Бесплатная консультация
Навигация по разделу
Содержание
- ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА РАБОТЫ ВЕДОМСТВЕННЫХ АРХИВОВ
- Введение
- Раздел 1. ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ ВЕДОМСТВЕННЫХ АРХИВОВ
- Раздел 2. ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВЛЕНИЮ НОМЕНКЛАТУР ДЕЛ И ФОРМИРОВАНИЮ ДЕЛ
- Раздел 3. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ В ОРГАНИЗАЦИИ
- Раздел 4. ПОДГОТОВКА И ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В ВЕДОМСТВЕННЫЙ АРХИВ
- Раздел 5. ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ ВЕДОМСТВЕННОГО АРХИВА
- 5.1. Создание оптимальных условий хранения документов
- 5.2. Размещение документов в хранилище. Топографирование
- 5.3. Порядок выдачи дел из хранилищ, транспортирование и упаковка дел
- 5.4. Обеспечение физико - химической сохранности документов
- 5.5. Проверка наличия и состояния дел
- 5.6. Определение состава, учет и хранение особо ценных документов ГАФ СССР
- 5.7. Создание страхового фонда, его учет и хранение
- Раздел 6. КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ ВЕДОМСТВЕННОГО АРХИВА
- Раздел 7. СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ГОДОВЫХ РАЗДЕЛОВ СВОДНЫХ ОПИСЕЙ ДЕЛ ОРГАНИЗАЦИИ И ЗАКОНЧЕННЫХ ОПИСЕЙ ДЕЛ ФОНДА
- 7.1. Составление и оформление годового раздела сводной описи дел постоянного хранения
- 7.2. Составление и оформление законченной описи дел постоянного хранения
- 7.3. Составление и оформление годового раздела сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения
- 7.4. Составление и оформление годового раздела сводной описи дел и законченной описи дел по личному составу
- Раздел 8. УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ В ВЕДОМСТВЕННОМ АРХИВЕ
- Раздел 9. НАУЧНО - СПРАВОЧНЫЙ АППАРАТ К ДОКУМЕНТАМ ВЕДОМСТВЕННОГО АРХИВА
- Раздел 10. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ ВЕДОМСТВЕННОГО АРХИВА
- Раздел 11. РАБОТА ВЕДОМСТВЕННОГО АРХИВА С ДОКУМЕНТАМИ ЛИЧНОГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ
- Раздел 12. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ВЕДОМСТВЕННОГО АРХИВА
- Раздел 13. ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ВЕДОМСТВЕННЫМ АРХИВОМ ДОКУМЕНТОВ ГАФ СССР НА ГОСУДАРСТВЕННОЕ ХРАНЕНИЕ
- Раздел 14. ПОРЯДОК ПРИЕМА - ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ ПРИ СМЕНЕ РУКОВОДИТЕЛЯ ОРГАНИЗАЦИИ, ЗАВЕДУЮЩЕГО ВЕДОМСТВЕННЫМ АРХИВОМ (ЛИЦА, ОТВЕТСТВЕННОГО ЗА АРХИВ), А ТАКЖЕ ПРИ РЕОРГАНИЗАЦИИ ИЛИ ЛИКВИДАЦИИ ОРГАНИЗАЦИИ
- ПРИЛОЖЕНИЯ (формы)
- ФОРМА НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ ОРГАНИЗАЦИИ
- ФОРМА НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ (ОБЩЕСТВЕННОЙ ОРГАНИЗАЦИИ) ОРГАНИЗАЦИИ
- ФОРМА АКТА О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ ХРАНЕНИЮ
