В бухгалтерском учете запасные комплектующие для компьютера требуется учитывать в составе материалов — учет операций, связанных с поступлением и списанием комплектующих, аналогичен общему порядку поступления и списания материалов.

Поступление, перемещение и выбытие комплектующих для компьютера следует отражать на субсчете 10-5 Запасные части к счету 10 Материалы .

При налогообложении и бухгалтерском учете операции по ремонту и модернизации компьютеров отражаются по-разному. Чтобы правильно их классифицировать, следует исходить из цели проведения ремонта и модернизации (абз. 2 п. 2 ст. 257 НК РФ ):

• основной целью ремонтных работ является устранение неисправностей, из-за которых невозможно эксплуатировать основное средство;
• основной целью модернизации является улучшение характеристик и изменение назначения основного средства.

В бухгалтерском учете затраты на ремонт необходимо отражать в том отчетном периоде, к которому они относятся. Затраты сходят в состав расходов по обычным видам деятельности. Списание комплектующих при ремонте компьютера отражает проводка:

• Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44...) Кредит 10-5 - списаны комплектующие на ремонт компьютера.

Затраты на модернизацию требуется учитывать на счете 08 Вложения во внеоборотные активы с последующим включением в первоначальную стоимость основного средства. Для того, чтобы обеспечить возможность получения данных по видам капитальных вложений, к счету 08 целесообразно открыть субсчет Расходы на модернизацию .

Списание комплектующих при модернизации компьютера отражает проводка:

• Дебет 08 субсчет Расходы на модернизацию Кредит 10-5 - списаны комплектующие на модернизацию компьютера.

После замены комплектующих при модернизации необходимо составить акт по форме № ОС-3. Сведения о модернизации следует отразить в инвентарной карточке учета компьютера по форме № ОС-6 (ОС-6а) или в инвентарной книге по форме № ОС-6б (предназначена для малых предприятий). Данную операцию отражает проводка:

• Дебет 01 Кредит 08 субсчет Расходы на модернизацию - увеличена первоначальная стоимость компьютера на стоимость комплектующих.

В случае, когда старые комплектующие после замены остаются пригодными для дальнейшего использования, необходимо заполнить накладную по форме № М-11 на поступление замененных комплектующих.

Порядок учета расходов на замену комплектующих в компьютере при уплате налогов зависит от системы налогообложения, которую применяет организация.

Организация применяет общую систему налогообложения

Согласно п. 1 ст. 260 НК РФ , стоимость комплектующих, использованных при ремонте компьютера, следует включить в состав прочих расходов.

Момент уменьшения налоговой базы зависит от метода учета доходов и расходов, который применяет организация:

• метод начисления - налоговую базу следует уменьшать по мере замены комплектующих в компьютере (п. 5 ст. 272 НК РФ );
• кассовый метод - налоговую базу необходимо уменьшать по мере замены и оплаты комплектующих поставщику (п. 3 ст. 273 НК РФ ).

Когда при модернизации используют комплектующие для компьютера, стоимость которого более 20 000 рублей, по окончании работ их нужно списать в уменьшение налогооблагаемой прибыли (п. 1.49 ст. 264 НК РФ ).

Когда при модернизации используют комплектующие для компьютера, стоимость которого превышает сумму в 20 000 рублей, их надлежит включить в его первоначальную стоимость (п. 2 ст. 257 НК РФ ).

Момент увеличение первоначальной стоимости компьютера зависит от метода учета доходов и расходов, который применяет организация:

• метод начисления - по мере замены комплектующих (п. 1 ст. 272 НК РФ );
• кассовый метод - по мере замены и оплаты комплектующих (п. 3 ст. 273 НК РФ ).

После модернизации амортизацию по компьютеру начисляется по прежним нормам.

Согласно п. 5 ст. 172 НК РФ , входной НДС по комплектующим, приобретенным для замены в компьютере, требуется принимать к вычету после принятия на учет указанных комплектующих и при наличии счета-фактуры. Исключением из этого правила являются организации, имеющие освобождение от уплаты НДС, а также организации, использующие компьютер только для выполнения не облагаемых НДС операций. В этих случаях входной НДС следует учитывать в стоимости комплектующих, использованных при модернизации или ремонте компьютера (п. 2 ст. 170 НК РФ ).

В случае, когда организация использует компьютер для выполнения как облагаемых, так и не облагаемых НДС операций, входной налог со стоимости комплектующих необходимо распределить (п. 4 ст. 170 НК РФ ).

Организация применяет УСН

Учет расходов происходит в зависимости от выбранного объекта налогообложения:

• доход - расходы на замену комплектующих в компьютере налоговую базу не уменьшают (п. 1 ст. 346.14 НК РФ );
• доход минус расход - расходы на замену комплектующих уменьшают налоговую базу по мере замены и оплаты комплектующих (п. 1 и п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Организация платит ЕНВД

Согласно п. 1 ст. 346.29 НК РФ , объектом обложения ЕНВД является вмененный доход, поэтому на расчет налоговой базы расходы на замену комплектующих в компьютере не влияют.

Организация совмещает общую систему налогообложения и ЕНВД

Компьютер может использоваться в деятельности организации, облагаемой ЕНВД, и деятельности, с которой организация платит налоги по общей системе налогообложения. В этом случае, если замена комплектующих проводилась при модернизации, для целей расчета налога на прибыль следует распределить ежемесячную сумму амортизационных отчислений. Для целей расчета налога на имущество - остаточную стоимость основного средства с учетом расходов на модернизацию (п. 9 ст. 274 НК РФ ).

Когда замена комплектующих не признается модернизацией компьютера, необходимо распределить расходы на их приобретение (п. 9 ст. 274 НК РФ ). Расходы на приобретение комплектующих для компьютера, используемого в одном виде деятельности организации, распределять не нужно.

Для того, чтобы распределить расходы на приобретение комплектующих для компьютера, надлежит определить долю доходов, полученных от разных видов деятельности:

Доля доходов от деятельности организации на общей системе налогообложения = Доходы от деятельности организации на общей системе налогообложения : Доходы от всех видов деятельности организации

Расходы на приобретение комплектующих для компьютера, которые относятся к деятельности организации на общей системе налогообложения = Расходы на приобретение комплектующих для компьютера (без НДС) × Доля доходов от деятельности организации на общей системе налогообложения

Расходы на приобретение комплектующих для компьютера, которые относятся к деятельности организации, облагаемой ЕНВД = Расходы на приобретение комплектующих для компьютера (без НДС) - Расходы на приобретение комплектующих для компьютера, которые относятся к деятельности организации на общей системе налогообложения

Определяя доли доходов и расходов по конкретному виду деятельности, следует использовать показатели за месяц, в котором распределяются расходы на приобретение комплектующих для компьютера. Определяя налоговую базу по налогу на прибыль за отчетный период, расходы, относящиеся к деятельности организации на общей системе налогообложения за месяц, надлежит суммировать.

Формула для расчета НДС, который принимается к вычету:

НДС, который можно принять к вычету = НДС, предъявленный поставщиком (выделенный в счете-фактуре на приобретение комплектующих для компьютера) × (Стоимость отгруженных за налоговый период товаров (работ, услуг, имущественных прав), реализация которых облагается НДС : Общая стоимость товаров (работ, услуг, имущественных прав), отгруженных за налоговый период)

Сумму НДС, которую нельзя принять к вычету, надлежит прибавить к доле расходов по деятельности организации, облагаемой ЕНВД (п. 2.3 ст. 170 НК РФ ).