Добавить ЗаконПрост! в закладки
|
Помощь
Четверг, 28 марта 2024 год

все документы
федеральное законодательство
региональное законодательство
рекомендации
информация ФНС
формы документов
все документы

Бесплатная консультация

.

Навигация по разделу

Содержание


Действует
Редакция от 2002-02-13
размер шрифта

ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА РАБОТЫ ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (утв- Приказом Росархива от 13-02-2002 16) (2024) Актуально в 2018 году

4.4. Контроль наличия, технического и физико-химического состояния документов

4.4.1. Проверка наличия и состояния документов и организация розыска необнаруженных документов

4.4.1.1. Проверка наличия и состояния документов проводится в целях установления соответствия фактического наличия единиц хранения их количеству, числящемуся по учетным документам, выявления документов, подлежащих различным видам реставрационной и технической обработки.

В ходе проверки наличия и состояния документов осуществляются:

- установление фактического наличия документов, находящихся на хранении;

- выявление и устранение недостатков в учете документов;

- выявление отсутствующих документов и организация их розыска;

- выявление и учет документов, требующих реставрационной, консервационно-профилактической и технической обработки;

- выявление непрофильных документов.

4.4.1.2. Проверки наличия и состояния документов проводятся в плановом порядке, а также единовременно (внеочередные).

Плановая цикличная проверка наличия и состояния проводится:

- уникальных документов - ежегодно;

- особо ценных документов на бумажной основе - один раз в 10 лет;

- аудиовизуальных и машиночитаемых (электронных) документов - один раз в 5 лет;

- кинодокументов на нитрооснове - один раз в 2 года.

Цикличность проверки наличия остальных документов определяется на основании решения экспертно-методической комиссии (или другого совещательного органа) архива в зависимости от интенсивности использования и состояния учета документов, но не менее одного раза в 20 лет.

Проверка наличия и состояния секретных документов осуществляется в те же сроки, что и документов, находящихся на открытом хранении.

В случае стихийных бедствий, массовых перемещений и других обстоятельств, в результате которых утрачены или могли быть утрачены и/или повреждены документы, а также при смене заведующих хранилищами, проводится внеочередная единовременная проверка наличия и состояния всех документов архива или их отдельных частей (групп).

В сроки, установленные руководством архива, систематически проводятся проверки наличия и состояния документов, выдававшихся из хранилищ в течение года. При выявлении необоснованного отсутствия документов осуществляется их оперативный розыск. В случае безрезультатности розыска отсутствующие документы включаются в картотеку необнаруженных документов для дальнейшего их розыска (см. пп. 4.4.1.7-4.4.1.9).

4.4.1.3. В начале проверки наличия и состояния документов проводится выверка учетных документов, которая включает: установление полноты учетных документов на проверяемые архивные фонды и документы, сверку их сопоставимых показателей, уточнение порядка нумерации единиц хранения по описи (книге учета и описания) и проверку правильности составления их итоговых записей. Выверка учетной документации и проверка ее наличия может проводиться и как самостоятельный вид работы.

4.4.1.4. Проверку наличия и состояния документов проводит, как правило, группа работников.

При проверке наличия единиц хранения, документы которых учтены по внутренним описям, проводится сверка наличия документов с внутренней описью, а также сверка наличия листов в единицах хранения, подлежащих хранению в несброшюрованном (без подшивки) виде. Единицы хранения с уникальными документами обязательно проверяются полистно. Итоги проверки фиксируются в листах-заверителях (приложения N 6, 6а).

Документы, выданные в читальный зал и рабочие помещения архива, проверяются на общих основаниях, их номера устанавливаются по картам-заместителям и книгам выдачи документов из хранилищ. Документы, выданные во временное пользование, проверяются по книгам и актам выдачи и считаются имеющимися в наличии.

При проверке наличия и состояния документов необходимо:

- сохранять порядок расположения документов на стеллажах и в первичных средствах хранения;

- подкладывать на свои места обнаруженные во время проверки неправильно подложенные единицы хранения данного фонда;

- изымать из проверяемого фонда (комплекса документов) и передавать хранителю неправильно подложенные единицы хранения других фондов;

- изымать единицы хранения, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями, для немедленной их изоляции;

- изымать единицы хранения, не внесенные в опись (книгу учета и описания), и помещать их в конец фонда (комплекса документов) для последующей обработки и описания.

