Бесплатная консультация
Навигация по разделу
Содержание
- ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА РАБОТЫ ВЕДОМСТВЕННЫХ АРХИВОВ
- Введение
- Раздел 1. ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ ВЕДОМСТВЕННЫХ АРХИВОВ
- Раздел 2. ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВЛЕНИЮ НОМЕНКЛАТУР ДЕЛ И ФОРМИРОВАНИЮ ДЕЛ
- Раздел 3. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ В ОРГАНИЗАЦИИ
- Раздел 4. ПОДГОТОВКА И ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В ВЕДОМСТВЕННЫЙ АРХИВ
- Раздел 5. ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ ВЕДОМСТВЕННОГО АРХИВА
- 5.1. Создание оптимальных условий хранения документов
- 5.2. Размещение документов в хранилище. Топографирование
- 5.3. Порядок выдачи дел из хранилищ, транспортирование и упаковка дел
- 5.4. Обеспечение физико - химической сохранности документов
- 5.5. Проверка наличия и состояния дел
- 5.6. Определение состава, учет и хранение особо ценных документов ГАФ СССР
- 5.7. Создание страхового фонда, его учет и хранение
- Раздел 6. КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ ВЕДОМСТВЕННОГО АРХИВА
- Раздел 7. СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ГОДОВЫХ РАЗДЕЛОВ СВОДНЫХ ОПИСЕЙ ДЕЛ ОРГАНИЗАЦИИ И ЗАКОНЧЕННЫХ ОПИСЕЙ ДЕЛ ФОНДА
- 7.1. Составление и оформление годового раздела сводной описи дел постоянного хранения
- 7.2. Составление и оформление законченной описи дел постоянного хранения
- 7.3. Составление и оформление годового раздела сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения
- 7.4. Составление и оформление годового раздела сводной описи дел и законченной описи дел по личному составу
- Раздел 8. УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ В ВЕДОМСТВЕННОМ АРХИВЕ
- Раздел 9. НАУЧНО - СПРАВОЧНЫЙ АППАРАТ К ДОКУМЕНТАМ ВЕДОМСТВЕННОГО АРХИВА
- Раздел 10. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ ВЕДОМСТВЕННОГО АРХИВА
- Раздел 11. РАБОТА ВЕДОМСТВЕННОГО АРХИВА С ДОКУМЕНТАМИ ЛИЧНОГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ
- Раздел 12. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ВЕДОМСТВЕННОГО АРХИВА
- Раздел 13. ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ВЕДОМСТВЕННЫМ АРХИВОМ ДОКУМЕНТОВ ГАФ СССР НА ГОСУДАРСТВЕННОЕ ХРАНЕНИЕ
- Раздел 14. ПОРЯДОК ПРИЕМА - ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ ПРИ СМЕНЕ РУКОВОДИТЕЛЯ ОРГАНИЗАЦИИ, ЗАВЕДУЮЩЕГО ВЕДОМСТВЕННЫМ АРХИВОМ (ЛИЦА, ОТВЕТСТВЕННОГО ЗА АРХИВ), А ТАКЖЕ ПРИ РЕОРГАНИЗАЦИИ ИЛИ ЛИКВИДАЦИИ ОРГАНИЗАЦИИ
- ПРИЛОЖЕНИЯ (формы)
- ФОРМА НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ ОРГАНИЗАЦИИ
- ФОРМА НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ (ОБЩЕСТВЕННОЙ ОРГАНИЗАЦИИ) ОРГАНИЗАЦИИ
- ФОРМА АКТА О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ ХРАНЕНИЮ
- ФОРМА ЛИСТА - ЗАВЕРИТЕЛЯ ДЕЛА
- ФОРМА ВНУТРЕННЕЙ ОПИСИ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА
- ФОРМА ОПИСИ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО, ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ И ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ (ОБЩЕСТВЕННОЙ ОРГАНИЗАЦИИ) ОРГАНИЗАЦИИ
