отпускается со склада в промежуточное подразделение организации (к примеру, в АХО), на момент передачи нельзя определить, какое количество инвентаря будет израсходовано каждым подразделением организации. Поэтому по мере его расходования каждым подразделением акты (отчеты) следует составлять в произвольной форме. В актах должны быть прописаны:

• наименование инвентаря;
• количество инвентаря;
• стоимость инвентаря;

Кроме того, в актах следует подтвердить целесообразность использования инвентаря.

Эти акты (отчеты) используются при списании стоимости инвентаря и хозяйственных принадлежностей на затраты (п. 97 и 98 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н).

Выдача инвентаря отражается в корреспонденции со счетом 25 Общепроизводственные расходы , счетом 26 Общехозяйственные расходы или счетом 44 Расходы на продажу . При составлении требования-накладной по форме № М-11 или акта (отчета) следует сделать проводку:

• Дебет 25 (26, 44) Кредит 10-9 - отпущен со склада инвентарь.

Такой порядок предусмотрен п. 93 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н.

Для определения стоимости, по которой инвентарь списывается со счета 10-9, применяется один из следующих способов:

• по себестоимости каждой единицы запасов;
• ФИФО;
• по средней себестоимости.

Правила предусмотрены в п. 58 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности и в пункте 16 ПБУ 5/01.

Организация должна закрепить метод определения стоимости списываемого инвентаря и хозяйственных принадлежностей в учетной политике для целей бухучета (п. 73 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н).

Необходимо следить за сохранностью инвентаря, поскольку при передаче в эксплуатацию его стоимость переносится на затраты (абз. 4 п. 5 ПБУ 6/01 ).

В зависимости от системы налогообложения, используемой организацией, при расчете налогов производится отражение расходов на инвентарь и хозяйственные принадлежности.

Организация применяет общую систему налогообложения

Расходы на инвентарь и хозяйственные принадлежности при расчете налога на прибыль подлежат учету.

Инвентарь, срок полезного использования которого превышает 12 месяцев, а первоначальная стоимость более 20 000 рублей, должен быть включен в состав основных средств. При расчете налога на прибыль стоимость такого инвентаря списывается через амортизацию (п. 1 ст. 256 НК РФ ).

Расходы на инвентарь, не признаваемый амортизируемым имуществом, могут быть учтены в составе материальных затрат п. 1.3 ст. 254 НК РФ ). При методе начисления налоговая база уменьшается по мере передачи инвентаря в эксплуатацию (п. 2 ст. 272 НК РФ ). При кассовом методе налоговая база уменьшается после передачи инвентаря в эксплуатацию и его оплаты поставщику (п. 3.1 ст. 273 НК РФ ).

Организация должна принять к вычету входной НДС, предъявленный при приобретении инвентаря и хозяйственных принадлежностей (п. 2 ст. 171 НК РФ ).

Однако в ряде случаев это правило не действует:

• если организация пользуется освобождением от уплаты НДС;
• если организация проводит только не облагаемые НДС операции.

В подобных случаях организации учитывают входной НДС в стоимости инвентаря и хозяйственных принадлежностей (п. 2 ст. 170 НК РФ ).

Распределение входного налога со стоимости инвентаря и хозяйственных принадлежностей может потребоваться в том случае, если организация выполняет как облагаемые, так и не облагаемые НДС операции (п. 4 ст. 170 НК РФ ).

Отраженные в бухучете в составе основных средств инвентарь и хозяйственные принадлежности учитываются при расчете налога на имущество (п. 1 ст. 374 НК РФ ).

Организация применяет УСН

Учет расходов происходит в зависимости от выбранного объекта налогообложения:

• доходы - расходы на инвентарь и хозяйственные принадлежности не уменьшают налоговую базу (п. 1 ст. 346.14 НК РФ );
• доходы минус расходы - расходы на приобретение инвентаря и хозяйственных принадлежностей уменьшают налоговую базу.