- ФОРМА ЛИСТА - ЗАВЕРИТЕЛЯ ДЕЛА
- ФОРМА ВНУТРЕННЕЙ ОПИСИ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА
- ФОРМА ОПИСИ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО, ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ И ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ (ОБЩЕСТВЕННОЙ ОРГАНИЗАЦИИ) ОРГАНИЗАЦИИ
- ФОРМА ЖУРНАЛА РЕГИСТРАЦИИ ПОКАЗАНИЙ КОНТРОЛЬНО - ИЗМЕРИТЕЛЬНЫХ ПРИБОРОВ ДЛЯ ИЗМЕРЕНИЯ ТЕМПЕРАТУРЫ И ВЛАЖНОСТИ ВОЗДУХА
- ФОРМА КАРТОЧКИ ПОСТЕЛЛАЖНОГО ТОПОГРАФИЧЕСКОГО УКАЗАТЕЛЯ
- ФОРМА КАРТОЧКИ ПОФОНДОВОГО ТОПОГРАФИЧЕСКОГО УКАЗАТЕЛЯ
- ФОРМА ЗАКАЗА НА ВЫДАЧУ ДЕЛ
- ФОРМА АКТА О ВЫДАЧЕ ДЕЛ ВО ВРЕМЕННОЕ ПОЛЬЗОВАНИЕ
- ФОРМА ЛИСТА ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДЕЛА
- ФОРМА КАРТЫ - ЗАМЕСТИТЕЛЯ ДЕЛА
- ФОРМА АКТА ПРОВЕРКИ НАЛИЧИЯ И СОСТОЯНИЯ ДЕЛ ФОНДА И ФОРМА ЛИСТА ПРОВЕРКИ НАЛИЧИЯ
- СОСТОЯНИЕ ДЕЛ
- ФОРМА КАРТОЧКИ НЕОБНАРУЖЕННЫХ ДЕЛ
- ФОРМА АКТА О НЕОБНАРУЖЕНИИ ДЕЛ, ПУТИ РОЗЫСКА КОТОРЫХ ИСЧЕРПАНЫ
- ФОРМА АКТА О НЕИСПРАВИМЫХ ПОВРЕЖДЕНИЯХ ДЕЛ
- ФОРМА ТИТУЛЬНОГО ЛИСТА ОПИСИ ОСОБО ЦЕННЫХ ДЕЛ И ФОРМА ОПИСИ ОСОБО ЦЕННЫХ ДЕЛ
- ФОРМА ТИТУЛЬНОГО ЛИСТА КНИГИ УЧЕТА ПОСТУПЛЕНИЯ И ВЫБЫТИЯ СТРАХОВОГО ФОНДА И ФОНДА ПОЛЬЗОВАНИЯ И ФОРМА КНИГИ УЧЕТА ПОСТУПЛЕНИЯ И ВЫБЫТИЯ СТРАХОВОГО ФОНДА И ФОНДА ПОЛЬЗОВАНИЯ
- ФОРМА ТИТУЛЬНОГО ЛИСТА ОПИСИ СТРАХОВОГО ФОНДА
- ФОРМА ГОДОВОГО РАЗДЕЛА СВОДНОЙ ОПИСИ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ
- ФОРМА ЛИСТА - ЗАВЕРИТЕЛЯ ОПИСИ ДЕЛ
- ФОРМА ТИТУЛЬНОГО ЛИСТА ЗАКОНЧЕННОЙ ОПИСИ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ
- ФОРМА ГОДОВОГО РАЗДЕЛА СВОДНОЙ ОПИСИ ДЕЛ ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ
- ФОРМА ГОДОВОГО РАЗДЕЛА СВОДНОЙ ОПИСИ ДЕЛ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
- ФОРМА КНИГИ УЧЕТА ПОСТУПЛЕНИЯ И ВЫБЫТИЯ ДОКУМЕНТОВ
- ФОРМА СПИСКА ФОНДОВ
- ФОРМА ЛИСТА ФОНДА
- ФОРМА КАРТОЧКИ АРХИВНОГО ФОНДА
- ОбразецАРХИВНОЙ СПРАВКИ
- ФОРМА АНКЕТЫ ИССЛЕДОВАТЕЛЯ
- ФОРМА ЖУРНАЛА РЕГИСТРАЦИИ ИССЛЕДОВАТЕЛЕЙ И ИХ ЛИЧНЫХ ДЕЛ
- ФОРМА ЖУРНАЛА РЕГИСТРАЦИИ ПОСЕЩЕНИЙ ИССЛЕДОВАТЕЛЯМИ ЧИТАЛЬНОГО ЗАЛА
- ФОРМА КНИГИ ВЫДАЧИ ДЕЛ ИЗ ХРАНИЛИЩА
- ФОРМА СПИСКА ЛИЦ, АРХИВЫ КОТОРЫХ ПОДЛЕЖАТ УЧЕТУ В ВЕДОМСТВЕННОМ АРХИВЕ
- ФОРМА ЗАЯВЛЕНИЯ ВЛАДЕЛЬЦА ДОКУМЕНТОВ ЛИЧНОГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ О ПЕРЕДАЧЕ ИХ НА ХРАНЕНИЕ В ВЕДОМСТВЕННЫЙ АРХИВ
- ФОРМА АКТА ПРИЕМА - ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ ЛИЧНОГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ НА ВРЕМЕННОЕ ХРАНЕНИЕ В ВЕДОМСТВЕННЫЙ АРХИВ
- ФОРМА СДАТОЧНОЙ ОПИСИ ДОКУМЕНТОВ ЛИЧНОГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ
- ФОРМА АКТА ОПИСАНИЯ ДОКУМЕНТОВ ЛИЧНОГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ
- ФОРМА АКТА ПРИЕМА - ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА ГОСУДАРСТВЕННОЕ ХРАНЕНИЕ