- ФОРМА ЖУРНАЛА РЕГИСТРАЦИИ ПОКАЗАНИЙ КОНТРОЛЬНО - ИЗМЕРИТЕЛЬНЫХ ПРИБОРОВ ДЛЯ ИЗМЕРЕНИЯ ТЕМПЕРАТУРЫ И ВЛАЖНОСТИ ВОЗДУХА
- ФОРМА КАРТОЧКИ ПОСТЕЛЛАЖНОГО ТОПОГРАФИЧЕСКОГО УКАЗАТЕЛЯ
- ФОРМА КАРТОЧКИ ПОФОНДОВОГО ТОПОГРАФИЧЕСКОГО УКАЗАТЕЛЯ
- ФОРМА ЗАКАЗА НА ВЫДАЧУ ДЕЛ
- ФОРМА АКТА О ВЫДАЧЕ ДЕЛ ВО ВРЕМЕННОЕ ПОЛЬЗОВАНИЕ
- ФОРМА ЛИСТА ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДЕЛА
- ФОРМА КАРТЫ - ЗАМЕСТИТЕЛЯ ДЕЛА
- ФОРМА АКТА ПРОВЕРКИ НАЛИЧИЯ И СОСТОЯНИЯ ДЕЛ ФОНДА И ФОРМА ЛИСТА ПРОВЕРКИ НАЛИЧИЯ
- СОСТОЯНИЕ ДЕЛ
- ФОРМА КАРТОЧКИ НЕОБНАРУЖЕННЫХ ДЕЛ
- ФОРМА АКТА О НЕОБНАРУЖЕНИИ ДЕЛ, ПУТИ РОЗЫСКА КОТОРЫХ ИСЧЕРПАНЫ
- ФОРМА АКТА О НЕИСПРАВИМЫХ ПОВРЕЖДЕНИЯХ ДЕЛ
- ФОРМА ТИТУЛЬНОГО ЛИСТА ОПИСИ ОСОБО ЦЕННЫХ ДЕЛ И ФОРМА ОПИСИ ОСОБО ЦЕННЫХ ДЕЛ
- ФОРМА ТИТУЛЬНОГО ЛИСТА КНИГИ УЧЕТА ПОСТУПЛЕНИЯ И ВЫБЫТИЯ СТРАХОВОГО ФОНДА И ФОНДА ПОЛЬЗОВАНИЯ И ФОРМА КНИГИ УЧЕТА ПОСТУПЛЕНИЯ И ВЫБЫТИЯ СТРАХОВОГО ФОНДА И ФОНДА ПОЛЬЗОВАНИЯ
- ФОРМА ТИТУЛЬНОГО ЛИСТА ОПИСИ СТРАХОВОГО ФОНДА
- ФОРМА ГОДОВОГО РАЗДЕЛА СВОДНОЙ ОПИСИ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ
- ФОРМА ЛИСТА - ЗАВЕРИТЕЛЯ ОПИСИ ДЕЛ
- ФОРМА ТИТУЛЬНОГО ЛИСТА ЗАКОНЧЕННОЙ ОПИСИ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ
- ФОРМА ГОДОВОГО РАЗДЕЛА СВОДНОЙ ОПИСИ ДЕЛ ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ
- ФОРМА ГОДОВОГО РАЗДЕЛА СВОДНОЙ ОПИСИ ДЕЛ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
- ФОРМА КНИГИ УЧЕТА ПОСТУПЛЕНИЯ И ВЫБЫТИЯ ДОКУМЕНТОВ
- ФОРМА СПИСКА ФОНДОВ
- ФОРМА ЛИСТА ФОНДА
- ФОРМА КАРТОЧКИ АРХИВНОГО ФОНДА
- ОбразецАРХИВНОЙ СПРАВКИ
- ФОРМА АНКЕТЫ ИССЛЕДОВАТЕЛЯ
- ФОРМА ЖУРНАЛА РЕГИСТРАЦИИ ИССЛЕДОВАТЕЛЕЙ И ИХ ЛИЧНЫХ ДЕЛ
- ФОРМА ЖУРНАЛА РЕГИСТРАЦИИ ПОСЕЩЕНИЙ ИССЛЕДОВАТЕЛЯМИ ЧИТАЛЬНОГО ЗАЛА
- ФОРМА КНИГИ ВЫДАЧИ ДЕЛ ИЗ ХРАНИЛИЩА
- ФОРМА СПИСКА ЛИЦ, АРХИВЫ КОТОРЫХ ПОДЛЕЖАТ УЧЕТУ В ВЕДОМСТВЕННОМ АРХИВЕ
- ФОРМА ЗАЯВЛЕНИЯ ВЛАДЕЛЬЦА ДОКУМЕНТОВ ЛИЧНОГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ О ПЕРЕДАЧЕ ИХ НА ХРАНЕНИЕ В ВЕДОМСТВЕННЫЙ АРХИВ
- ФОРМА АКТА ПРИЕМА - ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ ЛИЧНОГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ НА ВРЕМЕННОЕ ХРАНЕНИЕ В ВЕДОМСТВЕННЫЙ АРХИВ
- ФОРМА СДАТОЧНОЙ ОПИСИ ДОКУМЕНТОВ ЛИЧНОГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ
- ФОРМА АКТА ОПИСАНИЯ ДОКУМЕНТОВ ЛИЧНОГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ
- ФОРМА АКТА ПРИЕМА - ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА ГОСУДАРСТВЕННОЕ ХРАНЕНИЕ
- ФОРМА ГОДОВОГО ПЛАНА РАБОТЫ ВЕДОМСТВЕННОГО АРХИВА
- ФОРМА КАРТОЧКИ УЧЕТА РАБОТЫ С ОРГАНИЗАЦИЕЙ
- ФОРМА АКТА ПРИЕМА - ПЕРЕДАЧИ ПРИ СМЕНЕ ЗАВЕДУЮЩЕГО АРХИВОМ (ЛИЦА, ОТВЕТСТВЕННОГО ЗА АРХИВ)
- СПИСОК НОРМАТИВНО - МЕТОДИЧЕСКОЙ ЛИТЕРАТУРЫ <*>
3.3. Порядок проведения экспертизы ценности документов в организации
Проведение экспертизы ценности документов в делопроизводстве организации
3.3.1. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется в делопроизводстве организации ежегодно работниками службы делопроизводства совместно с ЦЭК (ЭК) организации и ЭК структурных подразделений под непосредственным методическим руководством ведомственного архива.
