Бесплатная консультация
Навигация по разделу
Содержание
- ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА РАБОТЫ ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
- Введение
- Раздел 1. Общие положения
- Раздел 2. ОРГАНИЗАЦИЯ И ФОНДИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
- 2.1. Организация документов в пределах Архивного фонда Российской Федерации
- 2.2. Организация документов в государственных архивах
- 2.3. Фондирование архивных документов
- 2.4. Организация документов в пределах архивного фонда
- 2.5. Нефондовая организация аудиовизуальных, машиночитаемых (электронных) документов
- Раздел 3. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ АРХИВА
- 3.1. Управление архивом
- 3.2. Планирование и отчетность архива
- 3.3. Организация труда работников архива
- 3.4. Выполнение платных работ и услуг. Маркетинг архивной информации
- 3.5. Научно-методическая работа архива
- 3.6. Организация применения информационных технологий в архиве
- 3.7. Организация работы архива с издательством
- 3.8. Правовая охрана информационных продуктов, созданных в архиве
- 3.9. Профессиональная этика архивиста
- 3.10. Ответственность работников архива за нарушение Основных правил работы государственных архивов
- Раздел 4. ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА
- 4.1. Понятие обеспечения сохранности документов
- 4.2. Создание оптимальных условий хранения документов
- 4.3. Размещение документов в хранилищах
- 4.4. Контроль наличия, технического и физико-химического состояния документов
- 4.5. Специальная физико-химическая и техническая обработка документов
- 4.6. Выдача документов и описей из хранилища
- 4.7. Контроль за сохранностью выданных документов.
- 4.8. Страхование архивных документов. Порядок оформления временного вывоза документов за рубеж и за пределы субъекта Российской Федерации
- 4.9. Выявление уникальных и особо ценных документов
- 4.10. Создание страхового фонда документов и фонда пользования
- 4.11. Обеспечение сохранности документов при чрезвычайных ситуациях
- Раздел 5. УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВЕ
- 5.1. Понятие и правовые основы учета документов
- 5.2. Единицы учета документов
- 5.3. Организация учета документов в архиве
- 5.4. Система учетных документов архива, их целевое назначение и требования к ведению
- 5.5. Порядок учета документов
- 5.6. Учет страхового фонда и фонда пользования
- 5.7. Учет музейных предметов и библиотечных фондов
- Раздел 6. КОМПЛЕКТОВАНИЕ АРХИВА И ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ
- Раздел 7. ОПИСАНИЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ И НАУЧНО - СПРАВОЧНЫЙ АППАРАТ К ДОКУМЕНТАМ АРХИВА
- Раздел 8. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА
- 8.1. Понятие и правовые основы использования документов
- 8.2. Формы использования документов
- 8.3. Виды запросов и информационных документов
- 8.4. Информационное обеспечение пользователей в соответствии с их запросами
- 8.5. Работа читального зала архива
- 8.6. Обеспечение доступа пользователей к архивным документам
- 8.7. Ответственность работников архива при работе с документами ограниченного доступа
- 8.8. Организация работы архива по подготовке выставок документов
- 8.9. Использование документов архива в средствах массовой информации
- 8.10. Организация и проведение информационных мероприятий с использованием документов
- 8.11. Выдача документов во временное пользование
- 8.12. Учет использования документов архива
- 8.13. Копирование документов и оформление копий, изготовленных по заказам пользователей
- 8.14. Организация работы по рассекречиванию документов
- 8.15. Публикационная деятельность архива
- Приложения
- ПАСПОРТ АРХИВА
- СВЕДЕНИЯ О СОСТОЯНИИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В ОРГАНИЗАЦИЯХ - ИСТОЧНИКАХ КОМПЛЕКТОВАНИЯ АРХИВА
- КАРТА - ЗАМЕСТИТЕЛЬ
- КАРТОЧКА ПОФОНДОВОГО ТОПОГРАФИЧЕСКОГО УКАЗАТЕЛЯ
- КАРТОЧКА ПОСТЕЛЛАЖНОГО ТОПОГРАФИЧЕСКОГО УКАЗАТЕЛЯ
- ЛИСТ - ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА ДЛЯ УЧЕТА КОЛИЧЕСТВА ЛИСТОВ В ДЕЛЕ
- ЛИСТ - ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА ПРИ НАЛИЧИИ В СОСТАВЕ ДЕЛ ВЛОЖЕНИЙ, ДРУГИХ ОСОБЕННОСТЕЙ ФОРМИРОВАНИЯ
- ЛИСТ ПРОВЕРКИ НАЛИЧИЯ И СОСТОЯНИЯ ДОКУМЕНТОВ
- АКТ ПРОВЕРКИ НАЛИЧИЯ И СОСТОЯНИЯ ДОКУМЕНТОВ
- АКТ О ТЕХНИЧЕСКИХ ОШИБКАХ В УЧЕТНЫХ ДОКУМЕНТАХ
- АКТ ОБ ОБНАРУЖЕНИИ ДОКУМЕНТОВ, НЕ ОТНОСЯЩИХСЯ К ДАННОМУ ФОНДУ, АРХИВУ, НЕУЧТЕННЫХ И Т.Д.
