Бесплатная консультация
Навигация по разделу
Содержание
- ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА РАБОТЫ ВЕДОМСТВЕННЫХ АРХИВОВ
- Введение
- Раздел 1. ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ ВЕДОМСТВЕННЫХ АРХИВОВ
- Раздел 2. ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВЛЕНИЮ НОМЕНКЛАТУР ДЕЛ И ФОРМИРОВАНИЮ ДЕЛ
- Раздел 3. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ В ОРГАНИЗАЦИИ
- Раздел 4. ПОДГОТОВКА И ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В ВЕДОМСТВЕННЫЙ АРХИВ
- Раздел 5. ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ ВЕДОМСТВЕННОГО АРХИВА
- 5.1. Создание оптимальных условий хранения документов
- 5.2. Размещение документов в хранилище. Топографирование
- 5.3. Порядок выдачи дел из хранилищ, транспортирование и упаковка дел
- 5.4. Обеспечение физико - химической сохранности документов
- 5.5. Проверка наличия и состояния дел
- 5.6. Определение состава, учет и хранение особо ценных документов ГАФ СССР
- 5.7. Создание страхового фонда, его учет и хранение
- Раздел 6. КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ ВЕДОМСТВЕННОГО АРХИВА
- Раздел 7. СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ГОДОВЫХ РАЗДЕЛОВ СВОДНЫХ ОПИСЕЙ ДЕЛ ОРГАНИЗАЦИИ И ЗАКОНЧЕННЫХ ОПИСЕЙ ДЕЛ ФОНДА
- 7.1. Составление и оформление годового раздела сводной описи дел постоянного хранения
- 7.2. Составление и оформление законченной описи дел постоянного хранения
- 7.3. Составление и оформление годового раздела сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения
- 7.4. Составление и оформление годового раздела сводной описи дел и законченной описи дел по личному составу
- Раздел 8. УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ В ВЕДОМСТВЕННОМ АРХИВЕ
- Раздел 9. НАУЧНО - СПРАВОЧНЫЙ АППАРАТ К ДОКУМЕНТАМ ВЕДОМСТВЕННОГО АРХИВА
- Раздел 10. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ ВЕДОМСТВЕННОГО АРХИВА
- Раздел 11. РАБОТА ВЕДОМСТВЕННОГО АРХИВА С ДОКУМЕНТАМИ ЛИЧНОГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ
- Раздел 12. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ВЕДОМСТВЕННОГО АРХИВА
- Раздел 13. ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ВЕДОМСТВЕННЫМ АРХИВОМ ДОКУМЕНТОВ ГАФ СССР НА ГОСУДАРСТВЕННОЕ ХРАНЕНИЕ
- Раздел 14. ПОРЯДОК ПРИЕМА - ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ ПРИ СМЕНЕ РУКОВОДИТЕЛЯ ОРГАНИЗАЦИИ, ЗАВЕДУЮЩЕГО ВЕДОМСТВЕННЫМ АРХИВОМ (ЛИЦА, ОТВЕТСТВЕННОГО ЗА АРХИВ), А ТАКЖЕ ПРИ РЕОРГАНИЗАЦИИ ИЛИ ЛИКВИДАЦИИ ОРГАНИЗАЦИИ
- ПРИЛОЖЕНИЯ (формы)
- ФОРМА НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ ОРГАНИЗАЦИИ
- ФОРМА НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ (ОБЩЕСТВЕННОЙ ОРГАНИЗАЦИИ) ОРГАНИЗАЦИИ
- ФОРМА АКТА О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ ХРАНЕНИЮ
- ФОРМА ЛИСТА - ЗАВЕРИТЕЛЯ ДЕЛА
- ФОРМА ВНУТРЕННЕЙ ОПИСИ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА
- ФОРМА ОПИСИ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО, ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ И ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ (ОБЩЕСТВЕННОЙ ОРГАНИЗАЦИИ) ОРГАНИЗАЦИИ
- ФОРМА ЖУРНАЛА РЕГИСТРАЦИИ ПОКАЗАНИЙ КОНТРОЛЬНО - ИЗМЕРИТЕЛЬНЫХ ПРИБОРОВ ДЛЯ ИЗМЕРЕНИЯ ТЕМПЕРАТУРЫ И ВЛАЖНОСТИ ВОЗДУХА