В ходе проверки наличия и состояния документов не допускается:

- вносить в опись (книгу учета и описания) неучтенные единицы хранения;

- делать какие-либо пометы, исправления или записи в описях и других учетных документах.

4.4.1.5. Результаты проверки наличия и состояния документов и обнаруженные в ее ходе недостатки фиксируются в листе проверки наличия и состояния документов (приложение N 7) и в акте проверки наличия и состояния документов (приложение N 8).

Лист проверки наличия и состояния документов составляется непосредственно в ходе проверки, как правило, на каждую опись отдельно. При проверке небольших по объему фондов допускается составление одного листа проверки на все описи. В случае обнаружения в ходе проверки наличия и состояния документов недостатков, не предусмотренных графами листа проверки, а также при полистной проверке дел, в лист вводятся уточнения и дополнительные реквизиты. Листы проверки нумеруются в валовом порядке в пределах фонда по каждой проверке и подписываются исполнителями.

На основании листа (листов) проверки составляется акт проверки наличия и состояния документов. Одновременно с актом проверки наличия и состояния документов при необходимости составляются другие акты - о технических ошибках в учетных документах (приложение N 9), об обнаружении документов, не относящихся к данному фонду, архиву, неучтенных и т.д. (приложение N 10), о неисправимых повреждениях документов (приложение N 11) и т.п.

4.4.1.6. По окончании проверки наличия и состояния документов в конце описи (книги учета и описания) проставляется штамп "проверено", дата, должность и подпись лица, производившего проверку.

В случае обнаружения в итоговой записи описи (книги учета и описания) неучтенных литерных и пропущенных порядковых номеров, выбывших на законных основаниях единиц хранения итоговая запись пересоставляется.

На все отсутствующие в ходе проверки наличия и состояния документов единицы хранения составляются карточки учета необнаруженных документов (приложение N 12). Ведение картотеки необнаруженных документов осуществляется централизованно в традиционном или автоматизированном режиме в соответствии с реквизитами карточки учета необнаруженных документов.

Результаты проверки физического состояния документов заносятся в картотеку (книгу) учета физического (технического) состояния документов.

Проверка наличия и состояния документов считается завершенной после внесения изменений во все учетные документы.

После проверки наличия коробки с документами могут опечатываться.

4.4.1.7. Розыск документов, не обнаруженных в ходе проверки наличия и состояния, организуется с момента выявления их отсутствия, и проводится в течение одного года как непосредственно в архиве, так и в других организациях. Руководство архива имеет право продлить срок розыска на основании докладной записки руководителя соответствующего структурного подразделения архива, но не более, чем на 1 год.

Розыск осуществляется путем изучения документов дела фонда, старых описей, книг выдачи документов и т.п., повторных проверок находящихся рядом фондов (комплексов документов), поиска необнаруженных документов в организациях, у владельцев личных архивов, от которых документы были приняты на хранение и др. В целях розыска отсутствующих документов могут проводиться целевые проверки наличия документов отдельных фондов, их частей и групп единиц хранения.

4.4.1.8. Документы, найденные в ходе розыска, передаются хранителю, который подкладывает их на место. В картотеке необнаруженных документов делается отметка о нахождении документов.

Документы, причины отсутствия которых подтверждены документально, снимаются с учета в установленном порядке.

4.4.1.9. На документы, не найденные в ходе розыска, составляется акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны (приложение N 13), и подробная справка о проведении розыска, которые, вместе с актом проверки наличия и состояния документов, представляются в вышестоящий орган управления архивным делом для принятия окончательного решения о снятии с учета таких документов.

Решение о снятии документов с учета оформляется приказом директора архива на основании письменного разрешения вышестоящего органа управления архивным делом.

В картотеке необнаруженных документов делается отметка о снятии документов с учета.

4.4.2. Контроль технического и физико-химического состояния документов. Выявление документов с повреждениями носителей и текстов

4.4.2.1. Прием и размещение в хранилищах документов, поступивших в архив, без предварительной проверки их физического состояния не допускается. Поступившие в архив документы до передачи в хранилище размещают в помещении приема и временного хранения, освобождают от транспортной тары, раскладывают на стеллажах и столах. Не допускается складирование поступивших документов в неразобранном виде.

4.4.2.2. Оценка физического и технического состояния поступивших документов, а также их страховых копий проводится не позднее 3 мес. с момента приема документов на хранение в архив.

