Человек, который работает по гражданско-правовому договору, не является штатным сотрудником, поэтому:

• Трудовое законодательство не регулирует его отношения с организацией (ст. 11 ТК РФ ).
• На внештатного сотрудника не распространяются гарантии и компенсации, связанные с командировкой и предусмотренные ТК РФ.
• Условия служебных поездок внештатного сотрудника должны быть прописаны в договоре.

Расчеты с внештатными сотрудниками следует отражать в бухучете на счете 76 Расчеты с разными дебиторами и кредиторами (Инструкция к плану счетов).

Организация может компенсировать внештатным сотрудникам командировочные расходы следующего характера:

• стоимость проезда и найма жилья;
• дополнительные затраты, связанные с проживанием в другой местности (суточные);
• другие расходы, предусмотренные договором (оплата услуг связи, аренда оргтехники, транспорта и т. п.).

Договор с внештатным сотрудником может предусматривать один из следующих вариантов:

• компенсация расходов, связанных с поездкой, входит в сумму вознаграждения;
• компенсация расходов, связанных с поездкой, выплачивается отдельно.

Если расходы компенсируются с помощью вознаграждения, с общей суммы вознаграждения следует:

• удержать НДФЛ (п. 1 ст. 210 НК РФ );
• рассчитать взносы на обязательное пенсионное (медицинское) страхование (ч. 1 ст. 1, ч. 1 ст. 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).

Если это предусмотрено договором, то необходимо произвести начисление взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний на сумму вознаграждения (п. 3 и 4 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 марта 2000 г. № 184).

Необходимо помнить, что при начислении НДФЛ сотрудник имеет право на профессиональный налоговый вычет (п. 2 статьи 221 НК РФ ). Вычет должен быть предоставлен организацией по заявлению сотрудника на сумму фактически понесенных и документально подтвержденных расходов, связанных с исполнением договора.

Вознаграждение сотрудника не облагается взносами на обязательное социальное страхование (п. 2 ч. 3 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).

Если расходы выплачиваются отдельно, следует учесть особенности удержания НДФЛ с подобных выплат.

Компенсация внештатному сотруднику не облагается взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование (подп. и п. 2 ч. 1, ч. 2 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).

В зависимости от системы налогообложения, используемой организацией, производится начисление остальных налогов.

Организация применяет общую систему налогообложения

Вознаграждения внештатным сотрудникам в налоговом учете следует включить в состав расходов на оплату труда внештатного персонала (п. 21 ст. 255 НК РФ]). Организация не может списать эти выплаты в качестве командировочных расходов (п. 1.12 ст. 264 НК РФ , письмо УМНС России по г. Москве от 27 сентября 2004 г. № 28-11/62835).

Организация применяет УСН

При уплате единого налога с разницы между доходами и расходами вознаграждения по гражданско-правовым договорам с внештатными сотрудниками могут быть включены в состав затрат, уменьшающих налоговую базу (п. 1.6 ст. 346.16 НК РФ ; п. 21 ст. 255 НК РФ ; п. 2 ст. 346.16 НК РФ ). Сумма вознаграждения должна войти в состав расходов в момент их выплаты (п. 2.1 ст. 346.17 НК РФ ).

При уплате единого налога с доходов выплаты по гражданско-правовым договорам не повлияют на налоговую базу (п. 1 ст. 346.14, п. 1 ст. 346.18 НК РФ).

Организация платит ЕНВД

Поскольку объектом обложения ЕНВД является вмененный доход (п. 1 ст. 346.29 НК РФ ), выплаты по гражданско-правовым договорам не повлияют на налоговую базу плательщиков ЕНВД.

Организация совмещает общую систему налогообложения и ЕНВД

Если поездка внештатных сотрудников связана с деятельностью организации, облагаемой ЕНВД, и деятельностью, с которой налоги организация платит по общей системе налогообложения, сумма выплат по гражданско-правовым договорам должна быть распределена (п. 9 ст. 274, п. 7 ст. 346.26 НК РФ).