- ФОРМА КАРТОЧКИ ПОСТЕЛЛАЖНОГО ТОПОГРАФИЧЕСКОГО УКАЗАТЕЛЯ
- ФОРМА КАРТОЧКИ ПОФОНДОВОГО ТОПОГРАФИЧЕСКОГО УКАЗАТЕЛЯ
- ФОРМА ЗАКАЗА НА ВЫДАЧУ ДЕЛ
- ФОРМА АКТА О ВЫДАЧЕ ДЕЛ ВО ВРЕМЕННОЕ ПОЛЬЗОВАНИЕ
- ФОРМА ЛИСТА ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДЕЛА
- ФОРМА КАРТЫ - ЗАМЕСТИТЕЛЯ ДЕЛА
- ФОРМА АКТА ПРОВЕРКИ НАЛИЧИЯ И СОСТОЯНИЯ ДЕЛ ФОНДА И ФОРМА ЛИСТА ПРОВЕРКИ НАЛИЧИЯ
- СОСТОЯНИЕ ДЕЛ
- ФОРМА КАРТОЧКИ НЕОБНАРУЖЕННЫХ ДЕЛ
- ФОРМА АКТА О НЕОБНАРУЖЕНИИ ДЕЛ, ПУТИ РОЗЫСКА КОТОРЫХ ИСЧЕРПАНЫ
- ФОРМА АКТА О НЕИСПРАВИМЫХ ПОВРЕЖДЕНИЯХ ДЕЛ
- ФОРМА ТИТУЛЬНОГО ЛИСТА ОПИСИ ОСОБО ЦЕННЫХ ДЕЛ И ФОРМА ОПИСИ ОСОБО ЦЕННЫХ ДЕЛ
- ФОРМА ТИТУЛЬНОГО ЛИСТА КНИГИ УЧЕТА ПОСТУПЛЕНИЯ И ВЫБЫТИЯ СТРАХОВОГО ФОНДА И ФОНДА ПОЛЬЗОВАНИЯ И ФОРМА КНИГИ УЧЕТА ПОСТУПЛЕНИЯ И ВЫБЫТИЯ СТРАХОВОГО ФОНДА И ФОНДА ПОЛЬЗОВАНИЯ
- ФОРМА ТИТУЛЬНОГО ЛИСТА ОПИСИ СТРАХОВОГО ФОНДА
- ФОРМА ГОДОВОГО РАЗДЕЛА СВОДНОЙ ОПИСИ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ
- ФОРМА ЛИСТА - ЗАВЕРИТЕЛЯ ОПИСИ ДЕЛ
- ФОРМА ТИТУЛЬНОГО ЛИСТА ЗАКОНЧЕННОЙ ОПИСИ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ
- ФОРМА ГОДОВОГО РАЗДЕЛА СВОДНОЙ ОПИСИ ДЕЛ ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ
- ФОРМА ГОДОВОГО РАЗДЕЛА СВОДНОЙ ОПИСИ ДЕЛ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
- ФОРМА КНИГИ УЧЕТА ПОСТУПЛЕНИЯ И ВЫБЫТИЯ ДОКУМЕНТОВ
- ФОРМА СПИСКА ФОНДОВ
- ФОРМА ЛИСТА ФОНДА
- ФОРМА КАРТОЧКИ АРХИВНОГО ФОНДА
- ОбразецАРХИВНОЙ СПРАВКИ
- ФОРМА АНКЕТЫ ИССЛЕДОВАТЕЛЯ
- ФОРМА ЖУРНАЛА РЕГИСТРАЦИИ ИССЛЕДОВАТЕЛЕЙ И ИХ ЛИЧНЫХ ДЕЛ
- ФОРМА ЖУРНАЛА РЕГИСТРАЦИИ ПОСЕЩЕНИЙ ИССЛЕДОВАТЕЛЯМИ ЧИТАЛЬНОГО ЗАЛА
- ФОРМА КНИГИ ВЫДАЧИ ДЕЛ ИЗ ХРАНИЛИЩА
- ФОРМА СПИСКА ЛИЦ, АРХИВЫ КОТОРЫХ ПОДЛЕЖАТ УЧЕТУ В ВЕДОМСТВЕННОМ АРХИВЕ
- ФОРМА ЗАЯВЛЕНИЯ ВЛАДЕЛЬЦА ДОКУМЕНТОВ ЛИЧНОГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ О ПЕРЕДАЧЕ ИХ НА ХРАНЕНИЕ В ВЕДОМСТВЕННЫЙ АРХИВ
- ФОРМА АКТА ПРИЕМА - ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ ЛИЧНОГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ НА ВРЕМЕННОЕ ХРАНЕНИЕ В ВЕДОМСТВЕННЫЙ АРХИВ
- ФОРМА СДАТОЧНОЙ ОПИСИ ДОКУМЕНТОВ ЛИЧНОГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ
- ФОРМА АКТА ОПИСАНИЯ ДОКУМЕНТОВ ЛИЧНОГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ
- ФОРМА АКТА ПРИЕМА - ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА ГОСУДАРСТВЕННОЕ ХРАНЕНИЕ
- ФОРМА ГОДОВОГО ПЛАНА РАБОТЫ ВЕДОМСТВЕННОГО АРХИВА
- ФОРМА КАРТОЧКИ УЧЕТА РАБОТЫ С ОРГАНИЗАЦИЕЙ
- ФОРМА АКТА ПРИЕМА - ПЕРЕДАЧИ ПРИ СМЕНЕ ЗАВЕДУЮЩЕГО АРХИВОМ (ЛИЦА, ОТВЕТСТВЕННОГО ЗА АРХИВ)
- СПИСОК НОРМАТИВНО - МЕТОДИЧЕСКОЙ ЛИТЕРАТУРЫ <*>
1.3. Основные функции ведомственного архива
1.3.1. Ведомственный архив в целях выполнения своих главных задач осуществляет следующие основные функции: принимает на хранение в соответствии с порядком, установленным пп. 4.3.1 - 4.3.6 настоящих Правил, документы структурных подразделений организации, а также других организаций, являющихся источниками комплектования архива. По согласованию с соответствующим учреждением государственной архивной службы может принимать и хранить до передачи на государственное хранение документы личного происхождения.
