Добавить ЗаконПрост! в закладки
|
Помощь
Понедельник, 17 декабря 2018 год

все документы
федеральное законодательство
региональное законодательство
рекомендации
информация ФНС
формы документов
все документы

8-800-707-84-06

БЕСПЛАТНАЯ ГОРЯЧАЯ ЛИНИЯ ЮРИДИЧЕСКОЙ ПОМОЩИ

Бесплатная консультация

.

Навигация по разделу

Налоговый учет

Бухгалтерский учет

Кадровое делопроизводство

Порядок возмещения сотруднику перерасхода выданных под отчет денег и удержания с него не возвращенных в срок подотчетных сумм

Проверка авансового отчета может выявить перерасход сотрудником предоставленных ему средств.

В случае обоснованного перерасхода организация обязана возместить сотруднику его убытки (ст. 22 ТК РФ , указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55).

Обоснованным перерасход считается, если:

  • деньги расходовались непосредственно на выполнение задания, порученного организацией и указанного в приказе руководителя о выдаче денег под отчет;
  • сотрудник предоставил документы, которые могут подтвердить перерасход.

Организация вправе не возмещать деньги сотруднику, если одно из этих условий не исполняется (указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55).

Выдача сотруднику перерасходованных денег производится из кассы. Для этого необходимо оформить расходный кассовый ордер формы № КО‑2. Номер и дата кассового ордера вписываются в соответствующую строку авансового отчета: Перерасход выдан по кассовому ордеру (указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55).

Выдача денег оформляется проводкой:

  • Дебет 71 Кредит 50 - возмещены сотруднику расходы, превышающие сумму, выданную ранее под отчет.

Сумма, возмещаемая сотруднику, не является вознаграждением за выполнение задания или оплатой труда. Это - компенсация понесенных сотрудником расходов, не приносящая ему никакого экономического дохода (ст. 41 НК РФ ). Следовательно, выплаченные подотчетному лицу деньги не нужно облагать (при наличии подтверждающих документов):

  • НДФЛ (ст. 209 НК РФ );
  • взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование (ч. 1 ст. 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ);
  • взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (п. 3 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 марта 2000 г. № 184).

Выплаченные деньги следует учесть в составе расходов при расчете налога на прибыль и единого налога при УСН с разницы между доходами и расходами. Это потребует подтверждения их экономической обоснованности (п. 1 ст. 252, п. 2 ст. 346.16 НК РФ). В зависимости от того, что оплачивал сотрудник, происходит учет указанных расходов.

Возмещенные суммы не окажут влияние на расчет единого налога при УСН с доходов и на расчет ЕНВД. Это связано с тем, что организации, применяющие спецрежимы, не учитывают расходы (п. 1 ст. 346.14, п. 1 ст. 346.29 НК РФ).

Сотрудник должен отчитаться за полученные деньги не позже чем через три рабочих дня после окончания срока возврата подотчетных денег. Если сотрудник отправляется в командировку, отсчет трех дней начинается со дня его возвращения (п. 11 Порядка ведения кассовых операций, утвержденных решением совета директоров ЦБ РФ 22 сентября 1993 г. № 40).

В случае, если сумма неизрасходованного аванса была возвращена с опозданием, эти деньги можно удержать из зарплаты сотрудника. Для этого в течение месяца со дня окончания срока, установленного для отчета сотрудника, руководитель организации может издать приказ о взыскании в произвольной форме. При этом подобное взыскание потребует письменного согласия сотрудника о том, что он не имеет ничего против удержаний.

Если письменное согласие на взыскание от сотрудника не получено, организация вправе обратиться в суд (ст. 137, 248 ТК РФ; письмо Роструда от 9 августа 2007 г. № 3044-6-0).

Организация не может удерживать из зарплаты сотрудника более 20% (ст. 138 ТК РФ ).

В день, к которому сотрудник должен был вернуть полученные под отчет деньги, в бухучете делается следующая запись:

  • Дебет 94 Кредит 71 - отражена сумма, выданная под отчет сотруднику и не возвращенная в срок.

Если из зарплаты сотрудника удерживается сумма, это оформляется проводкой:

  • Дебет 70 Кредит 94 - удержана из зарплаты сотрудника невозвращенная подотчетная сумма.

Такой порядок предусмотрен Инструкцией к плану счетов счета 70, 71, 94.

Скачать Порядок возмещения сотруднику перерасхода выданных под отчет денег и удержания с него не возвращенных в срок подотчетных сумм