Бесплатная консультация

.

Навигация по разделу

Налоговый учет

Бухгалтерский учет

Кадровое делопроизводство

Порядок использования резерва на оплату отпусков

В бухгалтерском учете расходы на оплату отпусков в расходы текущего месяца не включают, а списывают за счет созданного резерва. Резерв на оплату отпусков следует учесть на счете 96 Резервы предстоящих расходов в корреспонденции с тем счетом, отражающем заработную плату, с которой были рассчитаны отчисления в резерв. Начисление отпускных отражают проводки:

  • Дебет 96 субсчет Резерв на оплату отпусков Кредит 70 - начислены отпускные за счет резерва;
  • Дебет 96 субсчет Резерв на оплату отпусков Кредит 69 субсчет Расчеты с ПФР по страховой части трудовой пенсии - начислены за счет резерва пенсионные взносы на финансирование страховой части трудовой пенсии с отпускных;
  • Дебет 96 субсчет Резерв на оплату отпусков Кредит 69 субсчет Расчеты с ФСС по взносам на социальное страхование - начислены за счет резерва взносы на социальное страхование с отпускных;
  • Дебет 96 субсчет Резерв на оплату отпусков Кредит 69 субсчет Расчеты с ФФОМС - начислены за счет резерва взносы на медицинское страхование в ФФОМС России с отпускных;
  • Дебет 96 субсчет Резерв на оплату отпусков Кредит 69 субсчет Расчеты с ТФОМС - начислены за счет резерва взносы на медицинское страхование в ТФОМС России с отпускных;
  • Дебет 96 субсчет Резерв на оплату отпусков Кредит 69 субсчет Расчеты с ФСС по взносам на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний - начислены за счет резерва взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний с отпускных.

В бухгалтерском учете резерв можно использовать строго в пределах ранее зарезервированных сумм. Может возникнуть ситуация, когда сумма отпускных будет больше резерва. В данном случае возникшую разницу следует отразить на счете 97 Расходы будущих периодов . Соответственно, разница будет списана за счет будущего резерва. Данную операцию отражают проводки:

  • Дебет 97 Кредит 70 (69) - отражена сумма отпускных (обязательных страховых взносов), начисленных сверх резерва;
  • Дебет 96 субсчет Резерв на оплату отпусков Кредит 97 - списаны отпускные за счет резерва, образованного в следующем месяце.

Учет отпускных при налогообложении (при создании резерва на оплату отпусков в бухгалтерском учете) зависит от системы налогообложения, которую применяет организация.

Организация применяет общую систему налогообложения

Когда организация создает резерв на оплату отпусков, все расходы, связанные с выплатой отпускных, следует отнести на использование соответствующего резерва (п. 2 ст. 324.1 НК РФ ).

В налоговом учете при наличии резерва суммы начисленных отпускных не нужно включать в затраты текущего месяца. Ежемесячные отчисления можно учесть в резерв на оплату отпусков в течение календарного года.

По состоянию на 31 декабря необходимо провести инвентаризацию созданного в бухгалтерском и налоговом учете резерва на оплату отпусков. В ходе инвентаризации следует сравнить фактическую сумму произведенных в текущем году расходов на оплату отпусков с фактической суммой отчислений в резерв. Может возникнуть ситуация, когда сумма отпускных будет больше резерва. В данном случае возникшую разницу следует включить в состав текущих расходов на оплату отпусков. Данную операцию отражают проводки:

  • Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44) Кредит 96 субсчет Резерв на оплату отпусков - доначислен резерв на сумму превышения фактических расходов на оплату отпусков над величиной резерва;
  • Дебет 96 субсчет Резерв на оплату отпусков Кредит 97 - списан остаток отпускных, превышающий сумму ранее начисленного резерва.

Когда сумма начисленного резерва больше суммы фактических расходов на оплату отпусков, порядок учета будет зависеть от того, будет ли организация создавать резерв на оплату отпусков в будущем или нет. Если будет принято положительное решение, сумму резерва, допустимую к переносу на следующий год, следует присоединить к резерву на оплату отпусков предстоящего года.