В результате оценки физического состояния документов на бумажной основе выявляются документы:

- пораженные биологическими вредителями;

- с повышенной влажностью;

- с повреждениями бумаги и текста; - запыленные.

При оценке технического состояния оригиналов аудиовизуальных и машиночитаемых (электронных) документов, а также их страховых копий, устанавливается соответствие технических характеристик документов сведениям, содержащимся в актах технического состояния, сопровождающих документы.

Одновременно выявляется вид основы кинофотодокумента.

Документы на нитрооснове подлежат немедленной проверке на стабильность.

При обнаружении дефектов составляется акт произвольной формы, отражающий характер дефектов и меры по их устранению.

Устранение дефектов проводит организация-источник комплектования или архив за плату.

4.4.2.3. Поступившие документы, пораженные биологическими вредителями (насекомые, активная плесень) направляются на санитарно-гигиеническую обработку (дезинфекция, дезинсекция).

Их выделение следует проводить оперативно, с выполнением мер изоляции пораженных документов.

4.4.2.4. При обнаружении влажных поступивших документов проводится их обязательная акклиматизация до их полного высушивания. Акклиматизацию проводят в помещении приема и временного хранения в течение 7-14 суток (в зависимости от степени увлажнения) при интенсивной вентиляции воздуха, размещая единицы хранения в развернутом виде на столах, стеллажах.

4.4.2.5. Качество бумаги и текста поступивших документов проверяется выборочно для общей оценки их состояния.

4.4.2.6. Обеспыливание поступивших документов проводят в специальном помещении с применением вытяжных шкафов и соблюдением мер санитарии и гигиены. Обязательному обеспыливанию подлежат коробки, папки, обложки, корешки дел.

Полистному обеспыливанию подвергаются документы с высокой степенью загрязнения, следами старой плесени и т.п.

4.4.2.7. Поступившие аудиовизуальные и машиночитаемые (электронные) документы при подготовке к хранению подлежат:

- очистке от пыли и перемотке - документы на магнитной ленте;

- очистке от загрязнений - документы на дисковых носителях и фотодокументы;

- акклиматизации в заданных температурно-влажностных условиях;

- упаковыванию.

Акклиматизация аудиовизуальных и машиночитаемых (электронных) документов на пленочной и дисковой основах перед размещением их в хранилище проводится в открытой упаковке при температуре 20+3°С и относительной влажности воздуха 35+15%; для цветных кино- и фотодокументов - при относительной влажности 35+15%. Продолжительность акклиматизации кинодокументов и рулонных микрофильмов не должна быть меньше 10 суток, документов на магнитной ленте и дисковых носителях - не менее 3 суток, фотодокументов и микрофиш - не менее 24 часов.

4.4.2.8. Контроль физико-химического и технического состояния документов в процессе хранения проводится с целью выявления поврежденных документов и документов с потенциально опасным физическим или биологическим состоянием и осуществляется:

- целевым порядком;

- в ходе проверки наличия и состояния документов;

- при подготовке документов к выдаче из хранилища, а также при всех других работах, связанных с поединичным (полистным) просмотром документов.

Целевая проверка физического состояния документов проводится в порядке очередности с учетом ценности документов.

Независимо от ценности документов целевой проверке физического состояния подлежат документы, пострадавшие в экстремальных условиях.

По результатам контроля делают заключение о необходимости проведения реставрации и консервации и, в зависимости от состояния документов, устанавливают сроки проведения следующей контрольной проверки.

4.4.2.9. Контроль физического состояния документов на бумажной основе в процессе их хранения проводится с целью выявления документов:

- влажных;

- пораженных биологическими вредителями (плесень, насекомые);

- с дефектами бумаги и текста.

Примечание: В ходе контроля выявлению и удалению подлежат все посторонние, находящиеся в делах, папках, коробках предметы: металлические, картонные, бумажные и другие закладки, прокладки, скрепки и т.п.

Выявленные при проверке физического состояния влажные документы (дела, группы дел) подлежат немедленному выделению, внеочередной обработке (сушка, акклиматизация). При массовом увлажнении документов принимаются меры по осушению хранилища, нормализации режима хранения.

Выявленные при проверке документы, пораженные биологическими вредителями (плесень, насекомые), подлежат немедленному перемещению в изолятор.

