Бесплатная консультация
Навигация по разделу
Содержание
- Приказ
- ИНСТРУКЦИЯ О ПОРЯДКЕ ОТБОРА НА ХРАНЕНИЕ В АРХИВ ФЕДЕРАЛЬНЫХ СУДОВ ОБЩЕЙ ЮРИСДИКЦИИ ДОКУМЕНТОВ, ИХ КОМПЛЕКТОВАНИЯ, УЧЕТА И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ
- 1. Общие положения
- 2. Оформление судебных дел, производств и документов общего делопроизводства к последующему хранению в архиве суда
- 3. Экспертиза ценности документов. Отбор документов и оформление их на уничтожение
- 4. Порядок нумерации листов
- 5. Порядок определения сроков хранения дел (нарядов)
- 6. Составление описей на судебные дела (наряды) постоянного хранения, общего делопроизводства и дела по личному составу
- 7. Порядок представления описей дел постоянного хранения на рассмотрение и утверждение экспертно-проверочной комиссии
- 8. Передача дел (нарядов) временного срока хранения и других документов в архив суда, порядок их хранения и использования
- 9. Сроки и порядок сдачи дел (нарядов) и дел общего делопроизводства на хранение в государственный архив
- 10. Учет документов в архиве
- 11. Проверка наличия дел (нарядов) в архиве суда
- 12. Научно-справочный аппарат
- 13. Организация использования документов архива
- 14. Оборудование помещения архива суда, режим хранения документов
- Приложения
- Приложение 1. ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ ДОКУМЕНТОВ, НАХОДЯЩИХСЯ В ДЕЛЕ (НАРЯДЕ)
- Приложение 2. ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА (НАРЯДА)
- Приложение 3. ОПИСЬ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ
- Приложение 4. ОПИСЬ ДЕЛ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
- Приложение 5. ОПИСЬ ДЕЛ (НАРЯДОВ) ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ
- Приложение 6. АКТ О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ ХРАНЕНИЮ
- Приложение 7. АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА ГОСУДАРСТВЕННОЕ ХРАНЕНИЕ
- Приложение 8. АКТ ПРОВЕРКИ, НАЛИЧИЯ И СОСТОЯНИЯ ДЕЛ
- Приложение 9. ПАСПОРТ АРХИВА СУДА
- Приложение 10. ФОРМА АКТА О НЕИСПРАВИМЫХ ПОВРЕЖДЕНИЯХ ДОКУМЕНТОВ
- Приложение 11. ФОРМА АКТА ОБ УТРАТЕ ДЕЛ (НАРЯДОВ), РОЗЫСК КОТОРЫХ ИСЧЕРПАН
- Приложение 12. КНИГА ВЫДАЧИ ДЕЛ (НАРЯДОВ)
- Приложение 13. ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ВЫДАННЫХ КОПИЙ, ВЫПИСОК, ДОКУМЕНТОВ
Действующая редакция
11. Проверка наличия дел (нарядов) в архиве суда
11.1. В целях обеспечения сохранности документальных материалов в архиве суда комиссией, назначаемой председателем суда (судебной коллегии) или его заместителем, с участием представителей управления (отдела) Судебного департамента в субъекте Российской Федерации производится проверка наличия и состояния дел (нарядов).
11.2. В ходе проверки осуществляется:
установление фактического наличия документов, находящихся на хранении в архиве;
выявление и устранение недостатков в учете документов;
выявление отсутствующих документов и организация их розыска;
выявление и учет документов, требующих реставрации, профилактической и технической обработки (приложение 8).
11.3. Проверка проводится в сроки, установленные председателем суда (судебной коллегии), но не реже одного раза в пять лет при большом объеме документов. Каждый раз, когда это вызывается каким-либо нарушением нормальных условий хранения документов, при которых имеются основания предполагать их порчу или утрату, результаты проверки оформляются актом, который докладывается председателю суда (судебной коллегии).
Единовременные проверки наличия и состояния документов проводятся в архиве:
после перемещения дел в другое помещение;
после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию) дел или доступ в хранилища посторонних лиц;
при смене председателя суда (судебной коллегии), руководителя архива или лица, ответственного за работу архива.
11.4. При проверке наличия и состояния документов необходимо:
сохранять порядок расположения документов на стеллажах и первичных средствах хранения;
изымать дела, не внесенные в опись;
изымать и изолировать дела, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями.
Внесение в опись неучтенных дел в ходе проверки запрещается. Неучтенные дела помещаются вслед за учтенными делами для последующей обработки и описания.
11.5. Если при проверке обнаружено отсутствие дел (нарядов) или их неисправимые повреждения, то на основании распоряжения председателя суда (судебной коллегии) организуется розыск необнаруженных дел (нарядов).
11.6. В этих целях рекомендуется:
изучить все учтенные документы по выдаче дел (нарядов) из хранилища;
организовать розыск не обнаруженных при проверке дел (нарядов) в соответствующих структурных подразделениях, в деятельности которых образовались необнаруженные дела (наряды), предварительно изучив их сдаточные описи;
проверить находящиеся рядом дела (наряды);
изучить дело фонда - акты о выделении дел к уничтожению, ранее составленные акты проверки наличия и состояния.
11.7. Обнаруженные в итоге розыска дела (наряды) размещаются на соответствующие места, а в карточке учета необнаруженных дел (нарядов) делается отметка об их обнаружении с указанием даты и подписи должностного лица.
Дела (наряды), причина отсутствия которых подтверждена соответствующими документами, исключаются в установленном порядке из описей и других учетных документов. В соответствующих карточках указываются даты и номера актов, в которых подтверждается отсутствие дела (наряда), и составляются справки о проведении розыска. После рассмотрения результатов розыска экспертной комиссией суда и утверждения ее решения председателем суда (судебной коллегии) необнаруженные документы снимаются с учета (приложение 11).
11.8. После утверждения актов об отсутствии дел (нарядов) или неисправимых повреждениях, необнаруженные и поврежденные дела (наряды) исключаются из описей листов фондов.
11.9. По окончании проверки наличия и состояния документов по каждой описи в конце описи после заверительной надписи делается запись "проверено", проставляется дата проверки; запись подписывается проводившими проверку работниками с указанием их должностей.
11.10. Проверка наличия и состояния документов считается завершенной после внесения изменений, выявленных проверкой, в учетные документы проверяемого фонда и представления соответствующих сведений о делах постоянного хранения в государственный архив для внесения изменений в контрольные экземпляры описей дел, утвержденных государственным архивом.
---
|
|
Скачать ПРИКАЗ Судебного Департамента при Верховном Суде РФ от 28-12-2005 157 ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ О ПОРЯДКЕ ОТБОРА НА ХРАНЕНИЕ В... Актуально в 2018 году