Организация прописывает порядок выплаты премии по итогам работы за год (годовой премии):

• в трудовом договоре (абз. 5 ч. 2 ст. 57 ТК РФ );
• в коллективном договоре (ч. 2 ст. 135 ТК РФ );
• в приказе на выплату премии (ч. 1 ст. 8 ТК РФ );
• в отдельном локальном документе, например, положении об оплате труда, положении о премировании и т. п. (ч. 2 ст. 135, ч. 1 ст. 8 ТК РФ).

В документе, в котором прописывается порядок выплаты премий, организация должна указать их источник.

Для начисления любой премии необходим приказ руководителя, составленный в зависимости от количества поощряемых:

• по форме № Т-11 - для поощрения сотрудника;
• по форме № Т-11а - для поощрения группы сотрудников.

Сотрудник должен быть уведомлен о премировании (раздел 1 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1).

Записи о премии по итогам работы за год не нужно вносить в трудовую книжку сотрудника, если эта премия выплачивается как регулярно, так и разово или ее выплата предусмотрена в трудовом, коллективном договоре или отдельном локальном документе об оплате труда (п. 25 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

По правилам в трудовую книжку следует вносить лишь те премии, которые связаны с трудовыми заслугами конкретного сотрудника (ч. 4 ст. 66 ТК РФ и п. 24 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Сумма премии по итогам работы за год определяется результатами работы организации в целом.

Порядок выплаты премии по итогам работы за год (п. 17 Порядка ведения кассовых операций ):

• по расчетно-платежной или платежной ведомости (форма № Т‑49 или № Т‑53);
• по расходному кассовому ордеру (форма № КО-2).

Организация не должна предусматривать выплаты премий по итогам года в своей учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008 ).

Выплата премии по итогам работы за год не может быть осуществлена до окончания календарного года, то есть раньше 31 декабря, поскольку для ее выплаты организация должна подвести итог своей работы за год. В случае, если организация все же совершит предварительную выплату по этому виду премии, может возникнуть ряд проблем:

• в том случае, если начисление премии производится пропорционально отработанному в году времени, а сотрудник заболевает или уходит в отпуск, придется делать перерасчет начисленной премии. Премиальные, излишне выплаченные сотруднику, следует с него удержать. Причем по своей инициативе организация этого совершить не может (ст. 137 ТК РФ );
• в том случае, если сотрудник, заранее получивший премию, нарушает условия договора до окончания календарного года и по его условиям (положения о премировании) должен был бы быть лишен премии.

Организация должна пересчитывать отпускные, если во время отпуска сотрудника ему начислялась премия по итогам работы за предыдущий год, а расчетный период и период, за который начислена премия, отработаны полностью ([[{абз. 4} {п. 15} {Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922}). Рекомендуется во избежание пересчета отпускных начислять вознаграждения по итогам работы за год как можно раньше, самый ранний возможный срок - 31 декабря текущего года.

В зависимости от источников выплат годовых премий производится их отражение в бухучете:

• за счет расходов по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ 10/99 );
• за счет чистой прибыли.

Начисление премии по итогам года оформляется одной из двух проводок:

• Дебет (20, 23, 25, 26, 28, 29, 44, 08) Кредит 70 - начислена премия за счет расходов по обычным видам деятельности;
• Дебет 84 Кредит 70 - начислена премия за счет чистой прибыли.

Организация в любом случае должна начислить взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний на сумму премии по итогам работы за год (п. 3 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 марта 2000 г. № 184) и удержать НДФЛ (п. 1.6 ст. 208 НК РФ ).

Сумму премии следует включить в налоговую базу по НДФЛ того месяца, в котором она выплачена.

При расчете НДФЛ начисленные за период работы более месяца премии не могут быть отнесены к расходам на оплату труда (п. 2 ст. 223 НК РФ ). Обычно для премий дата получения дохода в виде оплаты труда - это последний день месяца, за который начислен доход. Но премии за период работы более месяца начисляются за период, превышающий месяц. Поэтому дата получения дохода - это день выплаты премии (п. 1.1 ст. 223 НК РФ ), именно тогда делается проводка по удержанию налога.