Наличие дефектов бумаги и текста устанавливается визуально при полистном просмотре дел. Дефекты классифицируются на основе единой буквенно-цифровой индексации по типовым признакам дефектов бумаги (буквенная индексация) и текста (цифровая индексация) в соответствии с отраслевыми методическими разработками.

4.4.2.10. Контроль технического состояния аудиовизуальных и машиночитаемых (электронных) документов в процессе их хранения осуществляется с целью проверки:

- состояния упаковки документов;

- наличия стандартных ракордов;

- технического состояния поверхности документов;

- наличия загрязнений и механических повреждений;

- технического состояния перфорационных дорожек и склеек;

- стабильности нитроосновы;

- шага перфорации кинопленок и магнитных лент шириной 35 и 16 мм;

- физико-механических характеристик (коробление, отслаивание эмульсионного или осыпание рабочего слоя и др.);

- наличия дефектов химического и биологического происхождения (поражение микроорганизмами, насекомыми и грызунами, следы кристаллизации солей и разложения остаточных продуктов химико-фотографической обработки);

- электроакустических характеристик фоно- и видеодокументов;

- параметров видеодокументов в видеоканале;

- качества изображения кино-, фото-, видеодокументов;

- уровня параметров, характеризующих машиночитаемые (электронные) документы (например, число сбоев при считывании информации в единицах времени);

- наличия коррозии на поверхности металлических граморигиналов;

- наличия уксусного синдрома триацетатной пленки.

Контроль технического состояния документов следует осуществлять при внешнем осмотре в отраженном свете.

Контроль электроакустических характеристик фонодокументов (частотные искажения, уровень копирэффекта, уровень фона и шумов, наличие треска и щелчков, шум паузы) проводят на слух на профессиональных магнитофонах с контрольными агрегатами для прослушивания, усилителями мощности, громкоговорителями и другим необходимым оборудованием.

Контроль технических параметров видеодокументов проводят с помощью комплекса контрольно-измерительной аппаратуры: видеомагнитофонов соответствующего типа, определяемого форматом записи; генератора испытательных сигналов; измерителя сигналов испытательных строк; осциллографа; мониторов; преобразователя стандартов и систем видеозаписи; видеозвукового коммутатора; стойки для синхронизации; генератора АВК.

Контроль технических параметров машиночитаемых (электронных) документов проводят с использованием специальной аппаратуры и программного обеспечения, предназначенных для работы с соответствующего вида документами.

4.4.3. Учет физического и технического состояния документов

4.4.3.1. Учет физического и технического состояния документов на бумажной основе осуществляется в:

- листе-заверителе дела (приложения N 6, 6а);

- листе и акте проверки наличия и состояния документов (приложения N 7, 8);

- карточке учета документов с повреждениями носителя (приложение N 14);

- карточке учета документов с повреждениями текста (приложение N 14а);

- картотеке (книге) учета физического состояния документов.

4.4.3.2. Учет физико-химического и технического состояния аудиовизуальных и машиночитаемых (электронных) документов осуществляется в:

- карточке учета физического состояния кинодокумента (приложение N 15);

- карточке учета технического состояния фотодокумента (приложение N 16);

- карточке учета технического состояния фонодокумента (приложение N 17);

- карточке учета технического состояния видеодокумента (приложение N 17а);

- картотеках (книгах) учета физико-химического состояния аудиовизуальных документов.

4.4.3.3. Учет физико-химического и технического состояния документов может осуществляться в традиционном или автоматизированном режиме в соответствии с установленными реквизитами контрольно-учетных документов.

4.4.4. Порядок снятия с учета неисправимо поврежденных документов

4.4.4.1. На неисправимо поврежденные документы составляются заключения реставраторов и специалистов подразделения, осуществляющего хранение документов архива, о полной невозможности восстановления их основы и использования текстовой и изобразительной информации, акт о неисправимых повреждениях документов (приложение N 11), которые представляются в вышестоящий орган управления архивным делом для принятия окончательного решения о снятии документов с учета.

В архиве решение о снятии неисправимо поврежденных документов с учета оформляется приказом директора архива на основании письменного разрешения вышестоящего органа.

4.4.4.2. Снятие с учета и уничтожение неисправимо поврежденных уникальных документов не допускается.

---

Скачать ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА РАБОТЫ ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (утв- Приказом Росархива от 13-02-2002 16) (2024) Актуально в 2018 году