Формула расчета недоиспользованного в текущем году резерва:

Предполагаемая сумма отпускных за отпуск, не использованный сотрудником в текущем году = Фактическое количество дней отпуска, не использованных сотрудником в текущем году × Средний дневной заработок сотрудника + Сумма взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и страхование от несчастных случаев и профзаболеваний, относящаяся к рассчитанным отпускным

Получившиеся результаты необходимо просуммировать по каждому сотруднику, тем самым получив общую сумму резерва, которую можно перенести на следующий год.

В случае, когда организация отказывается от создания резерва, всю сумму недоиспользованного резерва по состоянию на 31 декабря текущего года следует включить в состав внереализационных доходов текущего года (п. 5 ст. 324.1 НК РФ ).

И в случае, когда организация переносит остаток резерва на следующий год, и когда резерв в следующем году она создавать не будет, в бухгалтерском учете необходимо сделать сторнировочную запись издержек производства и обращения на сумму недоиспользованного резерва на оплату отпусков. Данную операцию отражает проводка:

  • Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44) Кредит 96 субсчет Резерв на оплату отпусков - сторнирована излишне начисленная сумма резерва на оплату отпусков.

Организация применяет УСН

Возможность создавать налоговый резерв на оплату отпусков при упрощенной системе не предусмотрена, поэтому списывать расходы на оплату отпусков за счет резерва организация, применяющая УСН, не может.

Организация применяет ЕНВД

Возможность создавать налоговый резерв на оплату отпусков при ЕНВД не предусмотрена, поэтому списывать расходы на оплату отпусков за счет резерва организация, применяющая этот спецрежим, не сможет.

Организация совмещает общую систему налогообложения и ЕНВД

Когда организация создает резерв на оплату отпусков, все расходы, связанные с выплатой отпускных, следует отнести на использование соответствующего резерва (п. 2 ст. 324.1 НК РФ ).

Затраты в виде отчислений в резерв, относящиеся к двум видам деятельности организации, следует распределить (п. 9 ст. 274 НК РФ ). Отчисления в резерв по сотрудникам, занятым только в одном виде деятельности организации, распределять не нужно.

В конце года следует проанализировать результат использования резерва — сравнить фактическую сумму расходов на отпуска с фактической суммой отчислений в резерв.

При этом возможны следующие результаты:

1.Сумма фактических затрат на оплату отпусков превысит сумму резерва.

Перерасход надлежит включить в состав текущих расходов (п. 3 ст. 324.1 НК РФ ). Здесь следует решить — будут ли распределены текущие расходы на оплату отпусков по видам деятельности или нет. Когда расходы относятся к одному виду деятельности, распределять их не нужно. Когда расходы связаны с двумя видами деятельности, их следует распределить пропорционально доходам, полученным от разных видов деятельности (п. 9 ст. 274 НК РФ ).

2. Сумма фактических затрат на оплату отпусков будет меньше суммы резерва.

Здесь порядок учета будет зависеть от того, будет ли организация создавать такой же резерв в следующем году или нет.

Если организация примет положительное решение, резерв следует уточнить — определить предполагаемую сумму отпускных за неиспользованный сотрудниками в текущем году отпуск и сравнить эту величину с фактическим остатком резерва. Если предполагаемая сумма отпускных за неиспользованный сотрудниками в текущем году отпуск будет меньше, чем фактический остаток резерва на конец года, отрицательную разницу следует включить в состав внереализационных доходов.

Если предполагаемая сумма отпускных за неиспользованный сотрудниками в текущем году отпуск превышает фактический остаток резерва на конец года, сумму превышения следует включить в состав расходов на оплату труда и прочих расходов (п. 3 ст. 324 НК РФ ).

В случае, когда организация отказывается от создания резерва, всю сумму недоиспользованного резерва по состоянию на 31 декабря текущего года следует включить в состав внереализационных доходов текущего года (п. 5 ст. 324.1 НК РФ ).

3. Сумма фактических затрат на оплату отпусков будет равна сумме резерва.

Скачать Порядок использования резерва на оплату отпусков