В зависимости от системы налогообложения, применяемой организацией, устанавливается порядок расчета налогов.

Организация применяет общую систему налогообложения

Расходы на проезд до места командировки и обратно должны быть документально подтверждены. В этом случае они входят в состав прочих расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль (п. 1.12 ст. 264 НК РФ ).

При расчете налога на прибыль в бюджетной организации следует учесть затраты, понесенные в рамках приносящей доход деятельности, в том числе в части превышения норм оплаты проезда за счет бюджетных средств (п. 2 ст. 321.1 НК РФ ).

В качестве документального свидетельства можно использовать:

• проездные билеты;
• бланки строгой отчетности;
• кассовые чеки и т. д.

Организация может оплатить расходы на проезд даже в том случае, если их нельзя документально подтвердить (п. 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Но в таком случае компенсация не может быть учтена при налогообложении прибыли (п. 1 ст. 252 НК РФ ).

В зависимости от вида страхования (обязательное или добровольное), по которому уплачивается взнос при покупке проездного билета, он учитывается или нет при расчете налога на прибыль.

• Обязательное личное страхование от несчастных случаев пассажиров воздушного, железнодорожного, морского, внутреннего водного и автомобильного транспорта предусмотрено по законодательству (п. 1 Указа Президента РФ от 7 июля 1992 г. № 750):
  • Сумма страхового взноса берется с пассажира - она включена в стоимость билета.
  • Организация может учесть стоимость страховки при налогообложении прибыли (п. 1.12 ст. 264 НК РФ ), поскольку она входит в состав расходов на проезд (п. 12 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).
• Добровольное личное страхование может быть оформлено по инициативе пассажира (п. 3 ст. 3 Закона от 27 ноября 1992 г. № 4015-1):
  • Страховой полис должен оформляться отдельно в качестве приложения к проездному билету.
  • Расходы на добровольное страхование пассажиров нельзя учесть при расчете налога на прибыль, поскольку они не предусмотрены статьей 263 НК РФ ({письма Минфина России от 10 мая 2006 г. № 03-03-04/2/138, от 9 июля 2004 г. № 03-03-05/1/67).

Расходы сотрудника на такси до аэропорта

При расчете налога на прибыль организация может учесть расходы сотрудника на такси до аэропорта, из которого тот вылетал в командировку (п. 1.12 ст. 264, ст. 270 НК РФ). Для этого такие расходы должны быть экономически обоснованными и документально подтвержденными ({п. 1} {ст. 252} {НК РФ}]]).

Порядок возмещения командировочных расходов определяется в коллективном договоре (локальном нормативном акте). В этом документе можно прописать в том числе и положения о компенсации затрат на такси.

В качестве документов, подтверждающих расходы на такси, выступают:

• чеки ККТ;
• бланки строгой отчетности (билет, квитанция).

По окончании командировки сотрудник предъявляет эти документы вместе с авансовым отчетом (указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55, рекомендации, утвержденные приказом Минфина России от 23 сентября 2005 г. № 123н).

Организация не должна производить начисление НДФЛ и взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование с компенсации документально подтвержденных командировочных расходов (п. 3 ст. 217 НК РФ , ч. 2 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ; письма Минфина России от 5 июня 2006 г. № 03-05-01-04/148 и от 26 января 2005 г. № 03-03-01-04/2/15).

Расходы на медицинскую страховку сотрудника

Организация вправе учесть при расчете налога на прибыль расходы на медицинскую страховку сотрудника, пребывающего в загранкомандировке. Поскольку ряд государств запрещает въезд в страну без медицинской страховки, расходы на ее получение считаются экономически обоснованными (п. 1 ст. 252 НК РФ , подп. г п. 23 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

В качестве документов, подтверждающих расходы на страховку, выступают:

• страховой полис;
• справка о том, что страховка является обязательным условием выдачи въездной визы.

Расходы на оформление медицинской страховки входят в состав командировочных расходов и учитываются при налогообложении прибыли (п. 1.12 ст. 264 НК РФ ).

Расходы по возвращенному авиабилету

В случае, если командированный сотрудник приобрел билет на самолет, но потом был вынужден его сдать по уважительной причине, организация может учесть при расчете налога на прибыль стоимость возвращенного авиабилета.

В состав расходов на проезд до места командировки и обратно, которые организация обязана возместить сотруднику (ст. 168 ТК РФ , п. 11, 12 и 22 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749), входят:

• стоимость проездного билета на транспорте общего пользования (самолет, поезд и т. д.);
• стоимость услуг по оформлению проездных билетов и т. д.

Расходы на проезд, документально подтвержденные, могут быть учтены в прочих расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль (п. 1 ст. 252, п. 1.12 ст. 264 НК РФ).

В качестве документов, подтверждающих расходы на билет, выступают:

• проездные билеты;
• бланки строгой отчетности;
• кассовые чеки и т. д.

Расходы на покупку неиспользованного билета в размере суммы, удержанной агентством, можно учесть в составе внереализационных расходов как штрафную санкцию (п. 1.13 ст. 265 НК РФ , ст. 330 ГК РФ ).

Момент признания затрат зависит от метода учета доходов и расходов, который применяет организация:

• при методе начисления - на дату признания, например, на дату уплаты агентству или выписки подтверждения, выражающего готовность заплатить штраф (п. 7.8 ст. 272 НК РФ );
• при кассовом методе - на дату фактической уплаты (п. 3 ст. 273 НК РФ ).

В случае отмены командировки в доход сотрудника не включается сбор, удержанный при возврате билета.

Организация не должна удерживать НДФЛ с компенсации документально подтвержденных расходов на проезд до места командировки и обратно (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ ).

Организация не должна начислять взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний с компенсации документально подтвержденных расходов на проезд (ч. 2 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, п. 10 Перечня, утвержденного постановлением Правительства РФ от 7 июля 1999 г. № 765).

Организация применяет УСН

Учет расходов происходит в зависимости от выбранного объекта налогообложения:

• доходы - командировочные расходы не уменьшают налоговую базу (п. 1 ст. 346.18 НК РФ );
• доходы минус расходы - подтвержденные расходы на проезд командированного сотрудника могут быть включены в состав затрат документально (п. 1.13 ст. 346.16 НК РФ ). Налоговая база также будет уменьшена суммами НДС по этим расходам (п. 1.8 ст. 346.16 НК РФ ).

Организация платит ЕНВД

Поскольку объектом обложения ЕНВД является вмененный доход (п. 1 ст. 346.29 НК РФ ), расходы на проезд во время командировки не окажут влияния на расчет налоговой базы.

Организация совмещает общую систему налогообложения и ЕНВД

Расходы на проезд в командировку, понесенные сотрудником, занятым сразу в деятельности организации, облагаемой ЕНВД, и в деятельности организации на общей системе налогообложения, необходимо распределить (п. 9 ст. 274, п. 7 ст. 346.26 НК РФ).

Если сотрудник занят в одном виде деятельности организации, распределение расходов не потребуется.

Сумма НДС, выделенная в проездном билете или счете-фактуре, распределяется по формуле, указанной в пункте 4 статьи 170 НК РФ :

НДС, который можно принять к вычету = НДС, выделенный в проездном билете или счете-фактуре * (Стоимость отгруженных за квартал товаров, реализация которых облагается НДС : Общая стоимость товаров, отгруженных за квартал)