Порядок организации документооборота в бухгалтерии

Документооборот - это создание первичных учетных документов или получение их от других организаций, их принятие к учету, обработка, передача в архив. Общая схема документооборота включает в себя следующие позиции:

1. первичные документы;
2. учетные регистры;
3. бухгалтерская и налоговая отчетность;
4. график документооборота;
5. хранение документов.

Документы, с которыми работает бухгалтерия, можно разделить на две группы:

• документы налогового учета и отчетности;
• бухгалтерские документы.

К документам налогового учета и отчетности относятся формы налоговой отчетности и налоговые регистры.

Бухгалтерские документы делятся на три группы:

• формы отчетности;
• регистры бухучета;
• первичные документы.

Состав форм бухгалтерской отчетности зависит от того, является ли организация малым предприятием и подлежит ли она обязательному аудиту.

Регистры бухучета представляют собой перечни операций в хронологическом порядке, сгруппированные по счетам бухучета (например, ведомости, отчеты в табличной форме). Формы, рекомендованные ранее к использованию (см., например, письмо Минфина России от 24 июля 1992 г. № 59), устарели, поэтому организация должна разработать свои собственные регистры. Регистры могут оформляться как в бумажном, так и в электронном виде. Такие правила установлены ст. 10 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ.

Каждая хозяйственная операция должна быть оформлена первичным документом (п. 1 ст. 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ). При заполнении первичных документов следует использовать унифицированные формы. Перечень документов, утвердивших унифицированные формы, приведен в таблице. Если для какой-либо операции унифицированная форма не предусмотрена, то организация может разработать ее самостоятельно. Формы документов, разработанные самостоятельно, утверждаются в учетной политике. Перечень обязательных реквизитов таких форм приведен в п. 2 ст. 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ.

В унифицированные формы (за исключением форм по учету кассовых операций) можно добавлять реквизиты (вносить дополнительные строки, колонки). А вот убирать реквизиты установленных форм нельзя. Чтобы начать использовать дополненную унифицированную форму, ее необходимо не только утвердить приказом (распоряжением) руководителя, но и внести в учетную политику положение о том, что организация станет использовать дополненную форму. Такой вывод следует из Порядка, утвержденного постановлением Госкомстата России от 24 марта 1999 г. № 20, и пункта 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности.

Все первичные документы должны формироваться в момент совершения операции или, в крайнем случае, сразу после ее окончания. Ответственность за достоверность сведений в первичных документах, а также за своевременность их составления несут лица, подписавшие их. Такие правила установлены п. 4 ст. 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ.

Перечень сотрудников, имеющих право подписи документов, утверждается приказом руководителя организации. Такой приказ должен быть согласован с главным бухгалтером. Документы, которые связаны с движением денежных средств, в обязательном порядке должны быть подписаны и руководителем, и главным бухгалтером или уполномоченными ими лицами. Такие правила установлены п. 3 ст. 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ.

Первичные документы могут оформляться как в бумажном, так и в электронном виде (п. 7 ст. 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ). Последний вариант возможен, если на документах ставится электронная цифровая подпись (п. 1 ст. 4 Закона от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ). Если документы составлены в электронном виде, то по требованию контролирующих инстанций организация обязана за свой счет изготовить для них бумажные копии (п. 7 ст. 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ).

При использовании унифицированных документов печать на них необходимо ставить в тех случаях, когда это предусмотрено инструкцией по их применению. По меньшей мере, в унифицированной форме должно быть предусмотрено место для печати, если она там необходима. При отсутствии печати на унифицированных документах налоговые инспекции могут доказать, что документ оформлен ненадлежащим образом. Согласно ст. 252 Налогового кодекса РФ , расходы по документам, составленным с нарушением действующего законодательства, не могут быть приняты для уменьшения налога на прибыль.

При использовании форм документов, разработанных самостоятельно, необходимо учитывать требования п. 2 ст. 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ. В перечне обязательных реквизитов печати нет. Это означает, что и без нее документ будет действителен.

Документы, составленные на иностранном языке, должны иметь построчный перевод на русский. Это необходимо как для целей бухучета, так и налогообложения (п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности, ст. 313 Налогового кодекса РФ , письмо Минфина России от 24 марта 2010 г. № 03-03-07/6).

В самих документах ничего дописывать не нужно. Однако следует приложить к ним отдельные переводы, подписанные переводчиками. Перевести документ на русский язык может как профессиональный переводчик, так и сотрудник организации, владеющий иностранным языком (письма Минфина России от 3 ноября 2009 г. № 03-03-06/1/725, от 14 сентября 2009 г. № 03-03-05/170).

При этом организация может сохранить некоторые слова на иностранном языке, если они являются зарегистрированным товарным знаком, например, название авиакомпании в авиабилете (ст. 6 Конвенции об охране промышленной собственности от 20 марта 1883 г.), или не имеют существенного значения для подтверждения произведенных расходов, например, в авиабилете на иностранном языке - условия применения тарифа, правила авиаперевозки, правила перевозки багажа и другая подобная информация (письма Минфина России от 24 марта 2010 г. № 03-03-07/6, от 14 сентября 2009 г. № 03-03-05/170).