В целях обеспечения порядка комплектования и учета документов центральный (центральный отраслевой) и объединенный ведомственный или междуведомственный архивы составляют и ведут списки организаций - источников комплектования. Список, одобренный ЦЭК (ЭК) организации и согласованный с ЭПК соответствующего архивного учреждения, утверждается руководителем организации.
1.3.2. Учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив дел и документов.
1.3.3. Осуществляет фондирование принятых в архив дел и документов.
1.3.4. Составляет научно - справочный аппарат к хранящимся в архиве документам с учетом его преемственности с научно - справочным аппаратом к документам, переданным в государственный архив.
1.3.5. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, ежегодно представляет на рассмотрение ЦЭК (ЭК) организации годовые разделы сводных описей дел, подлежащих хранению, и акты на дела, выделенные к уничтожению в связи с истечением сроков их хранения; участвует в работе ЦЭК (ЭК) организации; оказывает методическую помощь в проведении в делопроизводстве организации экспертизы ценности документов.
1.3.6. Подготавливает и в установленном настоящими Правилами порядке (см. разд. 13) передает на государственное хранение документы ГАФ СССР и страховой фонд копий особо ценных документов ГАФ СССР. В этих целях:
1.3.6.1. Осуществляет или организует ежегодное составление и представление годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения на рассмотрение ЦЭК (ЭК) организации и ЭПК соответствующего архивного учреждения;
1.3.6.2. Осуществляет по согласованию с соответствующим государственным архивом выявление и учет особо ценных документов, организует создание и хранение страхового фонда копий этих документов, ведет учет данных копий;
1.3.6.3. Оказывает методическую и практическую помощь службе делопроизводства организации (канцелярия, секретариат) в розыске дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, но своевременно не поступивших в ведомственный архив.
1.3.7. Представляет ежегодно по утвержденным ЦСУ СССР формам в соответствующий государственный архив сведения о составе и объеме фондов, хранящихся в архиве.
1.3.8. Осуществляет использование документов, хранящихся в архиве:
1.3.8.1. Информирует руководство и работников организации о составе и содержании документов архива, по поручению руководства организации осуществляет выявление документов;
1.3.8.2. Выдает в установленном порядке документы или копии документов заинтересованным организациям во временное пользование, а также для работы исследователям в читальном зале;
1.3.8.3. Исполняет запросы организаций и заявления граждан СССР по вопросам социально - правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки, консультирует организации и отдельных лиц по вопросам местонахождения документов, необходимых для наведения архивных справок;
1.3.8.4. Ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.
1.3.9. Осуществляет проверку сохранности, правильности формирования и оформления дел в делопроизводстве организации (центральный (центральный отраслевой), объединенный ведомственный или междуведомственный архивы осуществляют также проверки в организациях - источниках комплектования и в соответствующих подведомственных организациях).
1.3.10. Участвует в разработке нормативно - методических документов (инструкций, рекомендаций, положений и т.п.) по архивному делу и организации документов в делопроизводстве.
1.3.11. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы делопроизводства организации (центральный (центральный отраслевой), объединенный ведомственный или междуведомственный архивы проводят аналогичные мероприятия для работников организаций - источников комплектования и соответствующих подведомственных организаций).
1.3.12. Центральный (центральный отраслевой) архив участвует в организации и осуществлении ведомственного контроля за работой архивов и организацией документов в делопроизводстве организаций отрасли (системы); вносит предложения руководству министерства (ведомства) о совершенствовании архивного дела и делопроизводства в отрасли (системе).
1.3.13. Ведомственному архиву для выполнения его задач и функций предоставляется право:
1.3.13.1. Давать в установленном порядке указания структурным подразделениям организации и архивам соответствующих подведомственных организаций по вопросам, входящим в компетенцию архива;
1.3.13.2. Запрашивать от структурных подразделений организации и от архивов соответствующих подведомственных организаций сведения, необходимые для работы архива.
---
|
|
Скачать ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА РАБОТЫ ВЕДОМСТВЕННЫХ АРХИВОВ (утв- ПРИКАЗОМ Главархива СССР от 05-09-85 263) (2024) Актуально в 2018 году