- АКТ О НЕИСПРАВИМЫХ ПОВРЕЖДЕНИЯХ ДОКУМЕНТОВ
- КАРТОЧКА УЧЕТА НЕОБНАРУЖЕННЫХ ДОКУМЕНТОВ
- АКТ О НЕОБНАРУЖЕНИИ ДОКУМЕНТОВ, ПУТИ РОЗЫСКА КОТОРЫХ ИСЧЕРПАНЫ
- КАРТОЧКА УЧЕТА ДОКУМЕНТОВ С ПОВРЕЖДЕНИЯМИ НОСИТЕЛЯ
- КАРТОЧКА УЧЕТА ДОКУМЕНТОВ С ПОВРЕЖДЕНИЯМИ ТЕКСТА
- КАРТОЧКА УЧЕТА ТЕХНИЧЕСКОГО СОСТОЯНИЯ КИНОДОКУМЕНТА
- КАРТОЧКА УЧЕТА ТЕХНИЧЕСКОГО СОСТОЯНИЯ ФОТОДОКУМЕНТА
- КАРТОЧКF УЧЕТА ТЕХНИЧЕСКОГО СОСТОЯНИЯ ФОНОДОКУМЕНТА
- КАРТОЧКА УЧЕТА ТЕХНИЧЕСКОГО СОСТОЯНИЯ ВИДЕОДОКУМЕНТА
- ЛИСТ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ
- КНИГА ВЫДАЧИ ДОКУМЕНТОВ, КОПИЙ ФОНДА ПОЛЬЗОВАНИЯ ИЗ ХРАНИЛИЩА
- ЗАКАЗ (ТРЕБОВАНИЕ) НА ВЫДАЧУ ДОКУМЕНТОВ, КОПИЙ ФОНДА ПОЛЬЗОВАНИЯ, ОПИСЕЙ
- ЗАКАЗ НА ВЫПОЛНЕНИЕ РАБОТ ПО УЛУЧШЕНИЮ ФИЗИЧЕСКОГО СОСТОЯНИЯ ДЕЛ
- АКТ О ВЫДАЧЕ ДОКУМЕНТОВ ВО ВРЕМЕННОЕ ПОЛЬЗОВАНИЕ
- АКТ СТРАХОВОЙ ОЦЕНКИ ДОКУМЕНТОВ
- ЛИСТ УЧЕТА И ОПИСАНИЯ УНИКАЛЬНОГО ДОКУМЕНТА
- АКТ ПРИЕМА - ПЕРЕДАЧИ СТРАХОВЫХ КОПИЙ НА СПЕЦИАЛЬНОЕ ХРАНЕНИЕ
- КНИГА УЧЕТА ПОСТУПЛЕНИЙ ДОКУМЕНТОВ
- КНИГА УЧЕТА ПОСТУПЛЕНИЙ АУДИОВИЗУАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
- СПИСОК ФОНДОВ
- ЛИСТ ФОНДА
- ЛИСТ УЧЕТА КИНОФОТОВИДЕОДОКУМЕНТОВ
- ЛИСТ УЧЕТА ФОНОДОКУМЕНТОВ
- ОПИСЬ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ, СОСТАВЛЕННОЙ В АРХИВЕ
- ГОДОВОЙ Раздел ОПИСИ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ
- ОПИСЬ КИНОДОКУМЕНТОВ
- ОПИСЬ ФОТОДОКУМЕНТОВ
- ОПИСЬ ФОТОАЛЬБОМОВ
- ОПИСЬ ФОНОДОКУМЕНТОВ ГРАММОФОННОЙ ЗАПИСИ (ГРАМПЛАСТИНОК)
- ОПИСЬ ФОНОДОКУМЕНТОВ МАГНИТНОЙ ЗАПИСИ
- ОПИСЬ ВИДЕОДОКУМЕНТОВ
- РЕЕСТР ОПИСЕЙ
- ИНВЕНТАРНАЯ КНИГА УЧЕТА ДЕЛ, ИМЕЮЩИХ В ОФОРМЛЕНИИ ИЛИ В ПРИЛОЖЕНИИ К НИМ ДРАГОЦЕННЫЕ МЕТАЛЛЫ И КАМНИ
- СПИСОК ФОНДОВ, СОДЕРЖАЩИХ ОСОБО ЦЕННЫЕ ДОКУМЕНТЫ
- ОПИСЬ ОСОБО ЦЕННЫХ ДЕЛ
- ПЕРЕЧЕНЬ НОМЕРОВ ОСОБО ЦЕННЫХ ДЕЛ (НОМЕРНИК)
- РЕЕСТР ОПИСЕЙ ОСОБО ЦЕННЫХ ДЕЛ (НОМЕРНИКОВ)
- КНИГА УЧЕТА ПОСТУПЛЕНИЙ СТРАХОВОГО ФОНДА И ФОНДА ПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ НА БУМАЖНОЙ ОСНОВЕ, ИЗГОТОВЛЕННОГО НА РУЛОННОЙ ПЛЕНКЕ
- КНИГА УЧЕТА ПОСТУПЛЕНИЙ СТРАХОВОГО ФОНДА И ФОНДА ПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ НА БУМАЖНОЙ ОСНОВЕ, ИЗГОТОВЛЕННОГО НА МИКРОФИШАХ
- ОПИСЬ СТРАХОВОГО ФОНДА ДОКУМЕНТОВ НА БУМАЖНОЙ ОСНОВЕ, ИЗГОТОВЛЕННОГО НА РУЛОННОЙ ПЛЕНКЕ