Если документы на иностранном языке составлены по типовой форме (идентичны по количеству граф, их названию, расшифровке работ и т. д. и отличаются только суммой), то в отношении их постоянных показателей достаточно однократного перевода на русский язык. В последующем переводить необходимо только изменяющиеся показатели данного первичного документа. Такие разъяснения содержатся в письме Минфина России от 3 ноября 2009 г. № 03-03-06/1/725.

Ошибки в первичных документах исправляются следующим образом: зачеркивается неправильный текст и над зачеркнутым надписывается исправленный текст. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное. Исправления в документах заверяются подписями лиц, подписавших документ, с указанием даты внесения исправления. Вносить исправления в кассовые и банковские документы нельзя. Такие правила установлены п. 5 ст. 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ и разделом 4 Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105.

Если ошибка возникла в регистре бухучета, исправить ее можно на основании бухгалтерской справки. В этом документе должно содержаться обоснование исправления. Оно заверяется подписью лица, внесшего исправления, с указанием даты исправлений. Такие правила установлены п. 3 ст. 10 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ.

Одной из задач главного бухгалтера является организация и контроль за созданием (получением), обработкой и хранением документов (п. 6.6 Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105). В качестве инструментов для выполнения этой задачи можно использовать:

1. график документооборота;
2. номенклатуру дел.

График документооборота - это график или схема, которые описывают движение первичных документов на предприятии от момента их создания до момента передачи на хранение.

Унифицированной формы графика документооборота нет. Каждое предприятие составляет график самостоятельно исходя из особенностей деятельности. Разработку графика организует главный бухгалтер, а утверждается он приказом руководителя организации (п. 5.2 Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105).

В графике документооборота должны быть описаны:

• этапы создания (получения), проверки и передачи на хранение документа;
• сроки прохождения каждого из этапов;
• перечень сотрудников, выполняющих хозяйственные операции и оформляющих документы;
• перечень сотрудников, проверяющих документы;
• взаимосвязь ответственных лиц.

График может быть выполнен в виде схемы или перечня работ с указанием операций и взаимосвязей исполнителей. Примерная форма этого документа приведена в приложении к Положению, утвержденному Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105. Однако можно разработать и собственную структуру графика. Такие правила установлены п. 5.4 Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105.

В организациях с небольшим документооборотом все можно свести к составлению отдельных памяток для сотрудников. Сотруднику следует подробно расписать, какие документы он должен оформить, чтобы к нему не было претензий со стороны бухгалтерии.

Контроль за исполнением графика документооборота возлагается на главного бухгалтера (п. 5.7 Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105). Сотрудники организации должны быть ознакомлены с этим документом или выпиской из него. Требования главного бухгалтера к оформлению документов обязательны для всех сотрудников организации (п. 3 ст. 7 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ). За невыполнение требований главного бухгалтера к сотрудникам можно применить дисциплинарное взыскание. Некоторые организации прописывают в качестве одного из условий премирования выполнение требований по оформлению документов.

После обработки документа необходимо обеспечить его сохранность и последующую передачу в архив. Подробная информация о сроках и порядке хранения документов представлена в рекомендации Порядок хранения документов .

За отсутствие первичных документов установлена налоговая и административная ответственность.

• Номенклатура дел в бухгалтерии

Одним из способов упорядочивания хранения документов является составление номенклатуры дел. Номенклатура дел - это многоцелевой документ: организатор документов, классификатор документов и справочник по документам. В ней содержится информация о том, какие документы и в каком подразделении следует вести и в течение какого времени они должны храниться.

Назначение номенклатуры дел:

• распределение исполненных документов в дела;
• систематизация дел;
• закрепление индексов дел;
• установление сроков хранения дел.

Номенклатуры дел бывают трех видов:

• типовая;
• примерная;
• индивидуальная номенклатуры дел конкретной организации.

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер. Типовые и примерные номенклатуры дел используются для составления индивидуальной номенклатуры дел.

Индивидуальная номенклатура дел конкретной организации - это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, предполагаемых к заведению в делопроизводстве организации (или ее структурного подразделения) в определенном календарном году с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке.

Разработка индивидуальных номенклатур дел на предстоящий год начинает проводиться в организации в последнем квартале - так, чтобы она была завершена в декабре, и с января следующего года номенклатуру можно было бы ввести в действие.

Основные требования, которым должна отвечать номенклатура дел организации:

• номенклатура должна охватывать все документы, которые организация получает или создает в процессе своей деятельности в течение года;
• формулировка заголовков дел должна быть конкретной и четкой, чтобы полностью отразить состав и содержание документов в них и исключить возможность помещения в дела документов, не соответствующих и содержанию и сроку хранения;
• дела внутри разделов номенклатуры систематизируются в соответствии со степенью важности и сроком хранения.

---