Добавить ЗаконПрост! в закладки
|
Помощь
Суббота, 15 декабря 2018 год

все документы
федеральное законодательство
региональное законодательство
рекомендации
информация ФНС
формы документов
все документы

8-800-707-84-06

БЕСПЛАТНАЯ ГОРЯЧАЯ ЛИНИЯ ЮРИДИЧЕСКОЙ ПОМОЩИ

Бесплатная консультация

.

Навигация по разделу

Содержание

Действует
Редакция от 2009-05-30
размер шрифта

ПРИКАЗ Министра обороны РФ от 31-08-2005 200 (ред от 30-05-2009) ОБ УТВЕРЖДЕНИИ НАСТАВЛЕНИЯ ПО АРХИВНОМУ ДЕЛУ В ВООРУЖЕННЫХ... Актуально в 2018 году

Д. Составление описей на сдаваемые в архив дела

57. На все сдаваемые в архив дела, книги, журналы, проектно-технические документы, картотеки и т.п. каждой воинской частью (организацией) составляются описи дел (формы N 5, 6, 7).

Опись дел является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел.

58. В описях дел указывается полное действительное (без сокращений) наименование той воинской части (организации), которая фактически вела дела и закончила их делопроизводством. Если воинская часть имеет и условное наименование, то под действительным наименованием пишется ее условное наименование.

В случаях, когда воинская часть (организация) в течение периода, за который вносятся дела в опись, была переименована (преобразована) и это не вызвало возникновения нового фондообразователя, под прежним наименованием пишется ее новое наименование. Например: "Опись несекретных дел 2 гвардейского механизированного полка, с 14 мая 1993 г. - 2 гвардейского мотострелкового полка (войсковая часть 00000)".

59. В описях дел военных представительств на предприятиях промышленности указывается подчиненность представительства. Например: "Опись несекретных дел 25 военного представительства Министерства обороны Российской Федерации (Главного автобронетанкового управления Министерства обороны Российской Федерации)".

В описях дел воинских частей (организаций), не имеющих своей финансовой службы, указывается наименование воинской части (организации), в которой личный состав получал денежное довольствие.

60. Перед внесением заголовков дел в описи проверяется качество формирования и оформления дел.

При просмотре дел проверяются:

соответствие заголовка дела содержанию документов;

правильность оформления и группировки документов, включенных в дело;

качество подшивки или переплета;

правильность нумерации листов;

наличие внутренней описи и ее правильность;

правильность оформления обложки;

наличие и правильность заверительной надписи.

В случае обнаружения нарушений установленных правил формирования и оформления дел они должны быть устранены.

Каждое дело вносится в опись под самостоятельным номером, по годам. Дела внутри года располагаются по предметно-тематическому признаку или видам документов в хронологической последовательности.

Многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов. В этом случае в описи пишется наименование только первого тома, а наименования всех остальных томов, если они помещены на одной странице, обозначаются словами "То же". Если же наименование многотомного дела переходит на следующий лист, то необходимо заголовок дела повторить полностью. При внесении в опись последнего тома после номера тома добавляется слово "последний".

В описи между наименованиями (заголовками) дел оставляется интервал не менее 1 см.

61. Служебные издания, имеющие грифы секретности, вносятся в одну опись, а несекретные - в другую опись. В описи издания располагаются по годам их выпуска. Опись составляется по следующей форме: номер по порядку, инвентарный номер, номер экземпляра, фамилия и инициалы автора (авторов), наименование издания, год издания, количество страниц, отметка о месте хранения (выбытии).

62. Дела военно-медицинских организаций (военные госпитали, медико-санитарные батальоны и т.п.) с лечебными документами (протоколы медицинских комиссий, медицинские отчеты, книги учета больных) вносятся в отдельные описи.

63. В зависимости от сроков хранения и грифов секретности дела в самостоятельные описи вносятся:

с постоянным сроком хранения: совершенно секретные - в одну опись, секретные - в другую опись, несекретные - в третью опись;

с временными сроками хранения (75, 50, 25, 20, 15, 10, 5 лет) - по степени секретности и срокам хранения за каждый год отдельно. Например: в штабе воинской части за 1990 год имеется 37 несекретных дел с временными сроками хранения, из них: 5 дел со сроком хранения 75 лет вносятся в одну опись, 7 дел со сроком хранения 50 лет вносятся в другую опись, 8 дел со сроком хранения 25 лет вносятся в третью опись, 6 дел со сроком хранения 10 лет вносятся в четвертую опись, 11 дел со сроком хранения 5 лет - в пятую. В таком же порядке в описи вносятся совершенно секретные (секретные) дела.

На дела с грифом "особой важности" и с шифртелеграммами составляются самостоятельные описи.