Организация должна также в любом случае начислить взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование на сумму премий, предусмотренных трудовыми договорами (ч. 1 ст. 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).

Однако в том случае, если выплата премий не прописана в трудовом договоре, страховые взносы на них не начисляются (ч. 1 ст. 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).

В зависимости от системы налогообложения, применяемой организацией, производится уплата остальных налогов.

Организация применяет общую систему налогообложения

• если годовая премия выплачивается за счет чистой прибыли, она не уменьшает налоговую базу по налогу на прибыль;
• если годовая премия выплачивается за счет расходов по обычным видам деятельности организации, она включается в расходы по налогу на прибыль при следующих условиях:
  • премия предусмотрена трудовым договором (абз. 1 ст. 255 и п. 21 ст. 270 НК РФ);
  • премия выплачена за трудовые показатели (п. 2 ст. 255 НК РФ ).

Годовая премия предусмотрена трудовым договором при одном из условий (письмо УФНС России по г. Москве от 21 июля 2005 г. № 20-12/52413, постановление ФАС Дальневосточного округа от 25 января 2006 г. № Ф03-А51/05-2/4903):

• в трудовом договоре прописаны сумма и условия начисления премий (абз. 5 ч. 2 ст. 57 ТК РФ );
• трудовой договор содержит ссылку на локальный документ организации, регулирующий порядок начисления и выплаты премий.

Организация обязана включать страховые взносы, начисленные с суммы премий, в состав расходов, связанных с производством и реализацией (п. 1 ст. 253, п. 2 ст. 263 и п. 1.45 ст. 264 НК РФ]).

При методе начисления момент признания расходов в виде годовых премий определяется тем, к каким расходам (прямым или косвенным) они относятся:

• косвенные расходы - учитываются в момент начисления (п. 2 ст. 318, п. 4 ст. 272 НК РФ);
• прямые расходы - признаются по мере реализации продукции (работ, услуг) в стоимости которых они учтены (абз. 2 п. 2 ст. 318 НК РФ ). Организация, которая оказывает услуги, может учесть прямые расходы в момент их начисления (абз. 3 п. 2 ст. 318 НК РФ ).

При кассовом методе годовые премии, выплаченные за счет расходов по обычным видам деятельности, должны быть включены в состав расходов в момент выплаты их сотруднику (п. 3.1 ст. 273 НК РФ ).

Выплата премий, как правило, производится в месяце, следующем за месяцем их начисления. Поэтому в учете появляются вычитаемые временные разницы (п. 11 ПБУ 18/02 ), которые формируют отложенный налоговый актив (п. 14 ПБУ 18/02 ).

Постоянные разницы возникают в том случае, если годовые премии не уменьшают налоговую прибыль (п. 4 ПБУ 18/02 ). Они приводят к образованию постоянного налогового обязательства (п. 7 ПБУ 18/02 ).

Организация применяет УСН

Учет расходов происходит в зависимости от выбранного объекта налогообложения:

• доход - налоговая база не уменьшается на суммы годовых премий (п. 1 ст. 346.14 НК РФ );
• доход минус расход - предусмотренные трудовым (коллективным) договором годовые премии включаются в состав расходов, если они выплачены за трудовые показатели (п. 1.6 и п. 2 ст. 346.16 и ст. 255 НК РФ).

Сумма премий по итогам работы за год должна войти в расходы в момент их выплаты (п. 2 ст. 346.17 НК РФ ).

Организация платит ЕНВД

Поскольку ЕНВД рассчитывают исходя из вмененного дохода, начисление и выплата годовых премий не окажут влияния на расчет единого налога (п. 1 и 2 ст. 346.29 НК РФ).

Организация совмещает общую систему налогообложения и ЕНВД

При начислении премии сотруднику, занятому одновременно в деятельности организации, облагаемой ЕНВД, и деятельности на общей системе налогообложения, сумма причитающейся премии должна быть распределена (п. 9 ст. 274, п. 7 ст. 346.26 НК РФ).

Если премия начисляется сотруднику, занятому в одном виде деятельности, распределение не потребуется.