- ФОРМА ГОДОВОГО ПЛАНА РАБОТЫ ВЕДОМСТВЕННОГО АРХИВА
- ФОРМА КАРТОЧКИ УЧЕТА РАБОТЫ С ОРГАНИЗАЦИЕЙ
- ФОРМА АКТА ПРИЕМА - ПЕРЕДАЧИ ПРИ СМЕНЕ ЗАВЕДУЮЩЕГО АРХИВОМ (ЛИЦА, ОТВЕТСТВЕННОГО ЗА АРХИВ)
- СПИСОК НОРМАТИВНО - МЕТОДИЧЕСКОЙ ЛИТЕРАТУРЫ <*>
5.1. Создание оптимальных условий хранения документов
5.1.1. Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются:
- предоставлением для ведомственного архива помещения и проведением планово - предупредительного ремонта помещений;
- оборудованием помещения архива средствами пожаротушения, охранной и противопожарной сигнализацией;
- применением специального оборудования для хранения документов (стеллажей, сейфов, коробок и т.д.);
- созданием оптимального температурно - влажностного и светового режима в помещении архива, проведением санитарно - гигиенических мероприятий.
Требования к помещению архива
5.1.2. В соответствии с объемом и составом хранящихся дел ведомственному архиву предоставляется отдельное здание (или часть здания), специально построенное и оборудованное или приспособленное для хранения документов.
5.1.3. Строительство специального здания ведомственного архива может проводиться как по типовым проектам зданий государственных архивов, так и по индивидуальным проектам, согласованным с заинтересованными организациями.
5.1.4. Специальные помещения для ведомственного архива должны предусматриваться при строительстве административных зданий для организаций, в структуре которых действует ведомственный архив. При отсутствии специального помещения для ведомственного архива выделяется приспособленное помещение в административных зданиях организаций.
5.1.5. Оптимальные условия хранения документов и работы с ними предусматривают предоставление следующих помещений для ведомственного архива:
- хранилище для хранения документов <*>;
<*> Особо ценные документы хранят в специальных помещениях с усиленной охраной и противопожарным режимом.
- помещения для приема, временного хранения, акклиматизации документов;
- помещения для работы исследователей (читальный зал);
- рабочих комнат для сотрудников архива.
Рабочие комнаты для сотрудников и помещения для работы исследователей (читальный зал) должны быть изолированы от помещений хранилищ.
Помещения хранилищ, не имеющие перегородок от рабочих комнат, изолируются специально установленными перегородками. Посторонние лица допускаются в хранилища только с разрешения заведующего ведомственным архивом и в присутствии сотрудника архива.
5.1.6. Хранилища ведомственного архива должны быть удалены от лабораторных, производственных, складских и бытовых помещений, связанных с хранением или применением пищевых продуктов или химических веществ, и не иметь общих с ними вентиляционных каналов.