- ОПИСЬ СТРАХОВОГО ФОНДА ДОКУМЕНТОВ НА БУМАЖНОЙ ОСНОВЕ, ИЗГОТОВЛЕННОГО НА МИКРОФИШАХ
- КАРТОЧКА ФОНДА
- СВЕДЕНИЯ ОБ ИЗМЕНЕНИЯХ В СОСТАВЕ И ОБЪЕМЕ ФОНДОВ
- АКТ ПРИЕМА - ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА ХРАНЕНИЕ
- АКТ ПРИЕМА НА ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ ЛИЧНОГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ
- АКТ О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ ХРАНЕНИЮ
- АКТ ВОЗВРАТА ДОКУМЕНТОВ СОБСТВЕННИКУ
- АКТ ОБ ИЗЪЯТИИ ПОДЛИННЫХ ЕДИНИЦ ХРАНЕНИЯ, ДОКУМЕНТОВ
- АКТ О РАЗДЕЛЕНИИ, ОБЪЕДИНЕНИИ ДЕЛ, ВКЛЮЧЕНИИ В ДЕЛО НОВЫХ ДОКУМЕНТОВ
- АКТ ОПИСАНИЯ ДОКУМЕНТОВ, ПЕРЕРАБОТКИ ОПИСЕЙ
- АКТ О РАССЕКРЕЧИВАНИИ ДОКУМЕНТОВ
- СПИСОК ОРГАНИЗАЦИЙ - ИСТОЧНИКОВ КОМПЛЕКТОВАНИЯ ГОСУДАРСТВЕННОГО АРХИВА
- ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН
- АРХИВНАЯ СПРАВКА
- ШТАМП "АПОСТИЛЬ"
- КАРТОЧКА РЕГИСТРАЦИИ И УЧЕТА ИСПОЛНЕНИЯ ЗАПРОСА
- ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ И ИХ ЛИЧНЫХ ДЕЛ
- КАРТОЧКА УЧЕТА ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ И ТЕМАТИКИ ИССЛЕДОВАНИЙ
- ЗАКАЗ НА КОПИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ
- ЖУРНАЛ УЧЕТА ЗАКАЗОВ НА КОПИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ
- СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И НОРМАТИВНО - МЕТОДИЧЕСКОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
3.6. Организация применения информационных технологий в архиве
3.6.1. Архив при выполнении своих задач и функций использует автоматизированные информационные технологии (ИТ).
Организация применения информационных технологий в архиве включает в себя:
- организацию получения (приобретения, создания) программного обеспечения (ПО) и компьютерной техники;
- сопровождение ПО;
- координацию ведения баз данных (БД);
- организацию доступа работников и пользователей к БД;
- обеспечение безопасности БД и ПО и их государственную регистрацию;
- организацию обучения и повышения квалификации работников в области применения ИТ в архивном деле;
- планирование применения ИТ в деятельности архива; в том числе представления сведений об архиве и его документах в сети Интернет.
