Бесплатная консультация
Навигация по разделу
Порядок отражения в бухучете и при налогообложении компенсаций за использование служебных и личных телефонов в организации
Чтобы обеспечить сотрудников мобильной связью, организация может не только компенсировать им телефонные разговоры, но и самостоятельно заключить контракт с сотовым оператором.
Компенсация организации за использование служебного телефона для личных переговоров
Организация должна оплатить счета, выставленные ей оператором связи, в полном объеме. На размер выплат не влияет характер переговоров сотрудника: служебный или личный (подп. б п. 28 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 25 мая 2005 г. № 328). При этом экономически обоснованными считаются лишь расходы, связанные с оплатой служебных звонков (п. 1 ст. 252 НК РФ ).
Организация может разработать свою систему правил пользования служебными мобильными телефонами. Это поможет контролировать расход средств на связь. Организация может в подобных правилах:
- ограничить расходы на служебные телефонные переговоры;
- запретить ведение личных телефонных переговоров;
- предусмотреть порядок возмещения расходов на оплату личных звонков и т. п.
Организация имеет право потребовать у сотрудника возмещения ущерба за личные переговоры со служебного мобильного телефона, поскольку стоимость таких разговоров может расцениваться как материальный ущерб (ст. 238, 248 ТК РФ).
Возмещение сотрудником ущерба может производиться:
- добровольно;
- путем взыскания или в судебном порядке.
Если сотрудник готов добровольно компенсировать ущерб, нанесенный организации (ч. 4 ст. 248 ТК РФ ), то он может:
- внести требуемую сумму в кассу;
- дать письменное согласие на удержание стоимости личных переговоров из своей зарплаты.
В случае отказа от добровольного возмещения ущерба организация может взыскать с сотрудника эту сумму, удержав стоимость личных переговоров из его зарплаты. Однако если нанесенный ущерб превышает размер среднего заработка сотрудника, организации следует обратиться в суд.
Расчеты с сотрудником по возмещению стоимости личных звонков в бухучете следует отразить на счете 73 Расчеты с персоналом по прочим операциям (Инструкция к плану счетов).
Стоимость личных звонков сотрудника, указанных в счете оператора, отражается проводкой:
- Дебет 73 Кредит 60 - учтена стоимость личных телефонных переговоров, подлежащих возмещению за счет сотрудника.
Возмещение стоимости личных звонков отражается одной из следующих проводок:
- Дебет 50 Кредит 73 - внесены наличные деньги в счет возмещения стоимости личных телефонных переговоров;
- Дебет 70 Кредит 73 - удержана из зарплаты стоимость личных телефонных переговоров.
В зависимости от системы налогообложения, применяемой организацией, производится начисление налогов со стоимости личных телефонных переговоров.
Организация применяет общую систему налогообложения
В данном случае у организации, оплачивающей личные переговоры (при последующем возмещении их стоимости сотрудником), могут появиться расходы и доходы для целей налогообложения.
Организация применяет УСН
Учет расходов происходит в зависимости от выбранного объекта налогообложения:
-
доходы - суммы, полученные (удержанные) в возмещение расходов на оплату личных переговоров, следует включить в доходы от реализации (п. 1 ст. 346.15, ст. 249 НК РФ). Налоговая база увеличивается в зависимости от момента возмещения ущерба (п. 1 ст. 346.17 НК РФ ):
- в день, когда сотрудник внес сумму возмещения в кассу;
- в день, когда сумма ущерба была удержана из зарплаты сотрудника;
- доходы минус расходы - телефонные переговоры непроизводственного характера не относятся к налогооблагаемой деятельности организации.
Организация платит ЕНВД
Суммы, полученные в возмещение расходов на оплату личных переговоров, не окажут влияния на расчет налоговой базы, поскольку объектом обложения ЕНВД является вмененный доход (п. 1 ст. 346.29 НК РФ ).
Компенсация сотруднику за использование личного телефона для служебных переговоров
Чтобы обеспечить сотрудника мобильной связью, организация может не только сама подключиться к сотовому оператору, но и компенсировать сотрудникам стоимость звонков с их личного мобильного телефона.
Сотрудник имеет право на получение следующих выплат от организации (ст. 188 ТК РФ ).:
- компенсации за использование личного имущества (или дохода от сдачи его в аренду организации);
- возмещение стоимости служебных звонков.
Начисление компенсации расходов на оплату служебных переговоров в бухучете отражается по кредиту счета 73 Расчеты с персоналом по прочим операциям (Инструкция к плану счетов).
Запись при начислении компенсации зависит от того, в каком подразделении работает сотрудник:
- Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44...) Кредит 73 - начислена компенсация расходов на оплату служебных переговоров с личного телефона.
Компенсация расходов на оплату служебных переговоров с личного телефона не подлежит обложению:
- НДФЛ (абз. 9 п. 3 ст. 217 НК РФ );
- взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование (подп. и п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ);
- взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (п. 10 Перечня, утвержденного постановлением Правительства РФ от 7 июля 1999 г. № 765).
В зависимости от системы налогообложения, применяемой организацией, производится расчет остальных налогов.
Организация применяет общую систему налогообложения
Компенсация расходов на оплату служебных переговоров с личного телефона при расчете налога на прибыль должна войти в состав прочих расходов (п. 1.25 ст. 264 НК РФ ). При этом расходы необходимо экономически обосновать и документально подтвердить (п. 1 ст. 252 НК РФ ).
Момент признания затрат зависит от метода учета доходов и расходов, который применяет организация:
- метод начисления - налоговая база может уменьшаться постепенно, по мере получения от сотрудников заявлений и документов, которые подтверждают стоимость служебных переговоров (п. 7.3 ст. 272 НК РФ );
- кассовый метод - расходы списываются только после выплаты компенсации сотруднику (п. 3 ст. 273 НК РФ ).
Организация применяет УСН
Учет расходов происходит в зависимости от выбранного объекта налогообложения:
- доходы - компенсации расходов на оплату служебных переговоров не повлияют на налоговую базу (п. 1 ст. 346.14 НК РФ );
- доходы минус расходы - затраты на оплату служебных переговоров могут быть включены в расходы, уменьшающие налоговую базу (п. 1.18 ст. 346.16 НК РФ ). Суммы компенсаций при расчете единого налога можно учесть только после их выплаты сотрудникам (п. 2 ст. 346.17 НК РФ ).
Организация платит ЕНВД
Компенсации расходов на оплату служебных переговоров с личных телефонов сотрудников не окажут влияния на расчет налоговой базы, поскольку объектом обложения ЕНВД является вмененный доход (п. 1 ст. 346.29 НК РФ ).
Организация совмещает общую систему налогообложения и ЕНВД
Если расходы относятся к деятельности организации на ЕНВД, то при расчете налога на прибыль они не учитываются (п. 9 ст. 274, п. 7 ст. 346.26 НК РФ).
Если сотрудник занят сразу и в деятельности, облагаемой ЕНВД, и в деятельности на общей системе налогообложения, то компенсация расходов на оплату служебных переговоров с личных мобильных телефонов должна быть распределена. Если сотрудник занят в одном виде деятельности, то распределение компенсации не понадобится.
---Скачать Порядок отражения в бухучете и при налогообложении компенсаций за использование служебных и личных телефонов в организации