5.1.7. Хранилища ведомственного архива должны быть безопасными в пожарном отношении, гарантированы от затопления и иметь запасный выход.
В помещениях хранилищ не должно быть газовых, водопроводных, канализационных и других магистральных трубопроводов. Проводка труб немагистрального характера допускается при условии их изоляции в специальных защитных приспособлениях, исключающих проникновение выбросов из них в хранилище.
5.1.8. Наружные двери помещения ведомственного архива должны быть обиты металлическим листом и иметь прочные засовы. В нерабочее время они опечатываются или пломбируются. Печать или пломбир хранят вместе с ключами у дежурного по организации или в установленном правилами внутреннего распорядка месте.
Помещения ведомственного архива оборудуются охранной сигнализацией. На окна, расположение которых позволяет доступ извне, устанавливаются распашные металлические решетки с замками, опечатанными пломбиром.
5.1.9. Помещение ведомственного архива до размещения в нем документов принимается комиссией, которая назначается руководителем организации. В комиссию должны входить представители структурного подразделения, в состав которого входит ведомственный архив, профсоюзной организации, соответствующего учреждения государственной архивной службы, пожарной охраны и санитарно - эпидемиологической станции.
Комиссия проверяет исправность технического оснащения помещений и состояние температурно - влажностного режима в хранилищах, на основании чего составляется акт. Акт утверждается руководителем организации. Осмотр состояния помещения ведомственного архива проводится в дальнейшем по требованию заведующего архивом, но не реже одного раза в 5 лет.
Электро- и противопожарное оборудование
5.1.10. В помещениях хранилищ ведомственного архива прокладывается скрытая электропроводка; допускается электропроводка в газовых трубах. Осветительная арматура применяется полугерметическая. Светильники, электрощиты и распределительные устройства должны быть закрытого исполнения. Хранилища оборудуются отключающими рубильниками. Распределительные электрощиты, предохранители и рубильники устанавливаются только вне хранилищ.
В целях противопожарной защиты все электрооборудование обеспечивается заземлением.
5.1.11. По пожарной опасности помещения архивов относятся к категории "В". Хранилища должны размещаться в зданиях не ниже второй степени огнестойкости.
5.1.12. Основным противопожарным оборудованием архивов являются углекислотные огнетушители новейших конструкций, которые устанавливаются из расчета не менее одного на каждые 50 кв. метров площади, но не менее двух на каждое отдельное помещение.
Помещение архива оборудуется противопожарным водоснабжением. Пожарные краны устанавливаются на лестничных площадках. Каждый пожарный кран должен иметь прорезиненный рукав протяженностью до крайней точки хранилища.
5.1.13. Хранилища и помещения для работы с документами должны быть оборудованы пожарной сигнализацией.
5.1.14. В архиве на видном месте вывешиваются: инструкции о мерах пожарной безопасности, список пожарного расчета и план эвакуации документов и имущества на случай пожара. В пожарный расчет включаются все сотрудники архива, с которыми периодически, но не реже одного раза в квартал проводятся занятия по мерам пожарной безопасности и практическим действиям во время пожара.
При возникновении пожара все сотрудники принимают участие в его ликвидации, выполняя ранее распределенные обязанности.
- курение;
- применение электронагревательных приборов;
- хранение продуктов питания, легковоспламеняющихся веществ и взрывоопасных предметов.
Температурно - влажностный и световой режимы
5.1.15. Температурно - влажностный режим хранения документов должен соответствовать следующим данным:
5.1.16. В целях улучшения режима хранения в помещениях хранилищ с нерегулируемым климатом рекомендуются проветривания, установка дополнительных источников увлажнения воздуха или дополнительных приборов для просушивания помещений и т.п.
5.1.17. Температурно - влажностный режим хранения документов контролируется путем измерения климатических параметров воздуха не реже двух раз в неделю в одно и то же время.
