Бесплатная консультация
Навигация по разделу
Содержание
- Приказ
- ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ФЕДЕРАЛЬНОМ ГОРНОМ И ПРОМЫШЛЕННОМ НАДЗОРЕ РОССИИ (ГОСГОРТЕХНАДЗОРЕ РОССИИ)
- I. Общие положения
- II. ДОКУМЕНТАЦИЯ ГОСГОРТЕХНАДЗОРА РОССИИ
- III. ТРЕБОВАНИЯ К ПОДГОТОВКЕ И ПРЕДСТАВЛЕНИЮ ПРОЕКТОВ ЗАКОНОДАТЕЛЬНЫХ И НОРМАТИВНЫХ АКТОВ
- 3.1. Подготовка и оформление проектов законодательных актов Российской Федерации
- 3.2. Подготовка и оформление проектов актов Президента Российской Федерации
- 3.3. Подготовка и оформление проектов актов Правительства Российской Федерации
- 3.4. Подготовка и оформление проектов нормативных правовых актов Госгортехнадзора России
- IV. ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ
- V. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
- VI. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
- 6.1. Организация документооборота
- 6.2. Организация доставки документов
- 6.3. Прием, обработка и распределение поступающих документов
- 6.4. Организация обработки и передачи отправляемых документов
- 6.5. Порядок прохождения внутренних документов
- 6.6. Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи
- 6.7. Печатание, размножение и учет количества документов
- 6.8. Работа исполнителей с документами
- 6.9. Работа с письменными и устными обращениями граждан
- 6.10. Работа с обращениями и запросами депутатов
- VII. ПОИСКОВАЯ СИСТЕМА ПО ДОКУМЕНТАМ
- VIII. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
- IX. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ
- X. ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА ХРАНЕНИЕ В АРХИВ
- Приложения
- ОбразецОФОРМЛЕНИЯ ПОСТАНОВЛЕНИЯ ГОСГОРТЕХНАДЗОРА РОССИИ
- ОбразецОФОРМЛЕНИЯ ПОСТАНОВЛЕНИЯ КОЛЛЕГИИ ГОСГОРТЕХНАДЗОРА РОССИИ
- ОбразецОФОРМЛЕНИЯ ПРИКАЗА
- ОбразецОФОРМЛЕНИЯ РАСПОРЯЖЕНИЯ
- ОбразецОФОРМЛЕНИЯ УКАЗАНИЯ
- ОбразецОФОРМЛЕНИЯ ПРОТОКОЛА ЗАСЕДАНИЯ КОЛЛЕГИИ
- ОбразецОФОРМЛЕНИЯ ПРОТОКОЛА ЗАСЕДАНИЯ, СОВЕЩАНИЯ
- СХЕМА РАСПОЛОЖЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ НА ФОРМАТЕ А4 (210 X 297 ММ) УГЛОВОГО ГЕРБОВОГО БЛАНКА
- ОбразецОФОРМЛЕНИЯ ПИСЬМА НА ГЕРБОВОМ БЛАНКЕ С НАИМЕНОВАНИЕМ ГОСГОРТЕХНАДЗОРА РОССИИ
- ОбразецОФОРМЛЕНИЯ ПИСЬМА НА УГЛОВОМ ГЕРБОВОМ БЛАНКЕ НАЧАЛЬНИКА ГОСГОРТЕХНАДЗОРА РОССИИ (И ЕГО ЗАМЕСТИТЕЛЕЙ)
- ОбразецОФОРМЛЕНИЯ ТЕЛЕГРАММЫ
- ОбразецОФОРМЛЕНИЯ ПРАВИТЕЛЬСТВЕННОЙ ТЕЛЕГРАММЫ
- ОбразецОФОРМЛЕНИЯ ТЕЛЕФОНОГРАММЫ
- ОбразецОФОРМЛЕНИЯ СЛУЖЕБНОЙ (ДОКЛАДНОЙ) ЗАПИСКИ
- ФОРМА СПРАВКИ ОБ ОБЪЕМЕ ДОКУМЕНТООБОРОТА
- ПРАВИЛА ЗАПОЛНЕНИЯ ОСНОВНЫХ РЕКВИЗИТОВ РЕГИСТРАЦИОННО - КОНТРОЛЬНЫХ ФОРМ (РКФ)
- ФОРМА СПРАВКИ О СОСТОЯНИИ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
- ФОРМА НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ
- ФОРМА НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ ГОСГОРТЕХНАДЗОРА РОССИИ
- ФОРМА ОБЛОЖКИ ДЕЛА ПОСТОЯННОГО И ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ
- ФОРМА ЛИСТА - ЗАВЕРИТЕЛЯ ДЕЛА
- ФОРМА ВНУТРЕННЕЙ ОПИСИ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА
- ФОРМА ОПИСИ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО, ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ И ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ
- ФОРМА АКТА О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ ХРАНЕНИЮ
9.2. Формирование и оформление дел
9.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
9.2.2. Дела формируются в Госгортехнадзоре России, как правило, децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях.
9.2.3. Исполненные документы должны в 15-дневный срок сдаваться исполнителем в зависимости от принятой системы ведения делопроизводства в Управление делами или лицам, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.
9.2.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляется Управлением делами.
9.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. I", "т. 2" и т.д.
9.2.6. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно - логической последовательности или в их сочетании.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
В отдельные дела по хронологии в зависимости от вида документов формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или его Президиума.
Все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, находящиеся на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.
Документы коллегий группируются в два дела: протоколы и решения коллегии; документы к заседаниям коллегии.
Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Ведение дел государственных служащих осуществляется в соответствии с Указом Президента Российской Федерации "О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы" от 01.06.1998 N 640 (Собрание законодательства Российской Федерации. 1998. N 23. Ст. 2501).
Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ - ответ помещается за документом - запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
9.2.7. Дела Госгортехнадзора России подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится сотрудниками Управления делами и соответствующих структурных подразделений, в ведении которых заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива Госгортехнадзора России.
9.2.8. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (Приложение 20); нумерацию листов в деле; составление листа - заверителя дела (Приложение 21); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (Приложение 22); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизит обложки дела.
9.2.9. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование федерального органа исполнительной власти; наименование структурного подразделения; индекс дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.
Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование федерального органа исполнительной власти указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования; наименование структурного подразделения - записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой; индекс дела - проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел федерального органа исполнительной власти; заголовок дела переносится из номенклатуры дел федерального органа исполнительной власти, согласованной с ЭПК федерального архива; дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой для дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словом.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.
Листы дел, состоящие из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе - заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указываются количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).
Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.
Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности Госгортехнадзора России, с указанием сроков хранения.
На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".
Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется в ведомственном архиве чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК соответствующего федерального архива (до этого он проставляется карандашом).
На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования федерального архива, в который будут передаваться дела, кодов федерального архива и Госгортехнадзора России по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
9.2.10. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.
Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.
Необходимость составления внутренней описи документов дела определяется инструкцией по ведению делопроизводства в Госгортехнадзоре России. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
9.2.11. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
---
|
|
Скачать ПРИКАЗ Госгортехнадзора РФ от 28-06-2001 88 ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ФЕДЕРАЛЬНОМ ГОРНОМ И ПРОМЫШЛЕННОМ... Актуально в 2018 году