Премирование работников по результатам их труда есть право, а не обязанность администрации. Организация самостоятельно устанавливает систему премирования и виды премий для своих сотрудников:

1. В зависимости от периодичности выплаты:
   • разовые;
   • периодические (ежемесячные и ежеквартальные);
   • премии по итогам работы за год.
2. В зависимости от оснований выплаты:
   • производственные (за трудовые достижения);
   • непроизводственные (не связанные с результатами трудовой деятельности).
3. По источникам выплаты:
   • выплаченные за счет расходов по обычным видам деятельности;
   • выплаченные за счет прочих расходов;
   • выплаченные за счет чистой прибыли.

Периодические премии (ежемесячные и ежеквартальные) могут быть:

• производственными (ежемесячные премии, являющиеся частью зарплаты);
• непроизводственными (ежемесячные премии имеющим детей сотрудникам).

Периодические премии выплачиваются из любых источников. Обычно их выплата производится за счет расходов по обычным видам деятельности.

Порядок выплаты такого рода премий должен быть закреплен, например:

• в трудовом договоре (абз. 5 ч. 2 ст. 57 ТК РФ );
• в коллективном договоре (ч. 2 ст. 135 ТК РФ );
• в отдельном локальном документе организации, например, положении об оплате труда, положении о премировании и т. д. (ч. 2 ст. 135, ч. 1 ст. 8 ТК РФ).

На сотрудников, находящихся на испытательном сроке, положения коллективного договора распространяются, поэтому если в нем предусмотрены ежемесячные премии, они выплачиваются и им (ч. 3 ст. 70 ТК РФ ).

Начисление премии происходит после приказа руководителя о поощрении сотрудника (форма № Т‑11) или группы сотрудников (форма № Т-11а). Приказ должен быть подписан руководством.

В том случае, если ежемесячные премии предусмотрены трудовым договором, приказ на их выплату по форме № Т-11 (№ Т-11а) все равно необходимо составлять. Это связано с отсутствием в указаниях по заполнению формы № Т-11 видов премий, выплата которых требует оформления типовой формы приказа (раздел 1 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1).

С другой стороны, существует мнение, что приказ по форме № Т-11 (№ Т-11а) составляется лишь при выплате разовых премий за производственные результаты, поскольку в указаниях по заполнению формы № Т-11 (№ Т-11а) указывается, что типовая форма приказа используется для оформления поощрения за успехи в работе. Поскольку ежемесячные премии не имеют поощрительного характера, а назначаются за отработанное время (как и зарплата), приказ по типовой форме можно не оформлять.

Рекомендуется во избежание проблем оформлять приказ по форме № Т-11 (№ Т-11а) по всем премиям.

Поскольку ежемесячные и ежеквартальные премии имеют регулярный характер, в трудовые книжки сотрудников записи о них не делаются (п. 25 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Оформление выплаты премий может быть произведено одним из следующих способов (п. 17 Порядка ведения кассовых операций ):

• по расчетно-платежной или платежной ведомости (по формам № Т-49 или № Т-53);
• по расходному кассовому ордеру (по форме № КО-2).

В зависимости от источника премий производится их оформление в бухучете:

• за счет расходов по обычным видам деятельности;
• за счет прочих расходов;
• за счет чистой прибыли.

Премии за трудовые показатели в бухучете входят в состав расходов по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ 10/99 ). Их начисление отражается проводкой:

• Дебет 20 (23, 25, 26, 28, 29...) Кредит 70 - начислена премия за счет расходов по обычным видам деятельности.

Непроизводственные премии в бухучете входят в состав прочих расходов (п. 11 ПБУ 10/99 ). Их начисление отражается проводкой:

• Дебет 91-2 Кредит 70 - начислена премия за счет прочих расходов.

В том случае, если источник выплаты премии - нераспределенная прибыль, ее начисление отражается следующей проводкой:

• Дебет 84 Кредит 70 - начислена премия за счет чистой прибыли.

Организация обязательно должна удержать НДФЛ со всей суммы премий (п. 1.6 и 1.10 ст. 208 НК РФ).

Порядок расчета НДФЛ определяется следующими характеристиками премии:

• зависит или не зависит премия от достигнутых производственных результатов;
• является премия производственной или непроизводственной.

Если премия непроизводственная, то она не составляет часть зарплаты и не относятся к расходам на оплату труда. Подобные премии должны быть включены в налоговую базу по НДФЛ месяца, в котором выплачивались (п. 1.1 ст. 223 НК РФ ).

Если выплачивается производственная ежемесячная премия, необходимо отразить удержание НДФЛ проводкой:

• В последний день месяца, за который премия начислена (вместе с зарплатой), в том случае если сумма премии не зависит от достигнутых производственных результатов. Производственная ежемесячная премия в данной ситуации составляет часть зарплаты, начисленной за текущий месяц (п. 2 ст. 223 НК РФ ).
• В месяце выплаты премии, если сумма премии зависит от достигнутых производственных результатов. В данной ситуации производственная ежемесячная премия носит стимулирующий характер. Поскольку сумма премии зависит от достигнутых производственных результатов, ее нельзя рассматривать как вознаграждение за выполнение трудовых обязанностей. Дата получения дохода - день выплаты премии (п. 1.1 ст. 223 НК РФ ). В момент выплаты премии следует сделать проводку по удержанию налога.