64. Отдельные описи (форма N 5) с учетом указанного в пункте 63 настоящего Наставления составляются на следующие категории дел:

а) дела, книги, журналы, картотеки воинской части (организации);

б) выписки из исторического формуляра, исторической справки (на каждый экземпляр составляется отдельная опись);

в) документы по учету личного состава (приказы по личному составу, приказы по строевой части, книги учета личного состава);

г) книги учета личных дел;

д) личные карточки лиц гражданского персонала;

е) штатно-должностные книги или книги штатно-должностного учета;

ж) раздаточные ведомости и карточки лицевых счетов на выплату денежного довольствия военнослужащим.

65. Отдельные описи (форма N 6) составляются на следующие категории дел:

а) на личные дела офицеров Вооруженных Сил (кроме Военно-Морского Флота);

б) на личные дела офицеров Военно-Морского Флота;

в) на личные дела прапорщиков, сержантов, старшин и солдат, проходивших службу по контракту в Вооруженных Силах (кроме Военно-Морского Флота);

г) на личные дела прапорщиков, мичманов, сержантов, старшин, солдат и матросов, проходивших военную службу по контракту на Военно-Морском Флоте;

д) на пенсионные дела лиц, проходивших военную службу, в которых содержатся личные дела.

В каждую опись дел вносятся в алфавитном порядке фамилии, имена и отчества лиц, проходивших по делам. Фамилия, имя и отчество в описи пишутся в именительном падеже.

66. Отдельные описи (форма N 7) составляются на следующие категории дел:

а) на уголовные дела военного суда;

б) на гражданские дела военного суда;

в) на прекращенные (приостановленные) уголовные дела военной прокуратуры;

г) на наблюдательные, надзорные и кассационные производства по уголовным делам;

д) на надзорные производства по уголовным делам военных прокуратур.

Дела с постоянными сроками хранения вносятся в самостоятельные описи и располагаются по годам их рассмотрения в военном суде (прокуратуре). На дела с временными сроками хранения составляются описи по срокам их хранения в порядке, указанном в пункте 63 настоящего Наставления.

Дела в описи располагаются в алфавитном порядке фамилий, имен и отчеств лиц, проходящих по этим делам, причем если по одному делу проходит несколько лиц, то такие дела вносятся в опись по фамилии первого лица, проходящего по делу, а фамилии, имена и отчества других лиц помещаются вслед за фамилией первого лица.

Уголовные дела, состоящие из двух и более томов, в опись вносятся по порядку номеров томов. Приложения к уголовным делам (магнитофонные записи и т.п.) вносятся в опись вслед за делом, приложением к которому они являются.

67. Описи дел подписываются лицом, ответственным за ведение делопроизводства, и утверждаются начальником штаба воинской части (начальником организации), подпись скрепляется гербовой мастичной печатью по действительному наименованию воинской части (организации).

Описи дел до их утверждения должны быть рассмотрены и одобрены экспертной комиссией.

68. Воинские части (организации) описи дел (формы N 5, 6, 7) составляют в следующем количестве экземпляров:

а) при сдаче дел непосредственно в ЦА МО - в двух экземплярах, в ЦВМА и ЦА РКВ - в трех экземплярах независимо от сроков хранения дел;

б) при сдаче дел в окружные архивы со сроками хранения постоянно, 75 и 50 лет - в трех экземплярах, со сроками хранения до 25 лет включительно - в двух экземплярах, во флотские архивы со сроками хранения постоянно, 75 и 50 лет - в четырех экземплярах, со сроками хранения до 25 лет включительно - в двух экземплярах.

69. В главных штабах видов Вооруженных Сил, штабе Тыла Вооруженных Сил, штабах военных округов, группы войск, флотов, армий, флотилий, штабах и управлениях родов войск Вооруженных Сил, главных и центральных управлениях Министерства обороны, в высших военно-учебных заведениях, научно-исследовательских и проектных организациях описи составляются отдельно на дела каждого управления (отдела, службы).

70. Бланки описей дел изготавливаются типографским способом на белой бумаге первого сорта формата A4 (210 x 297 мм). С левой стороны описи оставляется чистое поле не менее 2 см для подшивки. Текст печатается на машинке без помарок и исправлений только на одной стороне листа.

71. Описи на дела с грифами секретности составляются в секретном порядке. Описи на дела, не имеющие грифа секретности, в том числе воинских частей и организаций, имеющих действительное и условное наименования, составляются в несекретном порядке.

72. Дела и описи, подготовленные с нарушением требований, изложенных в настоящем Наставлении, в архивы Вооруженных Сил не принимаются.

За сохранность дел, законченных делопроизводством, правильность их оформления и подготовки к передаче (в соответствии с настоящим Наставлением) на дальнейшее хранение, а также полноту заполнения исторического формуляра (исторической справки) ответственность несет начальник штаба воинской части (начальник организации).

Скачать ПРИКАЗ Министра обороны РФ от 31-08-2005 200 (ред от 30-05-2009) ОБ УТВЕРЖДЕНИИ НАСТАВЛЕНИЯ ПО АРХИВНОМУ ДЕЛУ В ВООРУЖЕННЫХ... Актуально в 2018 году