Добавить ЗаконПрост! в закладки
|
Помощь
Четверг, 28 марта 2024 год

все документы
федеральное законодательство
региональное законодательство
рекомендации
информация ФНС
формы документов
все документы

Бесплатная консультация

.

Навигация по разделу

Содержание


Действует
Редакция от 2011-05-27
размер шрифта

ПРИКАЗ ФТС РФ от 18-10-2004 160 (ред от 27-05-2011 с изменениями вступившими в силу с 27-05-2011) О ТИПОВОЙ ИНСТРУКЦИИ ПО... Актуально в 2018 году

5. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

5.1. Организация документооборота

5.1.1. Движение документов в таможенном органе с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

5.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в таможенном органе, регламентируются настоящей Инструкцией, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями их должностных лиц.

5.1.3. Решение о регистрации и исполнении документов, поступивших в таможенный пост (в составе таможни) непосредственно от организаций и физических лиц, принимается руководством таможенного поста в соответствии с полномочиями таможенного поста, указанными в главе II Общего положения о таможенном посте.

(в ред. Приказа ФТС РФ от 15.11.2007 N 1412)

5.2. Организация доставки документов

5.2.1. Доставка документов в таможенные органы осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи.

С помощью почтовой и фельдъегерской связи в таможенные органы доставляются письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

5.2.2. По каналам электрической связи поступают: телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте.

5.3. Прием, обработка и распределение поступающих документов

5.3.1. Документы, поступающие в таможенный орган, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию и рассмотрение руководством.

Прием и первичная обработка документов осуществляется должностными лицами ОДО (в таможенных постах, где ОДО отсутствует, - лицом, ответственным за делопроизводство (далее - ответственный за делопроизводство).

При поступлении документов в нерабочее время они принимаются дежурным по таможенному органу.

Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "лично"), проверяется правильность доставки, целостность упаковки, наличие документов и подписей. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности или возвращается отправителю.

При некомплектности или повреждении документов составляется акт в двух экземплярах, один из которых остается в ОДО (у ответственного за делопроизводство), другой - направляется отправителю.

При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу. Конверт прилагается к документу и в том случае, когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения времени отправки и получения документа.

Во всех остальных случаях конверты уничтожаются.

На полученных документах проставляется регистрационный штамп (приложение 13).

Документы распределяются на подлежащие регистрации (приложение 21) и подлежащие учету по реестру (приложение 22).

5.3.2. Документы, адресованные руководству таможенного органа, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются в ОДО, затем направляются руководству таможенного органа или в структурное подразделение.

Предварительное рассмотрение документов осуществляется исходя из оценки их содержания и на основании установленного в таможенном органе распределения обязанностей между руководством.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или их должностным лицам.

Рассмотренные руководством таможенного органа документы возвращаются в ОДО, где в базе данных делаются отметки об их возврате, в регистрационно-контрольную карточку (далее - РКК) вносится содержание резолюции, документы ставятся на контроль, а затем передаются на исполнение.

Рассмотренные руководством приказы, распоряжения вышестоящего таможенного органа размножаются, направляются, рассылаются структурным подразделениям и таможенным органам в соответствии со списком рассылки, составленным ОДО. Передача копий указанных документов структурным подразделениям осуществляется только с соответствующей распиской в списке рассылки.

Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, направляется ответственному исполнителю; остальным исполнителям передаются копии документа.

5.3.3. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству таможенного органа и исполнение.

5.3.4. На документах, подлежащих в соответствии с номенклатурой формированию в дела в ОДО, перед направлением на исполнение в структурные подразделения проставляется штамп "Подлежит возврату в ОДО" (приложение 13).

5.4. Организация обработки и передачи отправляемых документов

5.4.1. Документы, отправляемые таможенным органом, передаются почтовой, фельдъегерской и электрической связью.

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется ОДО (ответственным за делопроизводство) таможенного органа в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением ПравительстваРоссийской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221.

(в ред. Приказа ФТС РФ от 15.11.2007 N 1412)

Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными с указанием почтового адреса или рассылки.

Обработка отправляемой корреспонденции включает ее сортировку, адресование, вложение в конверты, заклеивание, взвешивание, франкирование и оформление почтового отправления.

Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт.

Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ (в отдельных случаях - начальника ОДО).

Отправляемая корреспонденция учитывается в:

описях (заказная, сторонним организациям) - приложение 23;

реестрах (направляемая через фельдъегерскую службу) - приложение 24.