Поскольку при расчете НДФЛ премии, начисленные за период работы сроком более месяца, нельзя отнести к расходам на оплату труда, ежеквартальная премия должна быть включена в налоговую базу того месяца, в котором выплачена (п. 2 ст. 223 НК РФ ).

В данном случае проводка по удержанию налога делается в момент выплаты премии (письма Минфина России от 12 ноября 2007 г. № 03-04-06-01/383 и УМНС России по г. Москве от 5 июня 2002 г. № 27-11н/25871).

Налог оплачивается одним платежным поручением (с зарплатой), если сумма премии включена в налоговую базу по НДФЛ вместе с зарплатой.

Налог перечисляется в бюджет отдельным платежным поручением, если сумма премии включена в налоговую базу по НДФЛ в месяце выплаты, если сроки перечисления НДФЛ по различным выплатам в течение месяца не совпадают (п. 2 ст. 223 и ст. 226 НК РФ).

Организация должна начислить взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний на сумму премий, выплачиваемых за производственные результаты (п. 3 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 марта 2000 г. № 184).

Выплаты сотрудникам могут облагаться взносами, только если имеют отношение к оплате труда (ст. 129 ТК РФ ). Следовательно, если выплата не связана с вознаграждением за труд, взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний по ней не начисляются. В свою очередь, ФСС России полагает, что не облагаются взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний выплаты, перечисленные в перечне, утвержденном постановлением Правительства РФ от 7 июля 1999 г. № 765 (письмо ФСС России от 10 октября 2007 г. № 02-13/07-9665).

Иначе говоря, однозначной точки зрения на этот вопрос нет.

Организация в любом случае должна начислить взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование на сумму премий (ч. 1 ст. 7, ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).

В зависимости от системы налогообложения, используемой организацией, производится уплата остальных налогов.

Организация применяет общую систему налогообложения

Сумма ежемесячных (ежеквартальных) премий должна учитываться в составе расходов на оплату труда, если выполняются два условия:

• премии предусмотрены трудовым договором (абз. 1 ст. 255, п. 21 ст. 270 НК РФ);
• премии выплачены за трудовые показатели (п. 2 ст. 255 НК РФ ).

Если премии не связаны с выполнением трудовых обязанностей, они не будут уменьшать налоговую базу по налогу на прибыль (п. 1 ст. 252 НК РФ ; письмо Минфина России от 20 января 2005 г. № 03-05-02-04/5).

При методе начисления момент признания расходов в виде премий определяется тем, к каким расходам (прямым или косвенным) они относятся:

• косвенные расходы признаются в момент начисления (п. 2 ст. 318, п. 4 ст. 272 НК РФ);
• прямые расходы учитываются по мере реализации продукции (работ, услуг), в стоимости которых они были учтены (абз. 2 п. 2 ст. 318 НК РФ ). Если организация оказывает услуги, она может учесть прямые расходы в момент их начисления (абз. 3 п. 2 ст. 318 НК РФ ).

Премии обычно относят к косвенным расходам (ст. 318, абз. 3 ст. 320 НК РФ). К прямым расходам причисляют лишь премии, выплачиваемые сотрудникам, занятым в производстве продукции/выполнении работ, оказании услуг (п. 1 ст. 318 НК РФ ).

При кассовом методе сумма премии должна включаться в состав расходов в момент ее выплаты сотруднику (п. 3.1 ст. 273 НК РФ ). Организация платит премию в месяце, следующем за месяцем ее начисления. В результате в учете появляются вычитаемые временные разницы (п. 11 ПБУ 18/02 ), которые приводят к образованию отложенного налогового актива (п. 14 ПБУ 18/02 ).

В том случае, если премии не уменьшают налогооблагаемую прибыль организации, в учете возникают постоянные разницы (п. 4 ПБУ 18/02 ), которые приводят к образованию постоянного налогового обязательства (п. 7 ПБУ 18/02 ).

Организация применяет УСН

В случае уплаты единого налога с разницы между доходами и расходами организация должна учесть премии в расходах, если соблюдены два следующих условия (п. 2 ст. 346.16, п. 2 ст. 255 НК РФ):

• премии предусмотрены трудовым (коллективным) договором;
• премии выплачены за трудовые показатели.

В момент выплаты премий их сумма включается в расходы (п. 2 ст. 346.17 НК РФ ).

Сумма непроизводственных премий не должна учитываться в составе расходов (абз. 2 п. 5 письма Минфина России от 5 июля 2004 г. № 03-03-05/2/44).

При уплате единого налога с доходов премии не уменьшают налоговую базу (п. 1 ст. 346.14 НК РФ ).

Организация платит ЕНВД

Поскольку ЕНВД рассчитывается исходя из вмененного дохода, начисление и выплата ежемесячных (ежеквартальных) премий не в состоянии повлиять на расчет единого налога (п. 1 и 2 ст. 346.29 НК РФ).

Организация совмещает общую систему налогообложения и ЕНВД

При совмещении требуется вести раздельный учет расходов, поэтому если премия начислена сотруднику, который занят сразу и в деятельности организации, облагаемой ЕНВД, и в деятельности, с которой организация платит налоги по общей системе налогообложения, сумма премии должна быть распределена (п. 9 ст. 274, п. 7 ст. 346.26 НК РФ). Если премии начислены сотруднику, занятому в одном виде деятельности, распределение не потребуется.