Показания контрольных измерительных приборов (термометр, гигрометр, психрометр) фиксируются в специальных регистрационных журналах (Приложение 7). В регистрационных журналах в графе "Примечание" отражаются также проверка правильности показания приборов и меры, принятые по нормализации режима в хранилищах в случае его отклонения от установленных норм.
5.1.18. Установка контрольных измерительных приборов производится в главных проходах на стеллажах, вдали от отопительных и вентиляционных систем. Приборы на расстоянии 1,4 +/- 0,1 метра от пола монтируются на одном контрольном щитке.
Контрольно - измерительные приборы устанавливаются в каждом хранилище: при комнатной системе - один щиток на комнату; при многоярусной - один на ярус.
Проверку измерительных приборов проводят по аспирационному психрометру не реже одного раза в 3 месяца с обязательной регулировкой и заменой неисправных.
5.1.19. Температуру и влажность воздуха в закрытых шкафах и сейфах контролируют самопишущими приборами.
Закрытые шкафы и сейфы для хранения документов проветривают не реже одного раза в неделю.
5.1.20. Освещение в хранилищах может быть естественным и искусственным.
Не допускается освещение документов прямым солнечным светом.
С целью защиты документов от разрушающего действия солнечных лучей хранилища следует располагать в здании с окнами на северную сторону.
Защита документов от действия света обеспечивается:
- хранением документов в коробках, папках и переплетах, а также в шкафах и на стеллажах закрытого типа;
- применением на окнах светорассеивателей, защитных фильтров и т.п.
5.1.21. В качестве источников искусственного освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью, допускается использование и люминесцентных ламп, с урезанным ультрафиолетовым участком спектра.
5.1.22. Защита документов от разрушающего действия естественного и искусственного света должна предусматриваться не только в хранилищах, но и во всех помещениях при любых видах работ.
Санитарно - гигиенический режим
5.1.23. Помещения архива должны содержаться в образцовом порядке и чистоте, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов и накопления пыли (не более 0,15 мг/м3).
5.1.24. Для защиты документов от пыли необходимо:
- обеспечить максимально возможную герметичность помещения хранилищ и оборудовать их установками, очищающими воздух от пыли и вредных газообразных примесей;
- не реже одного раза в год проводить обеспыливание коробок с документами, стеллажей и помещений хранилищ с помощью электропылесоса или ватными (марлевыми) тампонами, увлажненными раствором формалина;
- проводить систематическую влажную уборку помещений хранилищ: не реже одного раза в месяц протирать полы, плинтусы, подоконники водными растворами соответствующих химических средств;
- следить за состоянием дощатых полов, чтобы они не имели щелей и были окрашены масляной краской;
- периодически проветривать помещения хранилища. Вопрос о целесообразности проветривания решается с учетом абсолютной влажности наружного и внутреннего воздуха.
5.1.25. При обнаружении в хранилищах насекомых или грызунов немедленно принимаются меры к их уничтожению. Документы, пораженные насекомыми, изолируются и подвергаются дезинсекции.
При поражении значительного количества документов насекомыми и обнаружении их в различных местах хранилища: на стеллажах, в щелях пола, под плинтусами и т.д. - необходима дезинсекция всего хранилища.
5.1.26. При обнаружении в хранилищах документов и коробок, пораженных плесенью, должны немедленно приниматься меры по обработке документов, средств хранения, помещений. Пораженные плесенью документы изолируются и передаются на дезинфекцию. Стеллажи, шкафы, коробки, в которых хранились пораженные плесенью документы, протираются водным раствором формалина (3 - 5%) и просушиваются; при плесневении стен, полов, потолков производится поверхностная обработка пораженных мест раствором формалина (3 - 5%).
5.1.27. Для проведения санитарно - гигиенических работ в хранилище (обеспыливание, перемещение дел и т.п.) в плане работы ведомственного архива предусматриваются санитарные дни (не реже одного раза в месяц).