Инвентарь, срок полезного использования которого превышает 12 месяцев, а первоначальная стоимость выше 20 000 рублей, относится к амортизируемому имуществу (п. 4 ст. 346.16, п. 1 ст. 256 НК РФ). Следовательно, при расчете единого налога стоимость инвентаря может быть учтена как расходы на приобретение основных средств (п. 1.1 ст. 346.16 НК РФ ).

В том случае, если инвентарь не признается амортизируемым имуществом, расходы на его приобретение можно учесть в составе материальных расходов (п. 1.5 и п. 2 ст. 346.16, п. 1.3 ст. 254 НК РФ).

В состав расходов следует включить и входной НДС по приобретенному инвентарю и хозяйственным принадлежностям (п. 1.8 и п. 3 ст. 346.16 НК РФ).

Организация применяет ЕНВД

Расходы на инвентарь и хозяйственные принадлежности не окажут влияние на расчет налоговой базы, поскольку объектом обложения ЕНВД является вмененный доход (п. 1 ст. 346.29 НК РФ ).

Организация совмещает общую систему налогообложения и ЕНВД

Если инвентарь и хозяйственные принадлежности одновременно используются в двух видах деятельности - в деятельности организации, облагаемой ЕНВД, и деятельности, с которой организация платит налоги по общей системе налогообложения, сумму расходов понадобится распределить (п. 9 ст. 274 НК РФ ).

В то же время расходы на инвентарь и хозяйственные принадлежности, используемые в одном виде деятельности организации, не нуждаются в распределении.

Распределение расходов на инвентарь и хозяйственные принадлежности потребует вычисления доли доходов, полученных от разных видов деятельности.

• Для того, чтобы определить долю доходов от деятельности организации на общей системе налогообложения, используют следующую формулу:

Доля доходов от деятельности организации на общей системе налогообложения = Доходы от деятельности организации на общей системе налогообложения : Доходы от всех видов деятельности организации

• Для того, чтобы определить расходы на инвентарь и хозяйственные принадлежности, относящиеся к деятельности организации на общей системе налогообложения, используют формулу:

Расходы на инвентарь и хозяйственные принадлежности, относящиеся к деятельности организации на общей системе налогообложения = Расходы на инвентарь и хозяйственные принадлежности (без НДС) × Доля доходов от деятельности организации на общей системе налогообложения

• Для того, чтобы рассчитать расходы на инвентарь и хозяйственные принадлежности, относящиеся к деятельности организации, облагаемой ЕНВД, используют формулу:

Расходы на инвентарь и хозяйственные принадлежности, относящиеся к деятельности организации, облагаемой ЕНВД = Расходы на инвентарь и хозяйственные принадлежности (без НДС) - Расходы на инвентарь и хозяйственные принадлежности, которые относятся к деятельности организации на общей системе налогообложения

Определяя доли доходов и расходов по конкретному виду деятельности, следует рассматривать показатели за тот месяц, в котором происходит распределение затрат на инвентарь и хозяйственные принадлежности.

Расходы, относящиеся к деятельности организации на общей системе налогообложения за месяц, при определении налоговой базы по налогу на прибыль за отчетный (налоговый) период суммируются нарастающим итогом (письма Минфина России от 14 декабря 2006 г. № 03-11-02/279 и от 24 января 2007 г. № 03-04-06-02/7).

Кроме того, необходимо распределить сумму НДС, выделенную в счете-фактуре на приобретение инвентаря и хозяйственных принадлежностей.

НДС распределяется пропорционально доле операций, облагаемых этим налогом.

Организация определяет долю операций, облагаемых НДС, исходя из стоимости отгруженных товаров в общем объеме отгрузки за налоговый период (п. 4 ст. 170 НК РФ ).

НДС, принимаемый к вычету, рассчитывается по следующей формуле:

НДС, который можно принять к вычету = НДС, предъявленный поставщиком (выделенный в счете-фактуре на приобретение инвентаря и хозяйственных принадлежностей) × (Стоимость отгруженных за налоговый период товаров, реализация которых облагается НДС : Общая стоимость товаров, отгруженных за налоговый период)

НДС, который нельзя принять к вычету, следует прибавить к доле расходов по деятельности организации, облагаемой ЕНВД (п. 2.3 ст. 170 НК РФ ).