7. Порядок регистрации и отправки исходящих документов

7.1. Регистрацией исходящих документов является запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая его создание и отправление. Регистрации подлежат все документы, требующие учета.

7.2. Исходящие документы регистрируются один раз, как правило, в день подписания или утверждения.

7.3. В Административно - контрольном департаменте регистрируются следующие исходящие документы:

постановления и разъяснения Министерства, приказы и распоряжения по основной деятельности Министерства, письма, телеграммы за подписью Министра;

документы структурных подразделений Министерства за подписью заместителей Министра, контроль за которыми осуществляется Административно - контрольным департаментом;

документы структурных подразделений Министерства, направляемые в другие федеральные органы исполнительной власти и иные организации за подписью заместителей Министра.

7.4. Присвоение буквенных индексов и порядок нумерации издаваемых Министерством приказов (распоряжений), постановлений, разъяснений, писем определяется Административно - контрольным департаментом.

Документы, указанные в п. 8.3, после подписания Министром, заместителями Министра, передаются в Административно - контрольный департамент для регистрации.

7.5. В структурных подразделениях Министерства регистрируются все исходящие документы, не включенные в п. 8.3 настоящей Инструкции.

7.6. Отправка исходящей корреспонденции производится только Административно - контрольным департаментом, в исключительных случаях - нарочным от структурного подразделения (с уведомлением об этом Административно - контрольного департамента).

7.7. До передачи документа на отправку работник структурного подразделения Министерства, отвечающий за делопроизводство, обязан проверить наличие подписи, адресата, необходимых приложений, ссылки на номер и дату входящего документа, фамилии исполнителя и номера его служебного телефона.

7.8. Документы, направляемые в адрес Комитетов Совета Федерации, Государственной Думы, Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Совета безопасности Российской Федерации, Конституционного Суда Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, передаются в Отдел правительственной корреспонденции для регистрации и отправки.

7.9. Всю исходящую корреспонденцию, подлежащую отправке в тот же день, структурные подразделения Министерства должны сдать в Административно - контрольный департамент до 10-00.

Корреспонденция, требующая оперативной доставки, отправляется фельдъегерской связью по указанию руководства Административно - контрольного департамента.

7.10. Обработка отправляемой корреспонденции в Административно - контрольном департаменте включает ее сортировку, адресование, фальцевание и упаковку в конверты. Обработанная корреспонденция вносится в реестр и в зависимости от степени срочности доставки отправляется фельдъегерской связью или почтой.

7.11. В Административно - контрольном департаменте проверяется правильность оформления документов в соответствии с требованиями, предъявляемыми настоящей Инструкцией. Неправильно оформленные документы после проверки незамедлительно возвращаются исполнителям.

---