Вторые экземпляры описей и реестров с пометкой об отправке корреспонденции формируются в дела ОДО.

5.4.2. С помощью средств электрической связи осуществляется передача информации в виде телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений.

Телеграммы, составляемые в таможенном органе, принимаются сотрудниками ОДО завизированными, подписанными, датированными, зарегистрированными с отметкой о категории и виде отправления. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 222 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 17, ст. 1557).

(в ред. Приказа ФТС РФ от 15.11.2007 N 1412)

5.4.3. Передача телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

5.5. Порядок прохождения внутренних документов

5.5.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.

5.5.2. Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами передаются в правовую службу для проверки соответствия содержания документов действующему законодательству, а затем в ОДО, который осуществляет контроль за правильностью их оформления (подраздел 3.1).

Оформленные документы передаются на подпись руководству таможенного органа в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей.

5.5.3. Копии подписанных руководством распорядительных документов рассылаются в структурные подразделения в соответствии со списком рассылки.

5.5.4. Передача документов, зарегистрированных в ОДО, между другими структурными подразделениями таможенного органа осуществляется только через ОДО (ответственного за делопроизводство). Документы передаются с соответствующей отметкой в РКК или списке рассылки.

5.6. Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи

Электронная почта - один из компонентов системы автоматизации документооборота, средство доставки, отправки информации и ее передачи между пользователями как внутри таможенного органа, так и между таможенными органами, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.

Отправитель электронного сообщения запускает программу отправки почты и создает файл сообщения, указывает его имя, дату и время отправки. Сообщения можно вводить и редактировать с помощью текстовых редакторов. Электронные сообщения передаются адресатам в соответствии со списком рассылки.

Адресат получает изображение документа на экране компьютера или в виде копии на бумажном носителе, полученной при помощи печатающего устройства (принтера).

При наличии электронной почты документы обрабатываются при помощи автоматизированной регистрации.

Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях.

5.7. Учет количества документов

5.7.1. Учет количества документов за определенный период времени (год, месяц) проводится в таможенном органе по месту регистрации документов: в ОДО (по электронной картотеке автоматизированной базы данных), в остальных структурных подразделениях - с учетом всех видов документов (протоколов, ГТД, постановлений и др.) и форм регистрации (карточек, журналов и др.).

Результаты учета количества документов обобщаются ОДО.

5.7.2. За единицу учета количества документов принимается сам документ, без учета копий, создаваемых при печатании и размножении.

Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно в копировально-множительной службе, машинописном бюро и т.п.

Итоговые данные подсчета представляются руководству таможенного органа и в вышестоящий таможенный орган в табличной форме (приложение 25).

5.8. Работа с обращениями и запросами депутатов

5.8.1. Подготовка и направление ответов на обращения и запросы депутатов осуществляются таможенными органами в соответствии с законодательством Российской Федерации о статусе депутата.

5.8.2. В качестве обращения и запроса рассматривается письмо, написанное на бланке депутата, имеющее подпись депутата и дату.

При обращении депутата в таможенный орган должностные лица должны предоставить депутату всю информацию, связанную с его депутатской деятельностью.

При обращении депутата должностные лица безотлагательно (а при необходимости получения дополнительных материалов - не позднее 30 дней со дня получения обращения) дают ответ на это обращение и предоставляют запрашиваемые документы или сведения.

Должностное лицо, которому направлены обращение или запрос депутата, должно дать ответ в письменной форме не позднее чем через 30 дней со дня их получения или в иной, согласованный с инициатором запроса, срок.

5.8.3. В случае необходимости проведения в связи с обращением или запросом дополнительных проверки или изучения каких-либо вопросов об этом сообщается автору обращения или запроса в 3-дневный срок со дня его получения.

5.8.4. Прием, обработка, направление поступающих обращений и запросов депутатов осуществляется ОДО таможенного органа в соответствии с установленным в подразделе 5.3 порядком работы.

5.8.5. Обращения и запросы депутатов, документы по их рассмотрению формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Пункты 5.9 - 5.9.32 - Исключены.

(в ред. Приказа ФТС РФ от 30.03.2007 N 383)

---

Скачать ПРИКАЗ ФТС РФ от 18-10-2004 160 (ред от 27-05-2011 с изменениями вступившими в силу с 27-05-2011) О ТИПОВОЙ ИНСТРУКЦИИ ПО... Актуально в 2018 году