3.3.2. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в ведомственный архив, отбор документов с временными сроками хранения, подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях, выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяется качество и полнота действующей номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, соблюдение установленного порядка оформления документов и формирования дел.
3.3.3. Отбор документов постоянного хранения проводится на основании ведомственного (а при его отсутствии - типового) перечня документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел организации путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел. При полистном просмотре дел постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики <*>, неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения.
<*> См. примечание к п. 2.2.1.
Дела с отметкой "ЭПК" <*> подвергаются также полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой "ЭПК", содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам и оформляются в самостоятельные дела. Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по ведомственному (при его отсутствии - по типовому) перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел организации. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.
<*> Отметка "ЭПК" (экспертно - проверочная комиссия) в отдельных статьях перечней документов со сроками хранения означает, что среди таких документов могут быть документы, имеющие политическое, народнохозяйственное, научное, социально - культурное или историческое значение.
3.3.4. Одновременно с отбором документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в ведомственный архив в структурных подразделениях проводится отбор дел и документов временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения. При этом учитываются такие отметки в номенклатуре дел организации, как "до минования надобности", "при условии проведения (завершения) ревизии" и т.п.
Проведение экспертизы ценности документов в ведомственном архиве
3.3.5. Ведомственный архив проводит экспертизу ценности документов при отборе их на государственное хранение под непосредственным методическим руководством соответствующего государственного архива.
3.3.6. При проведении экспертизы ценности документов в ведомственном архиве используются типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков их хранения, типовые перечни документов, подлежащих передаче на государственное хранение, перечень документов организации, подлежащих приему в конкретный государственный архив, номенклатура дел организации, утвержденная в установленном порядке. Для установления приемов и методов работы по определению ценности документов используются нормативно - методические документы по данному вопросу, разработанные и утвержденные Главархивом СССР, другими учреждениями государственной архивной службы СССР, а также министерствами (ведомствами), самой организацией.
3.3.7. Проведение экспертизы ценности в ведомственном архиве базируется на анализе состава документации организации, в первую очередь на анализе организационно - распорядительной документации (постановлений, приказов, указаний, решений, протоколов основных совещательных органов и т.п.), а также плановой и отчетной документации. При этом уточняется, где (в каких структурных подразделениях) должны быть оставлены на хранение основные экземпляры этих документов. Дублетные экземпляры, как правило, выделяются к уничтожению <*>. Состав дублетных документов, оставляемых на хранение, должен согласовываться с соответствующим государственным архивом.
<*> См. примечание к п. 2.2.1.
3.3.8. При проведении экспертизы ценности документов в ведомственном архиве уточняется также характер повторения содержащейся в них информации в других документах; вид, форма и полнота повторения. Выделение документов с повторяющейся информацией к уничтожению проводится только после сверки их с документами, оставляемыми на государственное хранение, под методическим руководством соответствующего государственного архива.
3.3.9. В случае обнаружения в процессе проведения экспертизы ценности документов в ведомственном архиве недостачи документов постоянного хранения соответствующими структурными подразделениями организации должны быть приняты меры по розыску этих документов.
Решения ЦЭК (ЭК) и требования ведомственного архива и службы делопроизводства организации о необходимости переформирования дел, розыске недостающих дел и документов доводятся до сведения руководителей структурных подразделений, как правило, в форме приказа или указания руководителя организации.
---
|
|
Скачать ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА РАБОТЫ ВЕДОМСТВЕННЫХ АРХИВОВ (утв- ПРИКАЗОМ Главархива СССР от 05-09-85 263) (2024) Актуально в 2018 году