Использование ИТ в архиве организует директор или его заместитель. Функции по организации применения ИТ в архиве возлагаются на одно из структурных подразделений; в работе по применению ИТ участвуют работники основных структурных подразделений архива.
В архиве разрабатывается инструкция по работе с компьютерной техникой и ПО, которая утверждается приказом директора архива. В инструкции указываются основные требования к режиму работы работников, меры по поддержанию работоспособности компьютерной техники и ПО и обеспечению безопасности БД.
3.6.2. В архиве создается интегрированная информационная система (ИС), представляющая собой комплекс взаимосвязанных БД по основным направлениям деятельности архива и процедуры автоматизированного анализа и обработки вторичной документной информации, сведений из учетных и других документов архива. В рамках ИС решаются задачи по автоматизированному учету и поиску документов; контролю за обеспечением их сохранности; ведению списков источников комплектования; учету использования документов архива и другие.
ИС архива ведется на основе введенного в действие вышестоящим органом управления архивным делом унифицированного по отрасли ПО, в котором реализованы общеотраслевые требования к структуре и функциям системы.
Сопровождение унифицированного по отрасли ПО осуществляется централизованно в порядке, устанавливаемом Федеральной архивной службой России.
3.6.3. При использовании архивом собственных программных разработок в них должны предусматриваться:
- включение в структуры информационных массивов обязательного перечня полей БД с их спецификациями, утверждаемого Федеральной архивной службой России;
- обязательные процедуры обработки данных и представления результатов обработки (выходных форм) по основным направлениям деятельности архива в традиционной или машиночитаемой форме.
Подготовленная архивом программная разработка должна состоять из собственно ПО; исходного комментированного текста программы; комплекта документации, в который входят: инструкция по инсталляции, руководство пользователю, инструкция по вводу данных.
Архив хранит постоянно копии дистрибутивов используемого ПО и сопутствующую документацию.
Сопровождение ПО, созданного архивом или по его заказу, включает в себя:
- усовершенствование ПО в соответствии с дополнительными обстоятельствами, возникшими в ходе эксплуатации;
- адаптацию, то есть приспособление ПО к изменяющимся условиям работы, установление связей с другими программами;
- коррекцию, то есть исправление ошибок в программе, выявленных на стадии эксплуатации.
3.6.4. Для эффективного ведения и использования БД, организации распределенных БД, обмена файлами и сообщениями, коллективной подготовки документов и т.п. в архиве устанавливается локальная вычислительная сеть (ЛВС). Поддержку работоспособности ПО ЛВС, совместимости с ним приложений и БД, ведение парольного доступа осуществляет администратор сети, как правило, работник структурного подразделения, на которое возложена организация применения ИТ в архиве.
3.6.5. Доступ работников архива к БД организуется в соответствии с их обязанностями и полномочиями. Доступ регулируется системой парольной защиты компьютеров и информационных массивов.
Парольная защита БД обеспечивает доступ, как правило, на трех уровнях в режимах "пользователя", "редактора" и "администратора".
Пароль доступа нижнего уровня ("пользователь") разрешает поиск и просмотр информации, получение отдельных отчетов (выходных форм). В этом режиме функции ввода и редактирования данных, добавления и удаления записей недоступны. Пароль доступа уровня "редактора" допускает при работе с БД ввод и редактирование информации, а также поиск, просмотр и вывод отчетов. Работа в режиме "администратора" разрешает изменение паролей доступа всех трех уровней, удаление информации из БД, слияние фрагментов БД, созданных автономно, ведение служебных информационных файлов (рубрикаторов и др.).
Доступ пользователей к БД по составу и содержанию документов архива осуществляется с терминалов, обеспеченных соответствующей парольной защитой, расположенных, как правило, в читальном зале архива.
3.6.6. Базы данных, созданные архивом, подлежат государственной регистрации в установленном порядке.
Архив ведет учет всех созданных БД в виде базы данных их описаний (базы метаданных). В обязательные реквизиты базы метаданных входят название учитываемой базы, ее объем (в мегабайтах), характеристика содержания информации, перечень источников данных, крайние даты документов, информация о которых введена в учитываемую БД, даты начала и завершения БД (или отметка о продолжающемся вводе), формат представления данных, правовой статус БД, полный перечень полей БД с их идентификаторами, спецификацией и пояснениями по их содержанию.
---
|
|
Скачать ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА РАБОТЫ ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (утв- Приказом Росархива от 13-02-2002 16) (2024) Актуально в 2018 году