5.1.28. Хранилища должны быть оборудованы стационарными стеллажами с соблюдением установленного для архива порядка их размещения:
- ширина главных проходов (между рядами стеллажей) - 120 см;
- ширина проходов между стеллажами - 75 см;
- расстояние между стеной и стеллажом, параллельным стене, - 75 см;
- расстояние между полками по высоте - 40 см;
- расстояние между стеной и торцом стеллажа - 45 см;
- расстояние от пола до нижней полки стеллажа - не менее 15 см, а в цокольных этажах - не менее 30 см.
Допускается оборудование хранилища деревянными стеллажами при условии обработки их огнезащитными составами.
Конструкция и размеры стеллажей, а также шкафов для документов особого формата (газеты, карты, планы, коробки с микрофильмами и т.п.) определяются размерами этих документов.
5.1.29. Стеллажи устанавливают перпендикулярно к стенам, имеющим оконные проемы и элементы отопительной системы так, чтобы расстояние до окон и источников тепла было не менее 0,6 м.
Если помещение хранилища имеет высоту более 4 м, то в целях рационального использования площади стеллажи устанавливаются в два яруса. При этом делаются прочные межъярусные перекрытия и удобные лестницы, которые огораживаются легкими металлическими перилами для обеспечения безопасной работы.
5.1.30. Чертежи и кальки могут храниться в шкафах с выдвижными ящиками в развернутом виде или в папках. Микрофильмы и кинодокументы - на стеллажах ДЖЭ. 4.393.001 (для хранения фильмовых коробок). Для карт рекомендуется подвесное хранение на выдвижных штангах.
Для хранения секретных, особо ценных дел и учетных документов ведомственного архива используются сейфы или металлические шкафы <*>.
<*> При большом объеме этих видов документов для них выделяются отдельные хранилища или отдельная изолированная часть хранилища.
Для размещения справочных картотек к документам в хранилище или рабочей комнате устанавливаются картотечные шкафы.
5.1.31. Для перемещения документов в хранилище и работы у стеллажей используются библиотечные тележки (ТБ-1), легкие устойчивые стремянки.
5.1.32. Помещения архива оборудуются так, чтобы обеспечить рациональную организацию рабочих мест сотрудников архива и создать все необходимые условия для их производительного труда. Рабочие комнаты оборудуются телефоном, канцелярской мебелью, пишущей машинкой, другими средствами оргтехники, рекомендуемыми ЕГСД.
При наличии в ведомственном архиве фонда пользования, в читальном зале устанавливается аппарат для чтения микрофильмов.
Для обеспыливания коробок и папок с документами, стеллажей и помещения ведомственного архива может использоваться бытовой электропылесос.
5.1.33. При возникновении чрезвычайных происшествий (пожара, наводнения, при обнаружении злоумышленного проникновения в архив посторонних лиц и т.д.) принимаются меры по спасению и охране документов.
О происшествии составляется акт при участии соответствующих органов (пожарной охраны, милиции, технического надзора и т.д.).
5.1.34. Для выяснения причин происшествия, определения физического состояния документов и проверки их наличия руководителем организации назначается комиссия. Результаты работы комиссии оформляются актом.
5.1.35. Ведомственным архивом разрабатывается план мероприятий по эвакуации и укрытию документов при чрезвычайных происшествиях, в котором должно быть предусмотрено:
- порядок и место эвакуации и укрытия документов;
- перечни и количество документов, подлежащих эвакуации и укрытию в 1, 2, 3-ю очереди;
- списки работников, ответственных за эвакуацию и укрытие;
- меры по охране документов в местах эвакуации и укрытия.
План эвакуации и укрытия документов на случай возникновения чрезвычайного происшествия должен быть согласован с соответствующими службами и утвержден руководителем организации.
С планом эвакуации и укрытия документов должны быть ознакомлены все сотрудники архива.
5.1.36. Случаи утраты, порчи, гибели документов, а также возникновение ситуаций, которые могут к ним привести, рассматриваются как чрезвычайные происшествия и о них немедленно ставится в известность руководитель организации.
---
|
|
Скачать ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА РАБОТЫ ВЕДОМСТВЕННЫХ АРХИВОВ (утв- ПРИКАЗОМ Главархива СССР от 05-09-85 263) (2024) Актуально в 2018 году